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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.19
    période en question est clôturée à l occasion de l état trimestriel par exemple Quand on voulait neutraliser une facture de vente il pouvait arriver que ce n était pas permis parce que la date de comptabilisation se trouvait dans une période déjà clôturée ou dans une période pour laquelle la déclaration à la TVA avait été faite Ceci a été corrigé Le logiciel en tient compte lors de la neutralisation et la date de comptabilisation de l écriture neutralisante est adjugée automatiquement tenant compte des contraintes d une période bloquée d une déclaration à la TVA déjà faite et des règles de chronologie dans les journaux de facturation Compta Facturation Impression de la facture de vente Mise en page Pour éviter les soucis avec de longs numéros de facture nous avons prévu plus de place dans l en tête de la facture Les factures pour les sociétés affichent également le type de société à côté du nom de la société C est le type qui est indiqué sur la fiche personne Le montant total de la facture n est plus en gras Par contre c est le montant total à payer qui est en gras Commentaire supplémentaire Quand vous saisissez un commentaire dans une facture ce commentaire est maintenant également imprimé sur la facture Jusqu à présent cela était déjà le cas pour les notes de crédit Ce commentaire se retrouve sur la facture imprimée en bas de page sous Mentions Mention optionnelle Fonds notarial Si une diminution via le Fonds notarial est d application vous pouvez opter de le mentionner sur la facture c était déjà le cas mais pas encore mentionné dans la documentation précédente Logo sur la facture Il existait un souci avec le logo maison de certaines études lors de l impression de la facture Il pouvait être mal imprimé bloc noir Le problème a été résolu Un exemple Voir aussi personnaliser la mise en page de la facture à la fin de cette page web Imprimer une facture vers un fichier PDF et l envoyer par e mail Lors de l impression d une facture vers PDF le logiciel vous propose maintenant un nom de document approprié journal de facturation n de facture nom prénom Le fichier PDF créé est sauvegardé dans le dossier Si vous sélectionnez lors de l impression vers PDF l option pour joindre le PDF à un e mail vous pouvez dans le message Outlook coller l adresse e mail du client saisie dans sa fiche personne Ctrl V ou clic droite à Coller Compta Améliorations Corrections diverses dans le module de Compta Les études qui n appliquaient pas la compta ActaLibra par dossier pouvaient rencontrer un souci lors de la comptabilisation d un remboursement après décompte au client via une liste bancaire Ceci est corrigé Le patch corrige également les paiements erronés déjà effectuées Lors de la comptabilisation automatique d une facture d achat pour honoraires à payer via l onglet Honoraires à payer le logiciel ne mentionnait pas sous quel n de facture d achat l écriture était faite dans le cas d une facture au nom de l association Ceci est corrigé Dès que l écriture est faite le n de la pièce comptable et l association sont mentionnée Affichage correct de boutons lors de la saisie d un ordre de paiement à tiers pour un client Il y avait une erreur quand on voulait modifier le numéro de compte saisi Si nécessaire le logiciel prévoit un compte général supplémentaire 621030 Efforts de formation insuffisants Il existait une erreur lors de l impression d un bilan de frais d acte en cas de tri par n de répertoire Ceci est corrigé Nous avons revu la méthode qu actalibra utilise en coulisses pour déterminer s il reste des montants à facturer ou à comptabiliser dans une feuille de frais Ceci était nécessaire pour les études qui sont passées à une associations ou autre forme de société et ont démarré une nouvelle compta ActaLibra Les contrôles internes qui déterminent si une facture d achat peut être neutralisée sont plus souples Les écritures erronées avec 0 TVA et régime Cocontractant peuvent maintenant être neutralisées Le mécanisme interne de réorganisation automatique de feuilles de frais a été amélioré Par exemple le bloc BS n est transformé qu en BSNP si vous faites un suivi des frais réels pour BSNP Il pouvait arriver que dans une facture d achat il y avait comme mention de régime TVA Hors Base d imposition alors qu il existait quand même des lignes de comptabilisation qui tombent sous la TVA acq marchandises acq services of acq Biens d investissements Le patch corrige ces cas existants dans vos pièces comptables Hors Base d imposition devient Belgique Correction dans l impression d un journal ou en bas de page il pouvait manquer la dernière ligne du journal juste au dessus du résumé TVA Pour la déclaration à la TVA s il s avère que les cases 71 ET 72 sont à 0 00 le fichier XML utilisé pour la déclaration électronique contiendra 0 00 dans la case 71 uniquement Si non le fichier XML ne passe pas Contrôle n 4 de la Déclaration à la TVA est devenu plus souple Un montant dans la case 87 n est possible que si la Case 56 ou la Case 57 contient un montant Ce contrôle bloquait la déclaration s il n y avaient que des notes de crédit et aucune facture sous le régime de cocontractant Amélioration de l arrondi pour la comptabilisation automatique de centralisation de TVA Lors de la fusion de deux fiches personnes les n s de compte rubrique sont maintenant également transférés vers la fiche qui reste Lors de la saisie manuelle d une facture si le client était sélectionné à l aide du code le n de TVA saisi dans sa fiche n était pas repris dans la facture Ceci est corrigé L aperçu des journaux client disponibles affiche maintenant également le numéro de la

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.16
    de facturation proposée lors de la facturation Si le journal est un facturier la date de la facture doit bien sûr être conforme à la chronologie de facturation interne de ce journal de facture S il ne s agit que de débours qui restent à comptabiliser la date de comptabilisation doit être dans la bonne période Compta TVA Contrôles pour TVA et Répertoire Divers contrôles ont été ajoutés et perfectionnés Pour les contrôles TVA par exemple ActaLibra corrige automatiquement certaines fautes d encodage Le patch détecte également d anciens cas problématiques et les rapporte si nécessaire à l équipe ActaLibra qui s occupera de les traiter Lors de contrôles dans le Répertoire ActaLibra les petites différences d arrondissement des droits d écritures sont épongées Compta Corrections Neutraliser une facture d achat Lors de la neutralisation d un facture incorrecte cette neutralisation ne se fait plus via une note de crédit mais via une facture d achat supplémentaire dans laquelle tous les montants sont inversés Cette méthode a pour résultat que les écritures de neutralisations ne figurent plus dans la déclaration à la TVA Jusqu avant cette version la facture et la correction étaient visibles dans la déclaration parce que les factures et les notes de crédit se trouvent dans des grilles différentes Cette nouvelle méthode n a plus aucun impact sur les écritures déjà neutralisées avant cette nouvelle version Compta Corrections Correction sur facture de vente Si une facture de vente à neutraliser se trouve endéans une période clôturée ou bloquée vous pouvez maintenant quand même la neutraliser Lors de cette neutralisation le logiciel tient automatiquement compte de la chronologie de facturation à respecter La date de comptabilisation de l écriture de correction suivra la dernière facture comptabilisée dans le journal de facturation dans une période ouverte Modifier une client d une facture de vente n est plus possible dès que la période concernée est bloquée par exemple après avoir fait l état trimestriel Compta Corrections Corrections supplémentaires Cette version apporte encore quelques fonctions de correction supplémentaires pour les pièces comptables déjà ventilées Pour un type de ligne incorrect dans un pièce comptable d achat vous pouvez maintenant saisir un R si nécessaire si ce n est pas un compte TVA et donc différent de 498 et un B si ce doit être un B compte TVA donc égal à 498 La fonction de contrôle qui doit détecter de tels cas lors de la déclaration à la TVA a également été perfectionnée Compta TVA Consultation de déclarations à la TVA existantes Cette version corrige une faute dans l affichage des détails de grille d une déclaration clôturée Une erreur dans l intracommunautaire a été corrigée Les montants des notes de crédit ne sont plus additionnées mais soustraits Compta Facturation Impression de facture de vente Mention dans les factures intracommunautaires Si une facture de vente IC intracommunautaire a été comptabilisée via le type de TVA dans la grille 47 services intracommunautaires c est maintenant un autre texte qui est affiché sur

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.16
    ce sujet dans la documentation de la Déclaration à la TVA Comment consulter une déclaration à la TVA existante cliquez ici pour plus d info Comment imprimer une déclaration à la TVA provisoire cliquez ici pour plus d infos Tableur Excel modifié Le tableur Excel qui vous permet de consulter le détail des grilles de TVA des écritures a été adapaté Jusqu à présente les données étaient liminitées aux 4 premiers mois de l année 2012 Dans la nouvelle version de ce fichier c est à vous d indiquer le filtre souhaité et la période de TVA Cet exemple ouvert avec Office 2010 est filtré sur l année comptable 2012 et sur le 5ème mois Si vous voulez en savoir plus à propos de la manipulation de tableaux croisés en Excel consulter la documentation de Microsoft Excel OVAM Formulaires La mise à jour remplace les modèles de documents suivants Formulieren SDP Bodemattest OVAM doc Formulieren SDP Cadastre doc Formulieren SDP Kadaster doc La version précédente de ces formulaires est sauvegardée sous le nom pre55016 doc N de compte en banque La Communauté flamande a changé de banquier OVAM en tant qu instance publique flamande était obligé de faire de même A partir du 1 er juin l ING est la banque Il y a donc également un nouveau numéro de compte pour l OVAM Tous les paiements provisions pour les attestations de sols OVAM sont à faire sur le nouveau n de compte IBAN BE 17 3751 1171 8821 met BIC BBRUBEBB l ancien numéro de compte de la KBC sera arrêté définitivement fin juillet La fiche ActaLibra pour OVAM a été modifié en conséquence Tarif Le tarif pour une attestation de sol a changé 34 00 La constante OVAM utilisé pour le calcul des frais a été modifié et sera donc reprise dans chaque nouvelle feuille de frais Droits d enregistrements en Wallonie Les droits d enregistrement en Wallonie ont été adaptés Les échelles pour les zones de très forte pression sont supprimés Les lignes à ce sujet ont été supprimées des modèles de calcul et des feuilles de frais Les autres échelles de calcul ont été indexées Facturation à la date de l acte ActaLibra prend maintenant à chaque fois la date de l acte comme date de comptabilisation à la facturation Si la date de l acte n est pas remplie c est la date de comptabilisation qui est reprise pour date de facture En tout cas le logiciel tient automatiquement compte de la chronologie de la facturation Si la date de comptabilisation la plus tôt possible diffère de la date de l acte indiquée le logiciel vous le montre clairement en orange Dans l exemple ci dessus nous essayons de facturer à la date de l acte indiquée 22 04 2012 mais la chronologie de la facturation nous force à utiliser la date de comptabilisation la plus tôt possible 05 06 2012 Vous pouvez éviter ce genre de situation en facturant dès que possible après la

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.60
    session d information à Uccle et en Flandre Le syllabus de cette session contenant une documentation détaillée est téléchargeable en cliquant ce lien LAST MINUTE UPDATE La dernière version la 6 ième du fichier de Excel de SPF Finances contenant tous les bureaux d enregistrement et leurs compétences par antenne et par bureau cliquez ce lien pour télécharger ActaLibra 5 60 Contrôles à faire et comment s y prendre àprès la mise à jour Veuillez tout d abord lire minutieusement le syllabus avant d aller voir les trucs astuces et procédures Il faut d abord bien comprendre la réorganisation faite en coulisses dans ActaLibra Contrôlez votre antenne de l étude et votre bureau d enregistrement pour actes authentiques bureau RAA Lors de la mise à jour c est ActaLibra qui détermine automatiquement votre antenne Vérifiez si c est bien l antenne correcte Si non contactez le HelpDesk pour la changer tout de suite Ouvrez la fenêtre des Antennes Fiscales via le menu des Données de base dans ActaLibra Étude Pour le bureau RAA Enregistrement des actes authentiques de votre propre antenne la mise à jour vous a créé automatiquement un nouveau journal de paiement à l enregistrement A l aide de ce journal vous faites le suivi de tous les frais réels et versements à ce bureau d enregistrement Ce journal remplace votre journal REG précédent L ancien journal n est pas supprimé Comme vous n allez plus travailler avec les anciens bureaux d enregistrement bureau EX vous n aurez dans quelques semaines plus de frais réels à comptabiliser dans cet ancien journal puisqu aucune pièce ne reviendra plus d un tel ancien bureau Plus d infos syllabus page 7 Caractéristique Mutatif Non mutatif La nouvelle caractéristique Mutatif Non Mutatif d un dossier détermine avec d autre facteurs la façon dont ActaLibra détermine le bureau RAA compétent pour le dossier Signification Mutatif actes pour lesquelles un ou plusieurs biens changent de main et pour lesquels il y a une transcription hypothécaire Tous les autres actes sont non mutatifs Indiquer la caractéristique La mise à jour se charge dans la mesure du possible d appliquer cette caractéristique dans les sous dossiers gestion de dossiers Types de dossier De là cette caractéristique est inscrite dans tous les dossiers en cours de ce type Vous allez probablement trouver un nombre de types de dossiers indéfinis Il est également possible que nous nous soyons trompés pour certains types de dossiers Si c est le cas il faut appliquer la caractéristique correcte sur les dossiers en cours Pour un bon fonctionnement du logiciel essayer de le faire tout de suite Ouvrez la fenêtre des types de dossier menu Données de base gestion de dossiers à Types de dossiers Indiquez M pour mutatif uniquement pour les types de dossiers pour lesquels vous êtes certain qu il y a une transcription hypothécaire enregistrez avec F9 Indiquez N pour non mutatif uniquement pour les types de dossiers pour lesquels vous êtes certain qu il y n a PAS de transcription hypothécaire Pour les autres types restant laisser sur indéfini C est alors à la personne qui crée gère le dossier d appliquer la caractéristique correcte cas par cas Contrôle des dossiers en cours Il faut de toute façon vérifier dans tous les dossiers en cours si les nouvelles caractéristiques ont été appliquées correctement par la mise à jour Contrôle des nouvelles caractéristiques par dossier Pour une détermination correcte du bureau d enregistrement suivez cette procédure Ouvrez la fiche dossier Corrigez si nécessaire la caractéristique Mutatif Non mutatif et enregistrez F9 S il s agit d un acte authentique assurez vous que la case Répertorié soit bien COCHÉE Enregistrez avec F9 S il s agit d un acte qui doit être enregistré le 1er avril ou plus tard l option Enregistrement AA doit être COCHÉE S il s agit d un ancien acte qui a été enregistré AVANT le 1er avril l option doit être Décochée Modifiez si nécessaire et sauvegardez avec F9 S il s agit d un acte les biens doivent être encodés correctement vérifiez et corrigez ou complétez si nécessaire Vérifiez maintenant la FFA de ce dossier voir ci dessous Contrôler les blocs dans les FFA des dossiers en cours Dès que vous ouvrez un dossier et que vous modifiez une des caractéristiques qui déterminent le bureau RAA la feuille de frais existante est modifiée en conséquence ActaLibra prévoit le bloc RAA enregistrement et les blocs HYP nécessaires Voir p 14 du syllabus Il peut arriver qu après une modification automatique il existe deux blocs d enregistrement dans la même FFA Suivez dans un tel cas la procédure décrite dans la section Trucs astuces et procédure Pour faire un travail de comptabilisation correct Voir plus loin Actes passés avant le 1er avril 2014 déjà facturés mais qui doivent encore être enregistrés en avril 2014 ActaLibra 5 60 Trucs astuces et procédures Transférer la provision restante de l ancien bureau d enregistrement vers le nouveau bureau d enregistrement en compta A partir du 1er avril 2014 vous ne travaillez plus avec l ancien journal REG mais avec le nouveau journal RAA La mise à jour a créé le journal nécessaire pour le 1er bureau d enregistrement de votre antenne Pour comptabiliser le solde restant de l ancien journal REG vers le nouveau journal RAA suivez les étapes ci dessous même si vous avez déjà inscrit des frais réels et ou des virements à l aide de ce nouveau journal RAA Le solde de l ancien journal REG 1 Ouvrez Paiements aux administrations externes 2 Sélectionnez l ancien journal REG et cliquez à gauche sur le bouton Paiements 3 Utilisez la touche F7 ou pour ajouter une écriture 4 Option 2 Versement de provisions à l administration externe et cliquez Suite 5 Saisissez maintenant un montant NEGATIF le montant qui doit être transféré ajoutez la description de l écriture et sélectionnez ensuite l option Chèque et sélectionnez n importe quelle banque 6 et Finalisez cette écriture 7 A

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.28
    expéditeur ne correspond pas à votre nom d utilisateur ou à votre nom de profil Outlook ActaLibra conclut qu il s agit d un e mail ENTRANT le correspondant est alors l expéditeur IN à OUT ActaLibra vous donne encore la possibilité de cliquer vous même sur les boutons IN ou OUT Votre choix détermine soit l expéditeur soit le destinataire comme correspondant Si vous cliquez OUT et le nom de l expéditeur n est pas votre nom d utilisateur ActaLibra ou votre nom de profil Outlook vous pouvez inscrire le nom utilisé ici expéditeur en tant que profil Outlook bouton à gauche de mon profil Ainsi vous indiquez à ActaLibra qu il s agit d un message de votre boîte Eléments envoyés et le traite donc comme message sortant Options pour pièces jointes Pour mieux indiquer ce que ActaLibra doit faire avec les pièces jointes d un message nous avons ajouté un menu d options dans la fenêtre Messages eMail et pièces jointes en dessous de la liste du message et des pièces Options pour pièces jointes Ce menu déroulant propose trois options 1 Sauvegarder les fichiers séparément et remplacez les pièces jointes par des liens hypertexte Chaque pièce jointe sélectionnée cochée est sauvegardée en tant que document séparé dans le dossier Dans l e mail qui reste dans Outlook et celui qui a été copié si coché dans ActaLibra un lien hypertexte remplace chaque pièce jointe sélectionnée qui a donc été déplacée vers le dossier Une pièce jointe non sélectionnée non cochée n est pas copiée et reste intouchée dans l e mail original Si le message de la pièce jointe sélectionnée est également copié vers le dossier les pièces jointes non sélectionnées NE SONT PAS TRANSFERÉES vers le dossier ni séparément ni jointes dans l e mail même ni en tant que lien hypertexte ceci est l option par défaut pour les E MAILS ENTRANTS Voir plus loin 2 Sauvegarder les fichiers séparément mais laisser les pièces jointes dans le message original dans Outlook Chaque pièce jointe sélectionnée cochée est sauvegardée en tant que document séparé dans le dossier mais elle reste également incluse en pièce jointe dans le message original Elle n y est donc pas remplacée par un lien hypertexte Si le message de la pièce jointe sélectionnée est également copié vers le dossier les pièces jointes sélectionnées sont remplacées par un lien hypertexte dans le mail copié Une pièce jointe non sélectionnée non cochée n est pas copiée elle reste intouchée dans l e mail original 3 Laisser les pièces jointes dans le message original et dans le message enregistré dans ActaLibra Avec cette option toutes les pièces jointes restent incluses dans l e mail original dans Outlook mais également dans l e mail copié dans le dossier ActaLibra Si vous sélectionnez cette option vous ne pouvez plus dé cocher des pièces jointes Elles restent toutes d office jointes à l e mail ceci est l option par défaut pour les E MAILS SORTANTS Voir plus loin ActaLibra propose par défaut un traitement de pièces jointes approprié selon qu il s agisse de mails reçus ou de mails envoyés Voyez l effet de cette approche plus loin Tout d abord quelques points importants à souligner Colonne Action Pour voir l effet de votre choix pour le traitement des pièces jointes une colonne Action a été ajoutée En fonction des e mails et pièces jointes cochés ou non et choix d option de traitement des pièces jointes vous voyez affichées les indications suivantes Action Sauvegarder le message Ne pas sauvegarder le message Sauvegarder le type Laisser fichier en annexe Ne pas sauvegarder l annexe Par défaut les images ne sont PAS sauvegardées Une modification importante vis à vis de la version précédente est que les pièces jointes qui sont des images sont DÉCOCHÉES par défaut Dans la plupart des cas les images sont une signature ou d autres icônes que vous ne souhaitez pas copier dans le dossier ActaLibra S il s agit quand même de photos ou autres images importantes à vous de les sélectionner manuellement cochez les images à copier dans le dossier Traitement d e mails et pièces jointes ENTRANTS Lors du traitement d E MAILS et pièces jointes ENTRANTS vous travaillez d habitude à partir de votre Boite de réception La fenêtre pour le transfert d Outlook vers ActaLibra se présente alors sous la forme suivante Comme il s agit d un e mail entrant par défaut vous voulez probablement sauvegarder les pièces jointes séparément dans le dossier C est le choix par défaut du menu déroulant Options pour pièces jointes Cette option vous permet de déterminer par pièce jointe si vous voulez la sauvegarder dans le dossier 1 Une pièce jointe cochée est o sauvegardée dans le dossier en tant que fichier séparé et o remplacée dans l e mail par un lien hypertexte vers le fichier dans le dossier 2 Une pièce jointe non cochée o reste jointe dans l e mail original dans Outlook et o n est PAS gardée en pièce jointe dans l e mail sauvegardé dans le dossier ATTENTION CECI DIFFÈRE DE LA VERSION PRÉCÉDENTE Conclusion si vous ne cochez pas la pièce jointe vous indiquez clairement que vous ne voulez pas la sauvegarder dans le dossier même pas incluse dans l e mail en pièce jointe Une pièce jointe non cochée reste bien jointe dans l e mail original dans Outlook Ceci évite d obtenir plusieurs versions d un même document Au besoin vous pouvez réutiliser la fonction Message vers Dossier pour quand même sauvegarder une pièce jointe dans le dossier Traitement d e mails et pièces jointes ENVOYÉS Lors du traitement d E MAILS et pièces jointes ENVOYÉS vous travaillez d habitude à partir de votre Boite d Eléments envoyés La fenêtre pour le transfert d Outlook vers ActaLibra se présente alors sous la forme suivante S il s agit d un e mail envoyé vous préférez garder les pièces jointes incluse dans le message Ces pièces jointes se trouvent probablement déjà en tant que document dans votre dossier Inutile de les avoir en double dans l aperçu des documents du dossier Par contre il est utile de les avoir incluses dans le message qui est sauvegardé dans le dossier On peut alors vérifier par après quels documents avaient été joints au message envoyé Grâce aux nouveautés dans l aperçu des documents vous voyez mieux si un message sauvegardé contient des pièces jointes Voire plus loin En sauvegardant également les messages envoyés dans le dossier chaque collaborateur peut retrouver ces e mails parmi les documents du dossier et retrouver les pièces jointes incluses Pour les e mails envoyés l option Laisser les pièces jointes dans le message original et dans le message enregistré dans ActaLibra est donc l option par défaut Cette option ne vous permet pas de choisir ce qu il faut faire séparément avec chaque pièce jointe TOUTES les pièces jointes o restent incluses dans l e mail original dans et o sont également sauvegardées en tant que pièces jointes incluses dans le message sauvegardé dans le dossier Remarquez que de cette façon les pièces jointes existent en double notamment dans le message envoyé dans Outlook mais également incluses dans le mail sauvegardé dans ActaLibra Ceci ne pose pas trop de problème Il sera plutôt rare d ouvrir un document en pièce jointe d un e mail envoyé pour aller y faire de modifications et donc risquer de se retrouver avec deux versions différentes du même document Libre à vous de choisir une autre option de traitement de pièces jointes via le menu déroulant Options pour pièces jointes L affichage des e mails et pièces jointes dans l aperçu des documents Avec le nouveau look de l aperçu des documents l affichage des messages et leurs pièces jointes a également été amélioré Vous voyez maintenant d un coup d œil si l e mail qui a été copié vers le dossier est un e mail reçu ou un e mail envoyé et s il contient des pièces jointes Caractéristiques de l e mail Différentes icônes aident à faire la distinction entre un e mail reçu et un e mail envoyé et si l e mail contient des pièces jointes e mail reçu e mail envoyé e mail reçu avec pièce s jointe s e mail envoyé avec pièce s jointe s Vous pouvez modifier ou indiquer vous même ces caractéristiques pour chaque e mail si nécessaire avec les boutons IN OUT et l option contient pièces jointes en bas à droite de la fenêtre des documents sous l onglet Info document indiquer pour le message sélectionné qu il s agit d un e mail reçu indiquer pour le message sélectionné qu il s agit d un e mail envoyé indiquer pour le message sélectionné qu il contient des pièces jointes Ces caractéristiques sont déjà attribuées automatiquement lors du transfert Message vers dossier depuis Outlook Tous les e mails qui se trouvaient déjà dans les dossiers AVANT cette nouvelle version sont affichés avec l icône donc comme e mails entrants sans pièces jointes Si nécessaire vous pouvez modifier les caractéristiques de ces anciens messages à l aide des boutons en bas à droite Les pièces jointes affichées comme sous document L option contient pièces jointes est purement indicative L option cochée ne veut pas forcément dire que les pièces jointes sont incluses dans le message Pour le transfert Message vers dossier vous avez probablement pris l option de sauvegarder les pièces jointes séparément et les remplacer dans le message par un lien hypertexte Dans un tel cas la caractéristique contient pièces jointes sera également cochée Par défaut l option contient pièces jointes est COCHÉE dans les deux cas suivants 1 Quand un e mail a été sauvegardé via Message vers dossier avec l option de laisser les pièces jointes incluses dans le message 2 Quand un e mail a été sauvegardé via Message vers dossier avec l option de sauvegarder une ou plusieurs pièces jointes en tant que fichiers séparés dans l aperçu des documents du dossier Dans le deuxième cas vous voyez les fichiers apparts dans l aperçu de documents mais vous les voyez aussi en sous document du message Ainsi vous pouvez ranger les pièces jointes de catégories différentes mais quand même voir quelle pièce jointe faisait partie de quel message Cliquer le devant le message pour voir et ouvrir les documents qui faisaient partie du message Vous trouvez ces documents également sous la catégorie dans lesquelles ils ont été sauvegardés Attention Ces pièces jointes n ont pas été sauvegardées deux fois dans le dossier Elles sont affichées à deux endroits Ce sont donc des raccourcis vers le même fichier Si vous supprimez un tel document il ne sera plus affiché en tant que sous document du message Pour éviter les accidents ActaLibra empêche de pouvoir supprimer les lignes de pièces jointes sélectionnées en sous document d un message Ne pensez donc pas de devoir nettoyer parce que vous voyez la même pièce jointe affichée deux fois Si vous voulez vraiment supprimer le document la pièce jointe transférée vers le dossier supprimer la ligne sous la catégorie où cette pièce jointe a été sauvegardé e Mails avec pièces jointes sans sous documents Si un message dans l aperçu des documents est affiché avec une icône de message avec pièce jointe mais vous ne voyez pas de sous documents liés cela veut dire que les pièces jointes se trouvent encore incluses dans le message Il faudra donc d abord ouvrir le message pour pouvoir ouvrir ensuite les pièces jointes incluses ou bien cliquer le lien hypertexte d une pièce jointe qui avait été transférée plus tôt C est la situation par défaut pour les e mails envoyés ActaLibra 5 50 28 Création de document depuis ActaLibra La fenêtre Word à l avant plan Nous avons constaté qu ActaLibra pouvait ou non reprendre l avant plan de votre écran lors de la création d un document à partir d une tâche ou à partir de la fenêtre des documents depuis la version Word 2010 Désormais ActaLibra cèdera correctement l avant plan au document Word dans les deux cas Office 2013 Nous avons encore amélioré l interaction entre ActaLibra et Word 2013 Les modèles de document avec la caractéristique Ouverture en lecture seule recommandée peuvent maintenant être utilisés sans problème depuis Actalibra dans Word 2013 DataView Format correct des numéros de comptes en banque IBAN lorsqu on les colle ou fusionne depuis le DataView Conversion correcte de chiffres en texte pour les questions dans les blocs de texte ActaLibra 5 50 28 Modifications au module CTI Si vous disposez du module CTI intégration de la téléphonie vous retrouvez dans ActaLibra Etude sous l option de recherches dans le menu une possibilité de recherche des appels qui ont eu lieu La première fonction de recherche vous montre tous les appels pour l utilisateur des 7 derniers jours La deuxième fonction de recherche accessible pour l administrateur ActaLibra montre tous les appels des 92 derniers jours Depuis la liste des résultats vous pouvez accéder à la fiche personne de l interlocuteur en question ActaLibra 5 50 28 Modifications pour la recherche dans le registre national Si vous disposez d un abonnement aux services web de CEVI pour les recherches dans le registre national via ActaLibra donc vous pouvez faire cette recherche à partir de plusieurs endroits dans ActaLibra Avec l intégration imminente des Credoc WebServices nous avons déjà pris les précautions nécessaires dans ActaLibra pour améliorer l utilisation de plusieurs smartcards pour ces WebServices carte CIE carte eNOT ou carte REAL En bas de la fenêtre pour la recherche dans le registre national vous voyez quel type de carte et votre identification pour cette carte votre numéro national ou votre adresse Belnot ont été paramétrés dans ActaLibra ainsi que l état de la connexion Lors de la première connexion un contrôle d accès est effectué Dès que la connexion a été établie l indicateur montre OK au lieu de S il y a un problème avec la connexion ou l accès une fenêtre d alerte vous en informe Par exemple Vous venez de recevoir votre carte eNot Souvent un utilisateur qui vient de recevoir une nouvelle carte eNOT de Credoc essaie tout de suite d avoir accès au registre national depuis ActaLibra alors que son adresse email Belnot n est pas encore connue auprès du fournisseur d accès CEVI Nous parlons ici d un utilisateur connu chez CEVI travaillant avec sa carte d identité pour faire les recherches Sans cette information CEVI ne peut pas associer le certificat de cette carte aux infos de l utilisateur et refusera l accès Pour pouvoir profiter de ces WebServices à l aide d une carte eNOT ou REAL vous devez demander à l administrateur ActaLibra qui gère les infos des utilisateurs ActaLibra d encoder votre adresse e mail Belnot Lorsque cette personne referme la fenêtre de la gestion des utilisateurs un e mail automatique est envoyé au Helpdesk ActaLibra avec ces infos Nous pouvons alors faire correctement la demande d accès à CEVI Dès que CEVI a traité cette demande souvent déjà le lendemain l utilisateur aura accès au WebServices de CEVI pour la recherche dans le registre national à partir d ActaLibra En attendant l utilisateur peut ré utiliser sa carte CIE Il suffit alors de sélectionner dans la fenêtre de recherche le type de carte carte CIE et puis réessayer ActaLibra 5 50 28 Modifications dans le module COMPTA L utilisateur sa n a plus d accès au module de Compta Pour des raisons de sécurité il a été décidé de ne plus autoriser l accès à la compta pour l utilisateur sa Les déclarations à la TVA doivent être faites dans ActaLibra L état trimestriel ne peut être créé qu après avoir fait définitivement la les déclaration s à la TVA de ce trimestre Si ce n est pas le cas le logiciel vous en avertit Même si vos déclarations à la TVA sont faites par un expert comptable externe vous devez quand même la faire ET fixer dans ActaLibra Pour la déclaration il vaut mieux se baser sur les chiffres de la compta et c est exactement ce que fait le module de déclaration à la TVA dans ActaLibra Consultez la documentation en ligne à ce sujet si nécessaire Période actuel statut réglé automatiquement Si au démarrage du module Compta il s avère qu aujourd hui ne tombe pas dans la période actuelle comme dans l exemple ci dessous ceci est adapté automatiquement Une fenêtre d alerte vous en informe Inutile donc de modifier manuellement la période actuelle puisqu au démarrage suivant de la Compta c est réglé automatiquement Mais la manipulation manuelle reste possible AVANTAGE Pour les rapports de balances c est toujours la période exacte jusque qui est proposée Date d écriture vs Date TVA Pour les écritures à partir du 1 er janvier 2013 il faut travailler avec une date d écriture et une date de TVA séparée dans le module de Compta comme prévue dans la législature adaptée Cette législature adaptée n est pas encore entrée en vigueur mais nous voulons éviter les inconvénients pour les experts comptables En attendant la mise en vigueur de la loi il est impossible de faire des écritures dans ActaLibra dont la date TVA et la date d écriture sont différentes Pour chaque mention de la date TVA dans le programme celle ci devient automatiquement la même que la date de l écriture Ce lien entre date TVA et date écriture sera d application pour toutes les écritures jusque fin 2014 jusqu à nouvel ordre Numérotation des pièces comptables Dans le passé vous deviez début janvier modifier le numéro de la dernière pièce dans tous les journaux à fin de pouvoir commencer une nouvelle numérotation pour la nouvelle année Ce travail vous est maintenant épargné La numérotation des pièces comptables se fait automatiquement à

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.26
    à 180 Le module pour faire les expéditions et les grosses tient maintenant compte de l orientation de chaque page et appliquent les numérotations et ou cachets correctement Nouveau cachet royal à partir du 21 juillet 2013 A partir du 21 juillet Albert II ne sera plus le roi de la Belgique Par conséquence le cachet royal du module Expéditions et Grosses doit être modifié Suivez les instructions de de cette page web pour faire cette modification Délais d attente OCR maintenant à 30 minutes Lorsque vous optez de scanner avec OCR reconnaissance du texte les documents n apparaissent dans le Scan Document Center qu après le traitement correct par le logiciel d OCR Omnipage ou ABBYY Parfois le logiciel d OCR qui tourne sur le serveur ou sur un pc ne parvient pas à bien terminer ses tâches d OCR Afin d éviter dans un tel cas d attendre infiniment ces documents traités en OCR ActaLibra prévoit un délai d attente maximum Après ce délai ces documents sans OCR sont quand même affichés dans les scanbox du Scan Document Center Jusqu à présent ce délai était 10 minutes Dans la nouvelle version ce délai est 30 minutes par défaut Dans certaines configurations du logiciel d OCR il faut plus de temps pour pouvoir traiter le flux croissant des tâches OCR et ActaLibra tient donc compte de ce temps nécessaire Ecran SDC via aperçu des documents Depuis peu vous pouvez également accéder au Scan Document Center à partir de l aperçu des documents d un dossier Le Scan Document Center vous affiche alors tous les documents PDF de ce dossier Ainsi vous pouvez facilement classer les documents PDF qui ne l étaient pas encore puisque par défaut c est le code du dossier qui est repris dans les caractéristiques de classement Ce code dossier restait lorsque vous ouvriez un autre scanbox ce qui n était pas souhaitable Ceci est maintenant corrigé Publication MB 5 50 26 Frais de publications dans le Moniteur Belge De quoi s agit il Voir l article REF 9469 sur l e notariat Concerne Publication de l extrait de l acte de constitution A partir du 1 er août 2013 le dépôt électronique d un acte de constitution via e dépôt deviendrait moins cher qu un dépôt sur papier Vue l annonce de cette modification de tarif nous avons inclut dès maintenant dans cette mise à jour les modifications nécessaires aux les modèles de calcul pour frais d acte constitution SA et SPRL notamment les nouvelles constantes de tarif et lignes de calcul Constantes Le logiciel doit pourvoir calculer des tarifs avec ou sans TVA d après ès le scénario suivi Nous avons donc prévu deux constantes Une demande via E dépôt coûte maintenant 210 00 TVA incl ou 173 55 TVA excl Une demande sur papier coûte maintenant 260 00 TVA incl ou 214 88 TVA excl Lignes de calcul La mise à jour adapte automatiquement les blocs Publication MB et CREDOC dans les différents modèles de calcul pour constitution SA et SPRL La ligne contenant l ancien tarif est renommée pre 1 8 13 Deux nouvelles lignes sont ajoutées pour les nouveaux tarifs Une ligne Publication Moniteur Belge pour la demande sur papier et Une ligne Publication MB E depot pour la demande via l E depot Nous rappelons quelle ligne choisir dans quel cas ci dessus La méthode correcte à utiliser dans ActaLibra Il existe plusieurs scenarios différents pour traiter les frais liés à la publication dans le Moniteur Belge via les FFA dans ActaLibra La méthode à suivre dans ces scénarios est déterminée par trois choix décisions 1 S agit il d une publication avant le 1 er août 2013 ou après le 1 er août 2013 2 Le dépôt se fait il via E Depot ou sur papier 3 La facture du MB est elle demandée au nom du client ou au nom du notaire pre 1 8 2013 ancien tarif Tant que la publication est faite avant le 1 er août vous faites comme avant Dans les feuilles de frais qui ont été créées après la mise à jour vers la version 5 50 26 la description de la ligne pour les frais sous ancien tarif a été modifié vers pre 1 8 13 Dans un bloc rose pour débours avec montant TVA incl cela s affiche comme ceci remarque cela pourrait également être un bloc de débours intitulé CREDOC si vous faites un suivi via un journal d administration externe Dans un bloc vert sous BDI base d imposition avec montants TVA excl cela s affiche comme ceci Dans une prochaine mise à jour plus tard cette année les anciens tarifs seront supprimés des modèles À partir du 1 8 2013 deux nouveaux tarifs sur papier 16 plus cher facturé au client facturé au Notaire A comptabiliser en tant que débours donc nombre 1 sur la ligne pour le nouveau tarif 260 TVA incl bloc rose Publication MB Comptabiliser une ligne manuellement dans le bloc DIVAK DIVACQ Vous devez compter ici le tarif plus cher sur papier 214 88 TVA excl Méthode voir Guide pratique 1 ère page MB Facture à Notaire via E depot 33 moins cher facturé au client facturé au Notaire A comptabiliser en tant que débours donc nombre 1 sur la ligne pour le nouveau tarif 210 TVA incl bloc rose Publication MB A comptabiliser hors TVA donc nombre 1 sur ligne pour le nouveau tarif 173 55 TVA excl bloc vert Credoc services FFA 5 50 26 Modifications dans les FFA Tarifs modifiés En mai 2013 nous avons mis à disposition un QuickFix contenant un nombre de modifications de tarifs dans les modèles de calcul Si vous n avez pas encore exécuté ce QuickFix cette nouvelle version appliquera les tarifs modifiés Général Tarif OVAM monté à 50 entré en vigueur le 1 er juin 2013 T arif Enregistrement Droit Fixe augmenté de 25 à 50 entré en vigueur le 1 er juillet 2013 Droit

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.24
    méthode de comptabilisation avant TVA ce qui n est pas le but Pour ce type de FFA le champ Passé le doit plutôt être interprété comme Enregistré le Avertissement supplémentaire Une fois la FFA comptabilisée la date de l acte inscrite ne peut plus être changée au delà ou avant le 1 er janvier 2012 Dans une FFA à partir de laquelle on a fait une écriture basée sur une date d acte avant le 1 er janvier 2012 vous ne pouvez pas saisir de date après le 1 er janvier 2012 Le logiciel vous en avertit de la façon suivante Compta 2013 Fiches fiscales 281 50 Mise en page 2013 La mise en page officielle du formulaire 281 50 a été modifiée récemment et mise à disposition sur le site web de MinFin C est cette mise en page qui a été reprise dans la nouvelle version d ActaLibra Ce nouveau formulaire affiche le n de TVA ou le n RPM pour le débiteur ainsi que pour le bénéficiaire Compta 2013 Bilan frais d acte pour mainlevées A la demande de plusieurs Chambres nous avons prévu la possibilité dans ActaLibra de voir le bilan des Mainlevées Via l option Bilan frais d acte menu Bilans et résultat vous pouvez faire une tri à base de types de dossier mais également à base de sous type de dossier Cette sélection supplémentaire est disponible si vous regroupez sur Dossier ou n de répertoire Elle n est pas disponible pour regroupement sur client Cette sélection supplémentaire est affichée dans le titre du rapport imprimé Compta 2013 Correction sur facture d achat Contrôle supplémentaire Plusieurs corrections sont possibles sur les factures d achat déjà comptabilisées Par contre en fonction du type et du contenu d une facture d achat certains types de correction sont empêchés par le logiciel Un contrôle supplémentaire a été prévu Si une facture d achat a été comptabilisée via un journal d administration externe comme par exemple le journal DIVAK factures d achat liées au dossier celle ci ne peut plus être neutralisée La raison est clairement indiquée dans la fenêtre de correction ci dessous ActaLibra Étude Régime TVA et n de TVA sur la fiche Personne Vu l importance accrue de numéros de TVA corrects le logiciel surveille sur la conformité entre le Régime de TVA d une part et le n de TVA d autre part La modification de l un a un impact sur l autre Ainsi le logiciel contrôle pour un champ Régime TVA Assujetti si un numéro de TVA valide a été saisi Si l adresse est en Belgique le logiciel de faire précéder le numéro de TVA par BE remarque Si ActaLibra fait une modification au régime de TVA ou au numéro de TVA le champ en question est affiché sur fond orange Si aucun préfixe pour le pays est requis vous répondez Non le régime de TVA est modifié en Non assujetti pour les particuliers ou vers un Numéro RPM pour un

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