archive-be.com » BE » G » G-NET.BE

Total: 61

Choose link from "Titles, links and description words view":

Or switch to "Titles and links view".
  • SDP's ActaLibra downloadpagina
    les 2 fichiers de mise à jour Vous devez télécharger les 2 fichiers AL500NL exe et AL500FR exe Procédez de la façon suivante pour télécharger le premier Cliquez ici pour télécharger le fichier AL500NL exe C est la version néerlandophone mais elle contient des éléments essentiels pour la mise à jour de la banque de données d ActaLibra Choisissez Enregistrer sous cliquez la flèche en bas à côté de Enregistrer pour accéder à Enregistrer sous Enregistrez le fichier sous T SDP Vous aurez probablement un avertissement que le fichier existe déjà Confirmez que vous voulez remplacer le fichier Pendant le téléchargement qui dure à peu près 30 sec vous avez le temps de dé cocher la case à gauche de la phrase Fermer cette boîte de dialogue à la fin du téléchargement Quand le téléchargement du fichier est terminé cette boîte de dialogue reste à l écran et vous pouvez cliquer le bouton Ouvrir ou Exécuter Vous aurez à ce stade ci peut être une demande de confirmation éditeur inconnu Confirmez que vous voulez exécuter L exécution consiste à décompresser unzip le fichier en plusieurs petits fichiers 2 Décomprimer les fichiers 1 Cliquez Unzip pour installer les fichiers nécessaires dans le répertoire T SDP ALNL 2 Vous obtenez le message 387 file s unzipped successfully Cliquez OK 3 Cliquez le bouton Close Fermer 3 Télécharger le fichier AL500FR exe 1 Cliquez ici pour télécharger le fichier AL500FR exe 2 Cliquez Ouvrir ou Exécuter Le logiciel de décompression Unzip va sauvegarder les fichiers dans le répertoire T SDP ALFR 3 Vous obtenez le message 5 file s unzipped successfully 4 La mise à jour sur votre PC 1 Ouvrez ActaLibra Étude ou Compta et vérifiez que tous vos collègues ont quittés le logiciel menu Programme à Utilisateurs reliés vous devez être le seul dans la liste 2 Allez vers la mise à jour Client Updater Vous la trouvez sous le menu Aide à Mise à jour Vous pouvez également ouvrir la mise à jour à partir de Windows double clic sur T SDP Updater exe 3 Fermez tous les autres modules d ActaLibra Étude Compta Dataview DbLinker SDPCTI et également Word et Outlook 4 Cliquez le bouton Remplacer 5 Dès que la copie est terminée cliquez le bouton en bas Fermer 5 Démarrez ActaLibra Étude ou Compta en tant qu utilisateur sa et ceci de préférence sur un PC avec Outlook 1 Démarrez ActaLibra Étude ou Compta mais au lieu de démarrer sous votre propre nom encodez comme utilisateur sa avec le mot de passe habituel pour sa contacter le Helpdesk si vous ne connaissez pas le mot de passe Une fenêtre vous montre que les Corrections nécessaires sont effectuées Entre temps une copie de sécurité est faite automatiquement Ceci peut durer plusieurs minutes Soyez patient N interrompez pas ce processus Cette opération effectue le patch sur votre banque de données ActaLibra 2 Pendant les corrections vous pouvez démarrer Outlook 3 A la fin des corrections une fenêtre apparaît vous demandant

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/upgrade/index500PF_FR.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive


  • ActaLibra Boekhouding - Controles
    waarin U de twee btw lijnen die bij het boeken van een aankoopfactuur met medecontractant standaard worden voorzien terug geschrapt Dit schrappen was niet de bedoeling en daarom zijn dergelijke boekingen foutief Aanpak Dergelijke boekingen moeten geneutraliseerd worden automatisch tegengeboekt en opnieuw geboekt worden Open elk boekstuk Klik onderaan op de knop Correctie en kies de optie Neutraliseer dit boekstuk En bevestig met de OK knop Merk op dat een geneutraliseerde boeking in een andere latere periode kan terecht komen dan het origineel wanneer die oudere periodes al zijn afgesloten of de Btw aangifte al werd vastgelegd Tot slot moet u beide boekstukken het neutraliserende boekstuk en de nieuwe aankoopfactuur nog tegenover mekaar afpunten in een COMPENsatie boekstuk Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles J IC aankoopboekstukken zonder de bijhorende Btw lijnen Aard van de gevallen Deze controle geeft een overzicht van alle intracommunautaire aankoop boekstukken waarin de btw lijnen ontbreken Aanpak Dergelijke boekingen moeten geneutraliseerd worden automatisch tegengeboekt en opnieuw geboekt worden Open elk boekstuk Klik onderaan op de knop Correctie en kies de optie Neutraliseer dit boekstuk En bevestig met de OK knop Merk op dat een geneutraliseerde boeking in een andere latere periode kan terecht komen dan het origineel wanneer die oudere periodes al zijn afgesloten of de Btw aangifte al werd vastgelegd Nu maakt u de aankoopfactuur opnieuw maar ditmaal op de correcte wijze u laat de Btw lijnen staan Tot slot moet u beide boekstukken het neutraliserende boekstuk en de nieuwe aankoopfactuur nog tegenover mekaar afpunten in een COMPENsatie boekstuk Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles K Aankoop lijnen Buiten maatstaf maar toch met een Btw en met Btw in het boekstuk Aard van de gevallen Deze controle geeft een overzicht van alle lijnen in aankoopfacturen waarvan de BtwAard op Buiten maatstaf staat maar tegelijk een niet 0 BTW percentage en er bovendien ook een Btw lijn in dat boekstuk voorkomt Aanpak 1 Open elk probleemgeval Het BTW percentage kunnen we niet meer wijzigen aangezien dat een invloed heeft gehad bij de berekening van de Btw dus moeten we de BtwAard aanpassen Bewaar F9 Sluit het boekingsvenster en ga verder met de volgende probleemgevallen of controles L Aankoopfacturen zonder BTW datum Aard van de gevallen Deze controle geeft een overzicht van alle aankoopfacturen waarin er GEEN Btw datum staat vermeld Aanpak Dergelijke boekingen openen en de Btw datum met de hand instellen Hierbij moet rekening worden gehouden met reeds opgemaakte Btw aangiftes Open elk boekstuk Vul de Btw datum met de hand in en bewaar met F9 Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles M Verkoopfacturen zonder BTW datum Aard van de gevallen Deze controle geeft een overzicht van alle verkoopfacturen waarin er GEEN Btw datum staat vermeld Aanpak Dergelijke boekingen openen en de Btw datum met de hand instellen Hierbij moet rekening worden gehouden met reeds opgemaakte Btw aangiftes Open elk boekstuk Vul de Btw datum met de hand in en bewaar met F9 Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles N Verkoopfacturen waarvan boekingsdatum en btwdatum in een andere periode valt Aard van de gevallen In principe zijn dergelijke gevallen toegelaten maar bemoeilijken eventuele controles en omzetvergelijkingen Aanpak Eventueel kunt u de Btw datum of de factuurdatum nog aanpassen Overleg zo nodig met uw accountant Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles O Aankoopfacturen waarvan boekingsdatum en btwdatum in een andere periode valt Aard van de gevallen In principe zijn dergelijke gevallen toegelaten maar bemoeilijken eventuele controles en omzetvergelijkingen Aanpak Eventueel kunt u de Btw datum of de factuurdatum nog aanpassen maar in principe neemt u voor aankoopboekingen deze datums over uit de ontvangen stukken Overleg zo nodig met uw accountant Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles R Verkoop facturen zonder Btw nummer voor een Btw plichtige cliënt Aard van de gevallen Hier wordt aangegeven hoeveel facturen creditnota s er zijn aangetroffen waar de cliënt een Btw plichtige blijkt te zijn volgens de info op de persoonsfiche maar de factuur of creditnota toch GEEN Btw nummer blijkt te vermelden Oorzaken 1 Ofwel is dit alles correct de cliënt heeft een Btw nummer maar deze akte en de bijhorende factuur diende NIET opgemaakt te worden met vermelding van het Btw nummer 2 ofwel is het Btw regime ten onrechte op Btw plichtig ingesteld op de persoonsfiche en moet de BE prefix weg 3 ofwel zijn dit fout geboekte facturen en moet het Btw nummer in deze facturen worden overgenomen Aanpak 1 In het eerste geval hoeft er dus niets te veranderen 2 Het tweede geval zijn bijvoorbeeld advocaten of architecten die wel een ondernemingsnummer kunnen hebben maar vrijgesteld zijn van Btw plicht en dus geen Btw nummer hebben daar moet de persoonsfiche gecorrigeerd worden zodat er geen BE prefix voor het ondernemingsnummer staat en het Btw regime op RPR nummer zetten 3 Het laatste geval zijn bijvoorbeeld ondernemingen die pas werden opgericht en waar de facturen zijn gemaakt voor het Btw nummer was ingeschreven op de persoonsfiche maar nadien wel is ingevuld bij de persoon Hier moeten de facturen wellicht aangevuld worden met het Btw nummer en opnieuw afgedrukt worden en bezorgd aan de cliënt Van elk van deze gevallen kunnen we via de knop Boekstuk het boekstuk openen waar we zo nodig nog het Btw nummer kunnen instellen De snelste methode om het Btw nummer over te nemen in het boekstuk is in te tikken in het Btw nummer veld en met TAB het veld te verlaten en dan het boekstuk te bewaren met F9 Let wel het wijzigen of invullen van het Btw nummer verandert dus de factuur Raadpleeg bij twijfel zeker uw accountant Ga verder met de volgende probleemgevallen of controles S Verkoop factuurlijnen waar BtwAard en Btw niet overeenstemmen Toelichting Deze controle geeft een overzicht van alle geventileerde verkooplijnen waarvan de Btw Aard en dus het bijhorend btw vak niet overeenstemt met het BTW percentage Aanpak 1 Open elk probleemgeval Het BTW percentage kunnen we niet meer wijzigen aangezien dat een invloed heeft gehad bij de berekening van de Btw dus moeten we de BtwAard aanpassen en bewaar F9 Sluit het boekingsvenster en ga verder met de volgende probleemgevallen of controles 1 Geventileerde boekstukken niet in evenwicht Toelichting Deze controle geeft een overzicht van alle geventileerde boekstukken die door de applicatie op een onjuiste wijze werden geventileerd In normale omstandigheden kan dit niet voorkomen maar toch wordt hierop gecontroleerd Aanpak Zo er zich dergelijke gevallen zouden voordoen moet u dit melden aan de ActaLibra helpdesk actalibra war sdp be of 056 60 93 61 Sluit het boekingsvenster en ga verder met de volgende probleemgevallen of controles 2 Verkoopfacturen mogelijks ten onrechte zonder Btw lijnen Toelichting Deze controle geeft een overzicht van alle verkoopfactuur boekingen waarin mogelijks ten onrechte geen Btw lijnen zijn voorzien De test gaat na of er boekingslijnen R lijnen in voorkomen met een BtwAard verschillend van Buiten maatstaf bm terwijl er geen enkele Btw lijn in het boekstuk voorkomt Dergelijke gevallen zouden aanleiding geven tot een foutieve Btw aangifte Aanpak 1 Soms werd bij manuele ingegeven facturen gekozen voor BtwAard verkopen aan 0 en werd er geen Btw lijn met 0 00 toegevoegd In zo n geval moet de BtwAard op de R detaillijn met de hand worden gewijzigd in buiten maatstaf Aanpak 2 Is er wel degelijk Btw te rekenen maar hebben we dat hier niet gedaan dan zit er niets anders op dan de boeking te neutraliseren en opnieuw te boeken Is het een factuur die werd geboekt via facturatie van een aktekostenblad dan kan u na het neutraliseren terug het aktekostenblad openen en daar opnieuw factureren ActaLibra zorgt automatisch voor de juiste factuur Klik rechtsonder op de knop Boekstuk om voor elk geval het overeenkomstig boekstuk te openen en ga als volgt tewerk Klik onderaan op de knop Correctie Kies in het correctie venster voor optie 2 Neutraliseer deze factuur en klik OK Het nieuwe neutraliserende boekstuk wordt geopend Zo het oorspronkelijk werd geboekt gefactureerd via een AKB klik je rechts onderaan op de knop AKB We komen op het bewuste AKB terecht en kunnen nu opnieuw factureren Merk op dat we het AKB misschien niet meer willen boeken maar de bedragen gewoon wijzigen Deze controle is immers geen verplichte controle maar geeft u enkel een beter zicht op de nog te boeken AKB s Sluit het AKB venster en ga verder met de volgende probleemgevallen of controles 5 Boekingen op nieuwe facturatie 7 rekeningen in niet verkoop facturatie journalen Toelichting Deze controle geeft een overzicht van boekingen op nieuwe facturatie 7 rekeningen via niet verkoop facturatie journalen zoals bvb het journaal AKTE Deze boekingen zijn niet foutief en verhinderen u niet de BTW aangifte op te maken Deze boekingen kunnen per einde boekjaar de jaarlijkse BTW overeenstemming bemoeilijken Om deze reden kunt u deze boekingen beter verplaatsen naar een 7 rekening die u niet gebruikt in een verkoop facturatie journaal Aanpak Zo er zich dergelijke gevallen voordoen gaat u als volgt tewerk Klik op de knop Details in onderstaande lijst Klik telkens op de knop Boekstuk om de boeking en na te zien U of uw accountant kan uiteraard beslissen deze boeking niet aan te passen Indien u de boeking weg wil van de facturatie 7 rekening verplaatst u de boeking naar een niet facturatie 7 rekening door gebruik te maken van een nieuw compensatieboekstuk menu Financieel U maakt dit compensatieboekstuk bij voorkeur aan op de datum van het oorspronkelijke boekstuk 25 04 2012 in dit voorbeeld Indien u de kwartaalafsluiting reeds hebt uitgevoerd voor deze periode dan kiest u de huidige datum Sluit het boekingsvenster en ga verder met de volgende probleemgevallen of controles In de volgende versie zal u ook op niet aankoop en niet verkoop journalen een fout gebruikte rekening kunnen wijzigen Dat zal ervoor zorgen dat u dan geen nieuwe compensatieboeking meer dient te maken Merk op dat in onderstaande lijst het aantal gevallen in de kolom Geteld verhoogd is naar 2 Dit is normaal daar u opnieuw op de facturatie 7 rekening hebt geboekt om uw boeking te verplaatsen 6 Boekingen op niet 7 rekeningen in facturenboek journalen Toelichting Deze controle geeft een overzicht van boekingen in facturenboek journalen Deze boekingen verhinderen u niet de Btw aangifte op te maken Aanpak Zo er zich dergelijke gevallen voordoen gaat u als volgt tewerk Klik op de knop Details in onderstaande lijst Klik telkens op de knop Boekstuk om de boeking en na te zien Klik op in het veld Rekening voor die lijn die u wenst te wijzigen zoals in onderstaand voorbeeld Klik onderaan op de knop Correctie en kies de optie 3 Rekening wijzigen Zoek of typ de correcte 7 rekening in en klik OK om te bevestigen Sluit het boekingsvenster en ga verder met de volgende probleemgevallen of controles Rekenkundige en logische controles van de Btw aangifte De periodieke Btw aangiften vormen een logisch geheel waardoor het mogelijk is een logische controle uit te voeren op de aan te geven bedragen De Administratie hanteert een aantal controles om de waarschijnlijke on juistheid van de aangifte na te gaan Op die controleregels bestaan ook uitzonderingen die de Administratie eveneens heeft opgesomd Het is weinig zinvol een Btw aangifte in te dienen met inbreuken op deze controleregels Zo n aangifte trekt niet alleen de aandacht van de Btw administratie maar die zal u ook een Verzoek om inlichtingen doen toekomen waarin u schriftelijk om een verklaring van de inbreuk gevraagd wordt Als de Administratie u aanschrijft omtrent vermeende onjuistheden in uw aangifte zal die brief de code A B C enzovoorts vermelden van de vastgestelde inbreuken Hieronder vindt u een opsomming van de controleregels en van de codes Logische controles veelal gekoppeld aan een waarschuwingscode Controle 01 code A Rooster 01 en of rooster 02 en of rooster 03 rooster 54 Tekst als een bedrag wordt vermeld in het de rooster s 01 en of 02 en of 03 dan moet in het rooster 54 eveneens een bedrag worden vermeld Uitleg als uw aangifte een bedrag vermeldt aan Btw plichtige omzet in het vak 01 en of 02 en of 03 dan moet uw aangifte ook een te betalen bedrag aan BTW op die Btw plichtige omzet vermelden in het vak 54 Zie ook controle 02 Controle 02 code B Rooster 54 rooster 01 en of rooster 02 en of rooster 03 Tekst een bedrag wordt vermeld in het rooster 54 dan moet in het de roosters 01 en of 02 en of 03 eveneens een bedrag worden vermeld Uitleg als uw aangifte een bedrag aan te betalen BTW op Btw plichtige omzet vermeldt in het vak 54 dan moet uw aangifte ook die Btw plichtige omzet vermelden in vak 01 en of 02 en of 03 Zie ook controle 01 Controle 03 code C Rooster 86 rooster 55 Tekst als een bedrag wordt vermeld in het rooster 86 dan moet in het rooster 55 eveneens een bedrag worden vermeld Uitleg als uw aangifte een bedrag vermeldt aan intracommunautaire 126 verwervingen en ABC verkopen in het vak 86 dan moet uw aangifte eveneens een bedrag vermelden in het vak 55 verschuldigde BTW op intracommunautaire aankopen Deze controle gaat niet op wanneer het bedrag vermeld in het vak 86 88 enkel betrekking heeft op intracommunautaire verwervingen van goederen en daarmee gelijkgestelde handelingen die van de BTW zijn vrijgesteld en of intracommunautaire verwervingen van goederen onder de voorwaarden van artikel 25quinquies 3 derde lid van het BTW Wetboek betreft de aangiften van de tussenpersoon B in de vereenvoudigde regeling driehoeksverkeer ABC Controle 04 code D Rooster 87 rooster 56 en of rooster 57 Tekst als een bedrag wordt vermeld in het rooster 87 dan moet in het de rooster s 56 en of 57 eveneens een bedrag worden vermeld Uitleg als uw aangifte in vak 87 een bedrag vermeldt voor de andere inkomende handelingen andere dan aankopen ontvangen creditnota s intracommunautaire verwervingen en ABC verkopen dan moet uw aangifte in vak 56 ook een bedrag aan verschuldigde BTW vermelden op die andere handelingen en of moet die in vak 57 een bedrag aan verschuldigde BTW vermelden op de invoeren met verlegging van de heffing dit is niet uw leverancier rekent u de BTW aan maar u dat zelf Controle 05 zonder code Er wordt een bedrag vermeld in het rooster 65 en of het rooster 66 Uitleg de vakken 65 en 66 zijn gereserveerd voor toekomstig gebruik en mogen niet ingevuld worden Controle 06 zonder code Er wordt een bedrag vermeld in het rooster 91 van een andere aangifte dan de maandaangifte met betrekking tot de handelingen van de maand december Uitleg vak 91 betreft het voorschot dat de maandaangevers in december hebben betaald Vak 91 kan enkel voorkomen in de maandaangifte over de maand januari betreffende de handelingen van de maand december voorafgaand en dit nog enkel als zij er voor gekozen hebben het voorschot te baseren op de eerste 20 dagen van de maand december Hebben zij er voor gekozen gewoon de BTW over de maand november 2 x te betalen één keer als verschuldigd en één keer als voorschot dan vermelden ze dat bedrag niet eens in vak 91 Controle 07 code O Rooster 01 x 6 rooster 02 x 12 rooster 03 x 21 rooster 54 rekening houdend met een veiligheidsmarge van 62 00 Uitleg de Btw plichtige omzet in vak 01 vermenigvuldigd met het BTW percentage van dat vak 6 samengeteld met de Btw plichtige omzet in vak 02 vermenigvuldigd met het BTW percentage van dat vak 12 en samengeteld met de Btw plichtige omzet in vak 03 vermenigvuldigd met het BTW percentage van dat vak 21 zou hetzelfde moeten zijn als het bedrag aan verschuldigde BTW op die Btw plichtige omzet in vak 54 Om onnodige verwittiging te voorkomen door oplopende kleine afrondingsverschillen houdt de Administratie rekening met een mogelijke afwijking van 62 euro ongeacht of het om een omzet van tientallen euro dan wel om miljoenen euro gaat ongeacht of het om enkele facturen dan wel om duizenden facturen gaat Voorbeeld 100 x 6 200 x 12 300 x 21 93 euro aan verschuldigde BTW in vak 54 Zou dat bedrag in vak 54 kleiner zijn dan 31 euro 93 62 of groter zijn dan 155 euro 93 62 dan vermoedt de Btw administratie dat uw aangifte onjuist is Controle 08 code P Rooster 55 rooster 84 rooster 86 rooster 88 x 21 rekening houdend met een veiligheidsmarge van 62 00 Wanneer het bedrag vermeld in rooster 86 echter rekening houdt met creditnota s ontvangen tijdens een periode die voorafgaat aan het betrokken aangiftetijdvak kan het zijn dat de controle niet opgaat Uitleg Uw aangifte vermeldt in het vak 84 het totaal van de intracommunautaire verwervingen en van de ABC verkopen en vermeldt in vak 86 de creditnota s daarop als inkomende handelingen aankopen Dit zijn de bedragen die u aan uw EU leveranciers betaalt U moet hierop zelf de verschuldigde BTW berekenen en aangezien het hoogste BTW percentage 21 is kan de verschuldigde BTW niet meer dan 21 zijn van het aan uw leveranciers te betalen bedrag voor de diensten en of de goederen Als vak 84 een bedrag van 1 350 euro vermeldt voor de intracommunautaire verwervingen en voor de ABC verkopen en vak 86 creditnota s daarop 350 euro vermeldt dan is die grondslag 1 350 350 1 000 euro te betalen aan uw EU leveranciers De door uzelf aan te rekenen verschuldigde BTW van vak 55 bedraagt bij toepassing van het hoogst mogelijke BTW percentage van 21 op die 1 000 euro dan maximaal 210 euro Zou deze méér zijn dan 210 62 272 euro dan is uw BTW aangifte mogelijk niet juist tenzij er rekening werd gehouden met ontvangen creditnota s van voorgaande tijdvakken Het bedrag kan wel lager zijn dan 210 62 148 euro aangezien mogelijk een kleiner percentage 6 of 12 van toepassing is of zelfs 0 00 als er een herziening van BTW in vak 61 plaatsvond

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/BHControles.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • SDP's ActaLibra downloadpagina
    kan u nu ook in PDF vorm krijgen U kan die dan altijd opslaan doorzoeken afdrukken of doorsturen o In de boekhouding worden alle rapporten van de kwartaal en jaarafsluiting samen in één PDF bestand geplaatst Dit is een uite0072st handige methode PDF is doorzoekbaar om de boekhouding te archiveren Direct openen bv in Acrobat Reader van het PDF bestand na het opmaken ervan Het PDF bestand kan direct als bijlage in een nieuw e mailbericht worden geplaatst De standaardmogelijkheid om te zoeken in een PDF bestand PDF bestanden kunnen met gratis PDF readers gelezen worden op alle computers Volgende opties zijn via één venster in te stellen o U kan een leeswachtwoord instellen voor elk PDF bestand o U kan beletten dat een PDF bestand kan afgedrukt worden o U kan beletten dat men delen van de tekst uit het PDF bestand kan kopiëren o Elk PDF document kan mbv hoge encryptie worden beveiligd Ook buiten ActaLibra kan u alle documenten zoals Word of Excel documenten in PDF opslaan met behulp van ActaLibra PDF Writer Daarbij kan u ook nog volgende mogelijkheden gebruiken o U kan een tweede PDF bestand als achtergrond instellen bv voor het plaatsen van een

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/PDFWriterInfo.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.19
    Code de la TVA Les règles importantes Depuis le 1er janvier 2013 les factures électroniques et papier sont équivalentes La forme matérielle n a plus d importance C est le contenu qui doit être conforme aux règles du Code civile de la TVA La façon de délivrer et de recevoir la facture est déterminante pas la forme L accord du client pour recevoir les factures électroniquement est toujours indispensable mais moins formel Il suffit de prévoir un formulaire à remplir dans lequel le client se déclare d accord de recevoir les factures sous forme électronique Le client peut alors indiquer sur ce formulaire l adresse e mail à utiliser pour l envoi de la facture électronique Plus loin sur cette page vous verrez à quel endroit dans Actalibra vous pouvez noter cette adresse e mail Rien ne change en ce qui concerne le devoir de conservation des factures sortantes Dans ActaLibra vous pouvez sauvegarder les factures en tant que fichier PDF dans une archives électronique notamment sous T Arch Fact Cette archive peut remplacer le classement papier Rien ne change en ce qui concerne le devoir de conservation des factures entrantes Chaque facture reçue doit être conservée art 60 1 Code civil de la TVA Ici nous conseillons de les conserver dans une archive papier même si vous recevez des factures sous forme électronique par e mail ou fax La conservation papier est obligatoire en territoire belge Par contre la conservation sous forme électronique peut se faire hors territoire belge à condition d assurer un accès complet en ligne à partir de la Belgique Le délai de conservation est de 7 ans à partir du 1 er janvier qui suit la date de la délivrance de la facture L intégrité du contenu et la lisibilité doivent être garanties ActaLibra vous livre une facture électronique sous forme de fichier de type PDF A qui peut être sécurisé contre toute modification à l aide d un mot de passe et de cryptage Il faut également garantir l authenticité de l origine jusqu à la fin du délai de conservation ActaLibra vous aide en reprenant dans les caractéristiques du fichier PDF le nom et la commune du fournisseur ainsi que le journal et le N de la pièce comptable originale Cette info permet de montrer l authenticité en collaboration avec le fournisseur Condition pour factures sous forme de fichier PDF Pour pouvoir émettre des factures sous forme de fichier PDF à partir d ActaLibra vous devez disposer de notre module optionnel ActaLibra PDF Writer Si vous ne disposez pas de ce module contactez le Helpdesk ActaLibra Produire la facture sous format électronique Pour imprimer vos factures utilisez le bouton d imprimante comme avant en haut dans la fenêtre sous l onglet Décompte ou dans la fenêtre de la pièce comptable Après l installation de la nouvelle version vous obtenez après avoir cliqué sur le bouton Imprimer la fenêtre suivante Sélectionnez la deuxième option pour obtenir une facture électronique En bas de la fenêtre vous pouvez cocher l option de ne plus poser cette question dans le futur Si plus tard vous changez d avis et voulez cocher l option papier il suffit de faire un Ctrl clic sur le bouton Impression pour revoir apparaître cette fenêtre avec les deux options L Option 2 ouvre la fenêtre suivante Cette fenêtre permet de Naviguer entre les factures d un même journal Enregistrer chaque facture sous forme de fichier PDF sécurisé Ouvrir et ou envoyer la facture par e mail En haut de la facture vous voyez sélectionnée par défaut la facture à partir de laquelle vous avez utilisé le bouton Impression A l aide des deux flèches vous pouvez rapidement accéder à une facture suivante ou précédente du même journal à produire Dans la zone du milieu de la fenêtre sous l intitulé Produire PDF vous retrouvez les options classiques comme pour l impression sur papier y compris le bouton mise en page pour modifier la mise en page de la facture Produire le PDF Via un clic sur le bouton Produire PDF la facture sélectionnée est produite sous forme de fichier PDF et enregistrée dans l archive électronique Cette archive électronique se trouve sur votre serveur sous le répertoire Windows T Arch Fact Un sous répertoire y est créé par année et puis plus loin dans l arborescence un sous répertoire par journal Tant qu ActaLibra est occupé à re produire le PDF le champ en bas de fenêtre sous l intitulé Délivrer le PDF vous indique que le fichier n existe pas encore Dès que le fichier est créé vous voyez le chemin d accès vers ce fichier affiché Le bouton Explorateur Windows à droite vous permet d ouvrir le répertoire Windows dans lequel est enregistré le fichier PDF Ceci peut être utile si vous voulez imprimer ou envoyer toute une série de factures sous forme de fichier Délivrer le PDF Sous l intitulé Délivrer le PDF vous trouvez deux options la première est d imprimer le fichier PDF produit sur papier Avec cette option cochée c est le bouton Ouvrir PDF qui apparaît Ceci ouvre votre facture dans votre lecteur de fichier PDF habituel Adobe Reader ou Nitro Reader par exemple Vous voyez dans votre lecteur de fichier PDF que le fichier PDF produit par ActaLibra est un fichier sécurisé contre toute modification et annotations Il a également été pourvu d informations la référence de l étude et une référence à la pièce comptable originale Vous pouvez alors imprimer cette facture à partir de votre lecteur de PDF Acrobat Reader ou autre La deuxième option est d envoyer le fichier PDF produit par e mail délivrer Dans ce scénario vous pouvez saisir l adresse e mail du destinataire Si vous voulez utiliser cette adresse là systématiquement pour la délivrance de factures électroniques à ce client vous pouvez en faire une adresse e mail nommée EFACT Cochez l option à gauche de l adresse saisie ActaLibra retient cette adresse pour l envoi des prochaines factures électroniques à ce client Après confirmation cette adresse est automatiquement inscrite comme adresse EFACT sous l onglet Contacts de la fiche personne ActaLibra proposera cette adresse là automatiquement pour l envoi de la prochaine facture pour ce client Un clic sur le bouton Envoyer PDF ouvre un nouveau message dans Outlook avec votre PDF en pièce jointe L adresse du destinataire est déjà remplie pour vous Si vous créez une signature supplémentaire dans Outlook vous pouvez l utiliser pour prévoir un petit texte à insérer à l envoi de chaque facture L objet du message est édité automatiquement Si vous le désirez vous pouvez construire un autre message automatique via un paramètre du logiciel efact onderwerpformaat voir gestionnaire ActaLibra ActaLibra Frais d acte Fixer les provisions L Administration stipule une nouvelle fois et clairement dans un document publié récemment que les frais d inscription de transcription ou de radiation hypothécaire qui ont étés portés en compte au client par le notaire sont considérés comme débours dans le sens de l article 28 5 du Code civil de la TVA à condition que ces débours aient été portés en compte pour le montant correct Si le montant compté au client n était pas le montant correct ces frais tombent en principe sous la base d imposition et le notaire doit par conséquent acquitter la TVA sur le montant total Une nouveauté est que l Administration admet que lorsque le montant des frais d inscription de transcription ou de radiation d hypothèque ne sont pas encore connus définitivement pour leur montant exact au moment où ils sont facturés ou portés en compte aucune régularisation ne doit être effectuée pour autant que le montant facturé ou porté en compte initialement au client ne dépasse pas de plus de 5 EUR leur montant réel Décision TVA n E T 123 376 dd 31 01 2013 fisconetplus be ActaLibra vous facilite la tâche pour régler la différence entre les frais comptés et les frais réels Allez sous l onglet Décompte de la FFA Le montant à régler est calculé pour vous en comparant les frais réels aux montants des provisions fixées Ces provisions fixées sont inscrites en bas à gauche dans la fenêtre sous l onglet Calcul de la FFA Pour éviter d oublier de fixer les provisions et d ainsi vous empêcher de régler les différences puisque ActaLibra ne peut alors pas faire le calcul le logiciel fait un contrôle automatique lors de la facturation de la FFA ActaLibra vous propose de fixer les montants provisionnés ActaLibra Compta Meilleur lien entre les débours et les factures Depuis 2012 les débours et les frais sous base d imposition BDI sont inscrits dans différents journaux dans la compta ActaLibra Les frais imposables sont inscrits dans un facturier tandis que les débours sont inscrits hors facturier d habitude dans le journal AKTE Par contre on veut également voir ces frais de débours affichés sur la facture Lors de la facturation d une feuille de frais d acte ActaLibra fait un lien automatique des écritures pour les débours avec la facture Au début il existait quelques soucis avec ce lien automatique Notamment quand on avait d abord comptabilisé les frais réels de l enregistrement et qu on ne facturait le reste que plus tard Dans un tel cas les frais réels comptabilisés antérieurement n étaient pas liés à la facture Ce lien devait se faire manuellement via Ctrl clic sur la pièce comptable Une nouveauté dans cette version est qu ActaLibra fait le lien automatiquement des frais réels comptabilisés pour des débours dès la première facturation d une FFA Ainsi vous n avez plus à le faire manuellement par après La fonction Ctrl clic reste disponible pour faire un lien manuellement ou pour supprimer un lien ActaLibra Compta Provisions et corrections comptabilisées séparément Normalement vous comptabilisez la FFA dès que possible après la passation de l acte Les montants provisionnés sont également comptabilisés à ce moment là Ces débours sont liés automatiquement à la facture avec le montant de la provision Quand plus tard vous comptabilisez les frais réels pour ces débours au retour de l acte de l enregistrement ActaLibra ne comptabilise plus que la différence entre le montant des frais réels et le montant provisionné Par contre si vous avez comptabilisé les frais réels avant de facturer la FFA pour les droits d enregistrement payés par exemple ces frais réels sont comptabilisés en tant que montant unique puisque avant aucun montant de provision n avait été comptabilisé Lors de la comptabilisation de la FFA plus tard il n était plus possible de mentionner uniquement le montant de provision sur la facture puisqu il n existait qu une seule écriture notamment celle des frais réels Cette version du logiciel vous aide dans un tel scénario et permet maintenant de voir mentionné par après niquement le montant de la provision sur la facture et ce sans aucune manipulation de plus Lors de la comptabilisation des frais réels le logiciel vérifie si la provision avait déjà été comptabilisée Si non le montant des frais réels est comptabilisé en 2 montants 1 Le montant provisionné affiché dans la pièce comptable avec prov comme la colonne Provision dans la FFA 2 La différence éventuelle entre la provision et le frais réel affiché avec ex Comptabilisation de 30 euros de frais réels alors que la provision n avait pas été comptabilisée Si la FFA n est que facturée plus tard la première facture ActaLibra liera automatiquement tous les montants de débours non liés à la facture excepté les écritures de différence celles avec la mention Dans l exemple ci dessus seule la première ligne 1 008 00 est liée à la facture Parce qu ActaLibra ne lie PAS les écritures de différence avec mention ce sont les montants de provision corrects qui sont mentionnés sur la facture dans ce scénario ActaLibra Compta Info supplémentaire sous l onglet Décompte Sous l onglet Décompte d une FFA vous trouverez plus d informations concernant les débours liés à une facture Pour chaque facture vous voyez maintenant affiché à droite de la colonne Tot Incl le total général colonne Tot Doc C est le montant total à payer qui est imprimé sur la facture Un Ctrl clic sur le bouton Écriture vous ouvre une fenêtre affichant un aperçu de toutes les écritures faites pour cette FFA Ici aussi vous voyez clairement que pour la comptabilisation des frais réels des droits d enregistrement deux lignes ont été inscrites d une part le montant provisionné de 25 euros d autre part la différence de 5 euros Seule la ligne comptabilisée du montant provisionné est liée à la facture Pour chaque montant provisionné comptabilisé la facture liée est affichée dans la colonne Genre Sur facture La ligne séparée contenant la différence comptabilisée avec l indication n est pas liée à la facture A reconnaître à la mention VS de v oor s chot ActaLibra Compta Neutraliser une facture de vente En cas d erreur lors de la facturation le bouton Correction va vous aider à corriger l écriture Si vous optez de neutraliser la facture comptabilisée par exemple parce que vous voulez facturer à plusieurs personnes les débours sont eux aussi neutralisés en même temps Après la neutralisation vous voyez la nouvelle situation affichée sous l onglet Décompte o Dans l exemple ci dessus vous voyez qu ActaLibra a ajouté une note de crédit pièce n FACT 2130036 La facture originale se réfère à la note de crédit o La note de crédit mentionne le même total général que la facture originale Ceci est dû au fait que pour la note de crédit aussi des écritures neutralisantes ont été comptabilisés Cela devient plus clair dans l aperçu des écritures pour cette FFA Ctrl clic sur le bouton Ecriture Dans l exemple ci dessus vous voyez les écritures neutralisantes dans les cadres oranges et rouges Une écriture a été ajoutée AKTE 2130249 pour neutraliser les débours liés AKTE 2130084 voir cadre vert Les lignes de l écriture neutralisante sont également liées à la nouvelle note de crédit FACT 2130036 o En bas de la fenêtre sous l onglet Décompte vous voyez qu après la neutralisation de la facture les débours également neutralisées sont immédiatement à nouveau comptabiliser Si vous retournez maintenant sous l onglet Calcul et vous cliquez sur Facturation vous voyez que les débours seront à nouveau comptabilisées Dans cette fenêtre vous pouvez encore indiquer un autre pourcentage ex 60 Non seulement pour les frais sous BDI les frais de débours provision seront eux aussi comptabilisés sous ce pourcentage ActaLibra Compta Corrections sur factures d achat Le même type de correction est dorénavant disponible pour les factures d achat Si vous ouvrez la fenêtre des écritures d achat et vous y sélectionnez ou recherchez une facture vous disposez également d un bouton Correction Un clic sur ce bouton vous ouvre la fenêtre suivante La première option vous permet de modifier le fournisseur Dans l exemple ci dessus l option est grisée parce que ce n est plus possible Vous voyez l explication affichée Si c est encore possible exemple ci dessous il suffit de modifier le fournisseur via les La deuxième option vous propose de neutraliser la facture d achat A utiliser par exemple si vous avez mal facturé avec un mauvais type de TVA par exemple Cette option vous permet de faire marche arrière et de refaire l écriture après la neutralisation de l écriture erronée La date de l écriture et l état définitif de la déclaration à la TVA et la clôture trimestrielle déterminent si l écriture neutralisante peut ou ne peut pas avoir la même date que l écriture à neutraliser o Tant qu il est possible de neutraliser l écriture avec la même date ActaLibra va neutraliser la facture en utilisant une facture d achat avec des montants négatifs De cette façon la deuxième écriture neutralise véritablement la première y compris les chiffres pour la déclaration à la TVA La neutralisation fait donc disparaître la facture de la déclaration Les cases TVA concernées sont les mêmes dans les deux écritures Les montants négatifs neutralisent les montants positifs Dans un tel cas vous voyez ce commentaire pour cette option o Si ActaLibra doit neutraliser dans une période suivante parce que la déclaration à la TVA est déjà définitive ou la clôture trimestrielle est faite l écriture est faite sous forme de note de crédit Dans la pièce de correction le type de comptabilisation est donc inversé une facture devient une note de crédit et vice versa Dans ce cas ci les cases TVA sont bel et bien différentes Vous voyez la mention Dans une future version nous prévoyons de vous offrir l option de pointer l écriture de la facture erronée vis à vis de l écriture neutralisante La troisième option vous offre de modifier le compte de l écriture de contrepassation par ligne Il suffit de saisir ou de chercher un autre compte N est accessible que pour les gestionnaires de la compta et à condition que la période concernée soit encore ouverte ActaLibra Compte Décompte confraternel Via l onglet Honoraires à payer onglet de la FFA vous pouvez calculer les honoraires à payer au confrère intervenant Vous pouvez ici attribuer le pourcentage des honoraires désiré ou même un montant fixe Cet onglet vous permet également d imprimer un décompte confraternel et de comptabiliser la facture pour honoraires payés Pour être sûr que le confrère intervenant vous délivre une facture correcte après intervention vous pouvez lui remettre un décompte confraternel au moment de l intervention Depuis l introduction des nouvelles règles concernant la facturation dès janvier 2013 il est devenu plus simple de travailler avec des factures électroniques entre confrères Une des conditions pour pouvoir délivrer la facture sous forme électronique est de disposer de l accord du client Puisque pour le paiement des honoraires vous êtes le client nous avons prévu la fonctionnalité suivante Avec l option cochée et l adresse

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/RelNotes55021_FR.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.21
    de belangrijkste regels De materiële vorm heeft geen belang meer De inhoud moet voldoen aan de voorwaarden vastgesteld in de Btw wetgeving De wijze van uitreiken en ontvangen is bepalend niet de vorm Het akkoord van de klant om facturen elektronisch te willen ontvangen is nog steeds nodig maar een pak minder formeel Zo kunnen we bv een eenvoudig invulformulier voorzien waarin de cliënt zich akkoord verklaart om de factuur elektronisch te willen ontvangen Daarop kan de cliënt gelijk ook het e mailadres vermelden naar waar de factuur mag worden ge e maild Verderop zien we waar we dat e mailadres in ActaLibra kunnen noteren Aan de bewaringsplicht voor uitgaande facturen wijzigt er niets In ActaLibra kunnen we de facturen nu als PDF bestanden opslaan in een elektronisch archief onder T Arch Fact Dat kan de papieren klassement voor uitgaande facturen vervangen Ook voor de inkomende facturen verandert er niets aan de bewaringsplicht Elke ontvangen factuur moet worden bewaard art 60 1 W Btw Hier adviseren we dat u deze in een papieren archief bewaart ook al ontvangt u de factuur langs elektronische weg bv e mail of fax De papieren bewaring is verplicht binnen Belgisch grondgebied In tegenstelling tot de papieren bewaring mag de elektronische bewaring ook buiten het Belgische grondgebied gebeuren op voorwaarde dat er in België een volledige online toegang tot de betrokken gegevens kan worden verzekerd De bewaringstermijn bedraagt 7 jaar vanaf 1 januari volgend op de datum van uitreiking De integriteit van de inhoud en de leesbaarheid moeten gewaarborgd blijven ActaLibra zorgt er alvast voor dat de in elektronische vorm opgemaakte factuur hieraan voldoet door te werken met de PDF A standaard en de PDF documenten tegen elke wijziging te beveiligen via een wachtwoord en encryptie Ook de authenticiteit van de herkomst moet gewaarborgd tot het einde van de bewaringstermijn ActaLibra helpt hierbij door in de achterliggende kenmerken van de PDF facturen de naam en standplaats van de leverancier te vermelden evenals het oorspronkelijke dagboek en boekstuknummer Via deze info kan meestal in overleg met de leverancier de authenticiteit gemakkelijk worden aangetoond Voorwaarde voor gebruik Om in ActaLibra elektronische facturen te kunnen opmaken moet uw beschikken over de optionele module ActaLibra PDF Writer Zo nodig kunt u dat bestellen door contact te nemen met de ActaLibra helpdesk Facturen elektronisch opmaken Om onze facturen af te drukken gebruiken we zoals voorheen de Print knop bovenaan het tabblad Afrekening of in het venster van het boekstuk Na installatie van deze versie krijgt u bij het aanklikken van deze Print knop eerst volgend keuzevenster te zien Voor elektronische facturatie kiezen we optie 2 Merk op dat je ook deze keuze kan vastleggen door het vinkje bij Deze vraag in de toekomst niet meer stellen AAN te vinken Mocht je later dan toch nog de oude klassieke factuurafdruk opnieuw willen gebruiken volstaat het met Ctrl Klik te klikken op de Print knop voor facturatie Optie 2 opent onderstaand venster Via dit venster kunnen we Snel overheen de facturen in een zelfde journaal navigeren Elke factuur als een beveiligde PDF opslaan Elke factuur openen en of e mailen Bovenaan dit venster wordt standaard de factuur geselecteerd van waarop we de print knop hadden aangeklikt Met de twee pijltjes knoppen kunnen we snel naar de Vorige Volgende factuur binnen het zelfde dagboek navigeren In het middelste deel van dit venster onder PDF maken vinden we de zelfde als de klassieke afdruk opties voor facturen terug Ook de layout knop is beschikbaar om zo nodig de lay out en opmaak van de factuur bij te sturen PDF Maken Via de knop PDF maken wordt van de geselecteerde factuur een PDF document gemaakt en in het archief geplaatst Dat archief bevindt zich in de Windows map T Arch Fact Onder die map wordt automatisch een submap per jaar gemaakt en daaronder een submap per journaal of dagboek Zolang ActaLibra bezig is met het her opmaken van de PDF staat onderaan onder PDF uitreiken dat de PDF nog niet bestaat Eenmaal de PDF is gemaakt staat daar een verwijzing naar het PDF bestand en kunnen we gebruik maken van de mogelijkheden tot uitreiken De verkenner knop rechts van de bestandsnaam opent de Windows map waarin het aangegeven PDF document is opgeslagen Dat kan handig zijn wanneer u bv eerst een hele reeks facturen als PDF hebt opgemaakt en u ze dan in groep wilt openen en of afdrukken PDF uitreiken Een eerste optie om een als PDF opgemaakte factuur uit te reiken is ze af te drukken op papier Bij deze keuze krijgen we de knop PDF Openen Die opent de PDF versie van de factuur in de gebruikelijke PDF reader applicatie zoals Adobe reader of Nitro Reader Vanuit onze PDF reader kunnen we ook vaststellen dat de PDF wel degelijk is beveiligd tegen wijzigingen en notities en werd voorzien van de kantoorreferentie en een verwijzing naar het originele boekstuk We kunnen de factuur ook vanuit deze PDF viewer afdrukken De tweede optie is het per e mail versturen uitreiken van de factuur In dit scenario moet je onderaan het e mailadres van de bestemmeling aangeven We kunnen er ook voor zorgen dat er voor deze cliënt een specifiek e mailadres wordt genoteerd voor het elektronisch afleveren van de facturen Dat e mailadres noemen we het EFACT e mailadres Wanneer er geen gekend EFACT e mailadres voor deze cliënt gekend is kunnen we het hier gekozen ingetypt e mailadres direct als EFACT adres bewaren voor deze cliënt Dat doen we via het vinkje links van het e mailadres Na bevestiging wordt dat e mailadres automatisch als EFACT genoteerd in het tabblad contacten van de persoonsfiche Bij een volgende elektronische uitreiking voor deze cliënt zal ActaLibra dan standaard dit e mailadres voorstellen Via de knop PDF Mailen kom je in Outlook terecht waar de factuur PDF als bijlage in een nieuwe e mail klaar staat voor verzending Ook de bestemmeling is al ingevuld Door een extra e mail handtekening te voorzien kan je een standaard tekst maken die je snel bij elke te versturen factuur kunt gebruiken Het automatisch opgemaakte onderwerp van deze e mail kan zo nodig anders worden samengesteld Dat is instelbaar via de softwareparameter efact onderwerpformaat zie beheerder ActaLibra Aktekosten Provisies vastleggen In een recent gepubliceerde administratieve beslissing stelt de Administratie nogmaals duidelijk dat de hypothecaire kosten van inschrijving overschrijving of doorhaling die door de notaris aan zijn klant in rekening worden gebracht aangemerkt worden als een voorschot in de zin van artikel 28 5 van het Btw Wetboek op voorwaarde dat ze voor het juiste bedrag worden doorgerekend Indien de kosten niet voor het juiste bedrag aan de klant worden doorgerekend vallen deze in principe in de maatstaf van heffing en moet de notaris bijgevolg de btw over het totaal doorgerekende bedrag voldoen Nieuw is dat de Administratie nu heeft beslist dat wanneer het bedrag van de hypothecaire kosten van inschrijving overschrijving of doorhaling op het tijdstip van de facturering of doorrekening ervan nog niet definitief en voor het juiste bedrag gekend is er geen regularisatie moet worden verricht voor zover het oorspronkelijk aan de klant gefactureerd of doorgerekend bedrag ten hoogste 5 EUR meer bedraagt dan het werkelijk bedrag In dat geval zal het oorspronkelijk aan de klant gefactureerd of doorgerekend bedrag niet aan de btw onderworpen zijn Adm Beslissing nr E T 123 376 31 januari 2013 fisconetplus be Met ActaLibra is het weinig werk eventuele verschillen vlot af te rekenen Via het tabblad Afrekening van het AKB wordt het eventueel af te rekenen verschil berekend door de werkelijke kosten te vergelijken met de vastgelegde provisies Die vastgelegde provisies worden links onderaan het tabblad Berekening bijgehouden Om te vermijden dat u vergeet deze geprovisioneerde bedragen vast te leggen en daardoor later niet kunt afrekenen omdat ActaLibra het verschil dan niet kan maken wordt nu automatisch bij het factureren van een AKB gecontroleerd en stelt ActaLibra voor om dan alsnog de provisies vast te leggen ActaLibra Boekhouding Voorschotten beter gekoppeld aan de facturen Sedert 2012 worden voorschotten en kosten onder maatstaf van heffing MVH door ActaLibra bij facturatie in verschillende journalen geboekt De kosten waarop Btw verschuldigd is komen in een facturenboek terecht terwijl de voorschotten buiten de facturenboeken worden geboekt meestal in het journaal AKTE Toch willen we bij het afdrukken van een factuur ook de gerelateerde kosten die onder de voorschotregeling vallen mee afdrukken Bij het factureren van een AKB zorgt ActaLibra er automatisch voor dat die voorschot boekingen gekoppeld worden aan de factuur Daar waren in het verleden echter wat ongemakken mee zoals wanneer men bv eerst de werkelijk betaalde registratierechten boekte en pas nadien de rest van de kosten factureerde In zo n geval werden de eerst geboekte registratierechten niet gekoppeld aan de factuur en moesten we die koppeling met de hand leggen via Ctrl Klik op knop Boekstuk Nieuw in deze versie is dat ActaLibra bij de eerste facturatie van een AKB ook de reeds eerder geboekte werkelijke kosten voor voorschotten toch automatisch koppelt aan de factuur Dit zal ervoor zorgen dat het achteraf met hand koppelen van voorschotten zo goed als nooit meer hoeft te gebeuren maar het koppelen of ontkoppelen kan nog steeds zoals voorheen via Ctrl Klik ActaLibra Boekhouding Provisies en correcties worden apart geboekt Dit sluit aan op het voorgaande zie voorschotten op de facturen Normaal gezien wordt zo snel mogelijk na het verlijden van de akte het AKB gefactureerd Daarbij worden de geprovisioneerde bedragen voor voorschotten mee geboekt Die voorschotten worden dan vanzelf gekoppeld aan de factuur met het provisiebedrag Wanneer we dan later de werkelijke kosten inboeken voor die voorschotten zoals wanneer de akte terugkeert van de Registratie boekt ActaLibra enkel nog het verschil tussen de werkelijke kost en de reeds eerder geboekte provisie Wanneer men echter nog vóór het factureren van het AKB eerst de werkelijke kosten voor voorschotten boekt bv de betaalde registratierechten werd die werkelijke kost als enig bedrag geboekt aangezien er voorheen nog geen enkel provisie bedrag was geboekt Wanneer he AKB dan daarna werd gefactureerd lukte het niet meer om van de voorschotten enkel het geprovisioneerde bedrag te vermelden op de factuur omdat er maar één voorschotboeking was nl die ene boeking van de volledige werkelijke kost In deze versie is er nu voor gezorgd dat het ook in zo n scenario toch lukt om ook achteraf enkel het geprovisioneerde bedrag van de voorschotten te laten vermelden op de factuur En dat zonder enige extra handeling Bij het boeken van werkelijke kosten wordt er nl geverifieerd of de provisie al werd geboekt en zo niet wordt die werkelijke kost geboekt als 2 bedragen nl 1 het provisiebedrag in de boeking aangegeven met prov zoals in de kolom Provisie op het AKB 2 het eventuele verschil tussen de provisie en de werkelijke kost in de boeking aangegeven met bv Bij het boeken van 30 werkelijke kost terwijl de provisie nog niet was geboekt Wanneer het AKB dan toch pas later wordt gefactureerd de eerste factuur zal ActaLibra alle nog niet gekoppelde voorschotten uit dat AKB behalve de verschil boekingen dus die met de automatisch koppelen aan de geboekte factuur Dus enkel de eerste lijn uit bovenstaand voorbeeld is gekoppeld aan een factuur En net door die verschil boekingen niet te koppelen die met de aanduiding worden ook in dit scenario toch de correcte bedragen voor voorschotten nl de provisie bedragen op de factuur vermeld ActaLibra Boekhouding Meer info via tabblad Afrekening Op het tabblad Afrekening van een AKB krijgen we nog meer duidelijkheid wat de gekoppelde voorschotten op een factuur betreft Bij elke factuur staat nu naast het Totaal Incl nu ook het algemeen totaal kolom Alg Tot vermeld Dat is het totaal te betalen bedrag dat op de factuur wordt afgedrukt Via Ctrl Klik op de knop Boekstuk zien we het overzicht van alle boekingen die voor dat AKB zijn geboekt Ook hier zien we nu duidelijk dat er bij het boeken van de werkelijke kost voor de registratierechten twee lijnen zijn geboekt enerzijds het geprovisioneerde bedrag van 25 en anderzijds het verschil van 5e en dat het enkel de geboekte lijn met het provisiebedrag is gekoppeld aan de factuur Bij elk geboekt voorschot bedrag staat de gelinkte factuur vermeld in de kolom Aard Op factuur De aparte lijn waarop het verschil is geboekt die lijn met de aanduiding is niet gekoppeld aan een factuur Dat is te zien omdat er VS van v oor s chot staat vermeld en geen link naar een factuur ActaLibra Boekhouding Neutraliseren van verkoopfacturen Als we ons dan toch vergist hebben bij het factureren dan hebben we de knop Correctie Wanneer we nu opteren om de eerder geboekte factuur te neutraliseren omdat we bv willen factureren over meerdere partijen dan worden nu ook de gekoppelde voorschotten mee geneutraliseerd Onmiddellijk na het neutraliseren krijgen we op het tabblad Afrekening de nieuwe situatie te zien o In bovenstaand venster zien we dat ActaLibra een creditnota heeft toegevoegd boekstuk FACT 2130017 De oorspronkelijke factuur verwijst naar die creditnota o Bij de creditnota wordt het zelfde algemeen totaal vermeld als op de oorspronkelijke factuur Dat komt omdat ook voor de creditnota neutraliserende voorschotten zijn geboekt Dat zien we beter wanneer we nogmaals met Ctrl Klik op de knop Boekstuk alle boekingen voor dit AKB bekijken De door de neutralisatie toegevoegde boekingen staan hier met de oranje kaders aangegeven Er is dus eveneens een boeking toegevoegd AKTE 2130047 om ook het gekoppelde voorschot lijn 1 van boekstuk AKTE 2130032 zie geel kader te neutraliseren En lijn 1 van die neutraliserende voorschotboeking wordt ook gekoppeld aan de nieuwe creditnota FACT 2130017 o Onderaan het tabblad Afrekening zien we na het neutraliseren van de factuur onmiddellijk dat ook de nu geneutraliseerde voorschotten opnieuw te boeken zijn Dus wanneer we nu terugkeren naar het tabblad Berekening en daar klikken op Facturatie dan zien we dat ook de voorschotten opnieuw zullen geboekt worden Nu kunnen we hier bv een ander percentage aangeven bv 60 waardoor niet enkel de kosten onder MVH maar ook de voorschotten volgens dat percentage zullen geboekt worden ActaLibra Boekhouding Correcties op aankoopfacturen Ook bij aankoopfacturen zijn nu gelijkaardige correctiemogelijkheden voorzien als voor verkoopfacturen Wanneer we het venster met de aankoopboekingen openen en daar een factuur selecteren of zoeken dan hebben we nu onderaan ook een Correctie knop Via deze knop komen we op onderstaand correctievenster terecht Als eerste mogelijke correctie kunnen we de leverancier wijzigen In bovenstaand voorbeeld is dat niet meer mogelijk en ook de reden daarvoor wordt aangegeven Kan dat wel nog dan volstaat het een andere leverancier kiezen Als tweede mogelijke correctie kunnen we de aankoopfactuur neutraliseren Dat kan handig zijn wanneer we een aankoopfactuur eerst helemaal verkeerd hebben geboekt bv met een verkeerd Btw type Dan is het eenvoudig om via deze optie alles volledig om te keren en de factuur daarna opnieuw te boeken Afhankelijk van de boekingsdatum en van reeds definitieve Btw aangiftes en kwartaalafsluitingen kan de neutraliserende boeking door ActaLibra al dan niet op de zelfde datum als de te neutraliseren boeking worden geplaatst o Zolang het nog mogelijk is om te neutraliseren op de zelfde datum zal ActaLibra een aankoopfactuur neutraliseren met een aankoopfactuur met negatieve bedragen Op deze manier heft de ene boeking de andere volledig op ook wat de cijfers op de Btw aangifte betreft Zo n neutralisering doet een factuur dus verdwijnen van de btw aangifte De betrokken Btw vakken zijn dan immers de zelfde in de twee boekingen en de omgekeerde bedragen heffen mekaar zo dus op In dit geval wordt de volgende toelichting getoond o Wanneer ActaLibra moet neutraliseren in een volgende periode omdat er al een definitieve Btw aangifte of kwartaalafsluiting bestaat wordt een aankoopfactuur tegen geboekt als aankoop creditnota en omgekeerd Dus in de correctieboeking wordt de AARD van de boeking omgekeerd factuur wordt creditnota of omgekeerd waardoor de Btw vakken van beide boekingen wel verschillen In dit geval wordt de volgende toelichting getoond In een latere versie zal het mogelijk zijn de twee boekingen de foute aankoopfactuur en de neutraliserende boeking gelijk ook tegenover mekaar af te punten Als derde mogelijke correctie kunnen we nog de tegenboekingsrekening wijzigen per lijn Hier volstaat het een andere rekening te kiezen of te zoeken Dit is enkel toegelaten voor beheerders én enkel mogelijk indien de betrokken periode nog open is ActaLibra Boekhouding Confraternele afrekening Via het tabblad Afrekening onderaan het AKB kunnen we gemakkelijk berekenen welke bedragen we voor een tussenkomst aan een confrater zullen betalen Daarbij kunnen we een bepaald percentage van de totale erelonen of een vast bedrag toekennen Verder kunnen we via dit tabblad een confraternele afrekening afdrukken en de ontvangen factuur voor de te betalen erelonen boeken Om ervoor te zorgen dat de betrokken confrater s u na de tussenkomst een correcte factuur bezorgen die in overeenstemming is met de hier berekende te betalen erelonen kunnen we best een confraternele afrekening opmaken en die met de confrater s meegeven op het moment van de tussenkomst Met de introductie van de nieuwe wetgeving rond facturatie vanaf 1 januari 2013 is het gemakkelijker geworden om ook onder notarissen met elektronische facturen te werken Eén van de voorwaarden om facturen elektronisch te mogen uitreiken is het akkoord van de cliënt Aangezien u voor deze te betalen erelonen zelf de cliënt bent hebben we volgende mogelijkheid voorzien Via deze optie wordt volgende vermelding toegevoegd op de confraternele afrekening Hiermee geven we aan de confrater s toestemming om hun factuur elektronisch over te maken dus per email De email adressen in de bijhorende keuzelijst zijn die van de notarissen en van de medewerkers die toegang hebben tot de module boekhouding Bij ontvangst van de factuur kunnen we die te betalen erelonen best boeken vanop dit zelfde tabblad via de knop Boek AK factuur voorheen stond hier iets anders De voordelen van deze piste te volgen zijn dat u tegelijk een onverzicht blijft houden op alle te betalen erelonen voor tussenbkomsten waarvoor u de factuur nog moet krijgen en dus nog betalen

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/RelNotes55021.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.19
    AKB toevoegen Indien u ook voor Belgisch Staatsblad BS Moniteur Belge MB de werkelijke kosten opvolgt dan kunt u daarin nu ook voorafgaandelijke werkelijke kosten boeken Bij het toevoegen van een nieuw AKB is het venster waarin u de basisparameters invoert standaard iets breder gemaakt Zo worden parameters met een langere omschrijving beter weergegeven Dit venster kan ook met de hand breder worden gesleept Boekhouding Facturatie Afdruk verkoopfactuur De vermelding Duplicaat wordt NIET meer in het VET gedrukt om plaats te sparen Het kader met o a de factuurreferentie rechtsboven de factuurafdruk werd terug iets smaller gemaakt Op sommige printers kwam dat te veel naar rechts en werd afgeknipt bij afdruk Boekhouding Verbeteringen Diverse correcties in module Boekhouding Bij de ingave van een aankoop creditnota met medecontractant werd het BTW percentage ten onrechte op 0 gezet Nu blijft het 21 Bij het openen van een cheque boeking werd de afpuntlink fout bepaald Dit werd rechtgezet Scan Document center Scan Document center ActaLibra Scan Document center is een optionele module waarmee u gescande documenten gemakkelijk kan bewerken verwerken en klasseren in ActaLibra ActaLibra Scan Document Center sluit aan op tal van bestaande scanoplossingen gekoppeld met scanners of MFP s multifunctionals van diverse merken De meeste bestaande scanoplossingen schieten echter tekort in een sluitende integratie met ActaLibra ActaLibra Scan Document Center vervult deze rol met glans Meer weten over de module Scan Document Center Klik hier In deze patch werden o a volgende zaken gewijzigd toegevoegd Scan Document Center Als men vanuit het documenten overzicht naar het Scan venster doorklikt wordt de dossiercode mee getoond hoewel dit document niet noodzakelijk is geklasseerd via het Scan venster Indien men de bestandsnaam aanpast wordt nu ook de koppeling aan het dossier bijgewerkt Indien het onderwerp overeen kwam met de bestandsnaam zonder pdf dan wordt

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/RelNotes55020.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.19
    het vinkje in de kolom V Vast aan te klikken Dat is echter nooit de bedoeling en zorgt ervoor dat het AKB ten onrechte als nog te factureren staat gekenmerkt Dit is nu verholpen De automatische patch van deze versie zorgt er bovendien voor dat eventuele dergelijke gevallen automatisch worden gecorrigeerd t t z het vinkje wordt AF gezet Boekhouding Correcties Correctie op verkoopfactuur Het wijzigen van de cliënt in een geboekte verkoopfactuur is niet meer mogelijk zodra de betrokken periode is afgesloten bv na het opmaken van de kwartaalstaat Bij het neutraliseren van een verkoopfactuur kon het voorkomen dat dit niet toegelaten werd omdat de boekingsdatum zich in een reeds afgesloten periode bevond of binnen een periode waarvoor de Btw aangifte al was opgemaakt Dat werd verholpen Bij het neutraliseren wordt hiermee nu automatisch rekening gehouden en zal de datum van het neutraliserende boekstuk automatisch toegekend worden rekening houdend met de beperkingen van afgesloten periodes bestaande Btw aangiftes en de regels van chronologie binnen facturenjournalen Boekhouding Facturatie Afdruk verkoopfactuur Lay out Om ook erg lange factuurnummers probleemloos op de factuur af te drukken werd wat extra ruimte in de koptekst voorzien Op facturen aan vennootschappen wordt nu steeds de vennootschapsvorm naast de naam vermeld Die vennootschapsvorm is instelbaar via de type keuzelijst op de persoonsfiche Het totaal van de factuur staat niet meer in het VET maar wel het totaal te betalen Extra toelichting Wanneer we bij een factuurboeking een toelichting plaatsen wordt die nu ook op de factuur afgedrukt Eerder werkte dit enkel bij creditnota s Deze toelichting komt onderaan de factuur onder Vermeldingen Vermelding notarieel fonds optioneel Indien er sprake is van een vermindering via het Notarieel Fonds kan je nu zelf kiezen om de vermelding daarover al dan niet mee af te drukken op de factuur was al zo maar nog niet gedocumenteerd Logo op factuur Er was een probleem met verschillende kantoor eigen logo s bij factuurafdruk Bij afdruk bleken die soms als zwarte rechthoek weergegeven te worden Het achterliggende probleem werd verholpen en nu kunt u makkelijker uw eigen logo gebruiken Een voorbeeld Zie ook uw eigen factuurlay out personaliseren Factuur afdrukken in PDF en e mailen Wanneer we bij het afdrukken van een enkele factuur opteren voor PDF afdruk krijgen we nu een beter passende documentnaam voorgesteld en wordt het PDF bestand automatisch in de map van het dossier geplaatst dagboek factuurnummer naam voornaam Wanneer we ervoor opteren om de factuur ook direct als bijlage te mailen kunnen we in Outlook het e mailadres uit de persoonsfiche in het AAN veld plakken m b v de Ctrl V toetscombinatie Boekhouding Verbeteringen Diverse correcties in module Boekhouding Bij het boeken van de terugbetaling van een af te rekenen verschil via banklijst liep er iets fout in kantoren waar men nog geen ActaLibra dossierboekhouding voert Dat is nu verholpen Deze patch zorgt er ook voor dat eventuele fout verwerkte betalingen automatisch worden gecorrigeerd Bij het automatisch boeken van een aankoopfactuur voor te betalen erelonen via het tabblad Te betalen erelonen onderaan het aktekostenblad werd voorheen niet gemeld onder welk aankoopfactuurnummer dat werd geboekt indien de factuur op naam van een associatie werd geboekt Dat is nu verholpen Zodra de boeking is gemaakt wordt zowel het boekstuknummer als de associatie gemeld Correcte weergave van knoppen bij ingave van betalingsopdrachten aan derden voor een cliënt Ging eerder mis wanneer het ingestelde rekeningnummer nog werd gewijzigd zo nodig wordt deze extra grootboekrekening voorzien 621030 Onvoldoende opleidings inspanningen De afdruk van een aktekostenbalans gaf een fout i g v sortering op het repertoriumnummer Dat is verholpen De achterliggende methode om te bepalen of er voor een bepaald aktekostenblad al dan niet nog moet geboekt gefactureerd worden is herzien Was nodig voor kantoren die na de overgang naar associatie of een andere vennootschapsvorm een nieuw boekhouddossier hebben gestart De ingebouwde controles die bepalen of een aankoopfactuur wel kan geneutraliseerd worden zijn wat versoepeld Zo kunnen nu ook foute boekingen met 0 Btw en regime Medecontractant toch geneutraliseerd worden De achterliggende mechanismen van het automatisch reorganiseren van aktekostenbladen werden nog verbeterd O a wordt het blokje BS enkel maar omgevormd naar BSNP indien men voor dat laatste de werkelijke kosten opvolgt Voorheen kon het voorkomen dat in een aankoopfactuur als Btw regime Buiten maatstaf stond aangegeven terwijl er toch boekingslijnen in voorkwamen die onder Btw regime Aankoop goederen Aankoop diensten of Aankoop investeringen vielen Deze patch zorgt ervoor dat dergelijke nog bestaande gevallen automatisch worden gecorrigeerd Buiten maatstaf wordt dan Binnenland Onderaan een journaal afdruk kon het voorkomen dat net boven de Btw samenvatting een laatste lijn van het journaal niet afgedrukt werd Dat is nu verholpen Indien bij opmaak van de Btw aangifte blijkt dat zowel vak 71 als vak 72 0 00 zijn dan wordt in het XML bestand dat wordt gebruikt voor het digitaal indienen van de Btw aangifte 0 00 ingevuld in vak 71 Anders lukt het immers niet om het bestand door te sturen Controle n 4 van de in de Btw aangifte ingebouwde controles werd versoepeld Bedrag in vak 87 enkel toegelaten indien er in Vak 56 of Vak 57 een bedrag staat Deze controle blokkeerde wanneer er ENKEL creditnota s en geen facturen werden opgemaakt onder het regime medecontractant Verbeterde afronding bij de automatische Btw centralisatie boeking Bij het versmelten van 2 persoonsfiches werden eventuele rubriekrekeningnummers niet overgezet Dat is vanaf nu wel het geval Bij ingave van een manuele factuur kan de cliënt ook via de code worden aangegeven gekozen In dat geval werd een eventueel Btw nummer ten onrechte niet in de factuur overgenomen Dit is verholpen In het overzicht van beschikbare cliëntjournalen wordt nu ook het laatste boekstuknummer en boekingsdatum getoond Dat maakt het eenvoudiger om een passend journaal te kiezen wanneer men een manuele boeking wenst toe te voegen Vanaf nu kunnen we van op de detaillijnen van een banklijst ook zoeken Ctrl F naar betalingsopdrachten waarbij een bepaalde boekhoudrekening werd aangegeven bv een 416 rekening gebruikt voor provisies aan

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/RelNotes55019.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.16
    niet meer gedaan via een creditnota maar door een extra aankoopfactuur waarin alle bedragen worden omgekeerd Dat zorgt ervoor dat geneutraliseerde aankoopboekingen niet meer voorkomen in de Btw aangifte Voorheen bleven de factuur en de correctie zichtbaar in de Btw aangifte omdat facturen en creditnota s in afzonderlijke vakken worden vermeld Deze gewijzigde aanpak bij het neutraliseren heeft geen effect meer op de vroeger geneutraliseerde boekingen Boekhouding Correcties Correctie op Verkoopfactuur Wanneer een te neutraliseren verkoopfactuur zich binnen een afgesloten of geblokkeerde periode bevindt kunnen we die nu toch neutraliseren Daarbij wordt immers automatisch rekening gehouden met de te respecteren chronologie voor facturatie en zal de boekingsdatum van de correctieboeking in een facturenboek aansluiten op de laatst geboekte factuur in een open periode Het wijzigen van de cliënt van een verkoopfactuur is niet meer mogelijk zodra de betrokken periode is afgesloten bv na het opmaken van de kwartaalstaat Boekhouding Correcties Extra correcties Met deze versie worden bijkomende mogelijkheden voorzien om correcties aan te brengen op reeds geventileerde boekstukken Wanneer er een fout lijntype staat in een aankoopboekstuk kan men nu toch een R zetten als het een R zou moeten zijn i g v geen Btw rekening dus verschillend van 498 en een B als het een B zou moeten zijn i g v een Btw rekening dus gelijk aan 498 De controle opsporing van dergelijke probleemgevallen bij het opmaken van de Btw aangifte werd ook verfijnd Boekhouding Btw Consulteren bestaande Btw aangifte Een foutje bij de weergave van de vak details van een eerder afgesloten Btw aangifte werd rechtgezet Een fout in de intracommunautaire opgave werd opgelost De bedragen van creditnota s worden nu afgetrokken en niet meer bijgeteld Boekhouding Facturatie Afdruk verkoopfactuur Vermelding i g v intracommunautaire factuur Wanneer er een IC intracommunautaire verkoopfactuur wordt geboekt en via BtwAard werd geboekt op vak 47 intracommunautair diensten da wordt vanaf nu een andere tekst op de factuur gezet nl Dienstverrichting niet onderworpen aan Belgische btw art 21 3 1 van het Wbtw Art 47 Richtlijn 2006 112 EG La prestation de services n est pas soumise à la TVA belge Art 21 3 1 du Code de la TVA Art 47 de la Directive 2006 112 CE Toelichting ook op facturen Een eventuele extra toelichting bij een factuurboeking wordt nu ook net als bij creditnota s op de factuur afgedrukt Aktekosten afrekenen Betaling aan derden bij afrekening Wanneer u bij het afrekenen koos voor een terugbetaling aan derden terugbetaling van globaal verschil via een banklijst was de Voltooi knop niet beschikbaar Dat werd verholpen Afrekening tussenkomst Voorstel Confraternele afrekening Onderaan het tabblad Te betalen erelonen kan via de knop Confraternele afrekening een document worden afgedrukt dat u als minuuthouder kan overhandigen aan de tussenkomende confraters met daarop de informatie die zij dienen te hanteren bij het opmaken van de factuur voor deze tussenkomst Vanaf deze release kunnen we de gemakkelijker de te vermelden titularis kiezen uit een lijstje Op de afdruk worden nu ook de te vermelden facturatiegegevens opgenomen

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/RelNotes55018.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive