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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.21
    plicht en dus geen Btw nummer hebben daar moet de persoonsfiche gecorrigeerd worden zodat er geen BE prefix voor het ondernemingsnummer staat en het Btw regime op RPR nummer zetten 3 Het laatste geval zijn bijvoorbeeld ondernemingen die pas werden opgericht en waar de facturen zijn gemaakt voor het Btw nummer was ingeschreven op de persoonsfiche maar nadien wel is ingevuld bij de persoon Hier moeten de facturen wellicht aangevuld worden met het Btw nummer en opnieuw afgedrukt worden en bezorgd aan de cliënt Ook van deze gevallen kunnen we via de knop Boekingen een gedetailleerd overzicht krijgen en vervolgens via de knop Boekstuk elk individueel boekstuk openen waar we zo nodig nog het Btw nummer kunnen instellen De snelste methode om het Btw nummer over te nemen in het boekstuk is in te tikken in het Btw nummer veld en met TAB het veld te verlaten en dan het boekstuk te bewaren met F9 Let wel het wijzigen of invullen van het Btw nummer verandert dus de factuur Raadpleeg bij twijfel zeker uw accountant Klantenlisting Oude gegevens uit een vorige boekhouding Via de knop Oude gegevens onderaan het overzicht komen we op de pagina waar we met de hand de mee te verwerken gegevens uit een vorige boekhouding kunnen intypen Dit is bedoeld voor kantoren die pas in de loop van het voorbije jaar met de ActaLibra boekhouding zijn van start gegaan Via deze pagina kunnen we alle facturen en creditnota s die in dat jaar nog in de vroegere boekhouding werden geboekt opsommen zodat ze mee worden verrekend in deze klantenlisting Kantoren die alle cliëntfacturen en creditnota s voor het betreffende jaar in de ActaLibra boekhouding hebben geboekt dienen dit niet te gebruiken Wie deze gegevens in een Excel rekenblad heeft verzameld kan de hulp van onze Helpdesk vragen om dit over te zetten naar de ActaLibra databank zodat u dit niet nog eens hoeft over te tikken Het geopende venster ziet er zo uit Volgens de klassieke werkwijze F7 F9 kunnen we hier met de hand al die oude cliëntfacturen eventueel getotaliseerd per Btw nummer invoeren We moeten zeker het jaar het Btw nummer de omzet excl Btw en het Btw bedrag van de factuur of facturen invoeren In de vrije toelichting kunnen we evt refereren naar het factuurnummer in de oude boekhouding Onderaan hebben we hier ook de knop Vorige om terug te keren naar het overzicht dat automatisch wordt bijgewerkt als er wijzigingen zijn aangebracht aan de oude gegevens Per Btw nummer worden de oudere boekingen geteld en ook dat aantal wordt dan vermeld in de kolom Oude Geg in het overzicht bv Klantenlisting Klantenlisting als Xml bestand opmaken De klantenlisting kan enkel als digitaal Xml bestand worden ingediend via de InterVat website van de FOD Financiën ActaLibra doet het nodige om de gegevens uit het overzicht correct te verpakken in zo n Xml bestand Met deze knop Verder komen we op volgende pagina Net zoals bij de Btw aangifte worden onze kantoorgegevens bovenaan vermeld Zorg ervoor dat die correct zijn ingesteld Met een klik op de knop Voltooi wordt het door te sturen Xml bestand opgemaakt Dat bestand wordt net zoals de Xml bestanden voor de Btw aangifte ondergebracht in de map T BtwTva Eventueel kunnen we via de knop Map kiezen een andere bestandslocatie aanduiden maar beter is de standaard aangegeven map te gebruiken Indien we het Xml bestand al eens eerder hadden opgemaakt krijgen we volgende vraag Zodra het bestand is opgemaakt ziet dit venster er als volgt uit Het Xml bestand werd klaargemaakt groen vinkje en nu kunnen we het met een simpele klik op de knop XML via mail naar bv de accountant e mailen Met de verkenner knop hogerop aangeduid in het oranje kadertje wordt de bestandslocatie geopend in de Windows verkenner Van daaruit kunnen we dit bestand ook zelf openen Probeer hierin in elk geval niets te wijzigen Daardoor zou het bestand ongeschikt worden om nog te kunnen doorsturen Met de knop naar InterVAT wordt de Intervat website geopend en kunt u het Xml bestand ook zelf uploaden Voor de daarbij te volgen werkwijze zie verder maar u kunt best ook uw accountant raadplegen Dit opent uw standaard browser op dit adres https ccff02 minfin fgov be intervat extra index do Onze ervaring was dat dit goed verloopt met de Internet Verkenner van Microsoft IE terwijl het een probleem gaf met Firefox Indien u als standaard browser niet met IE werkt kunt u ook manueel de Internet Verkenner openen en bovenstaand adres in de adresbalk plakken Wanneer u deze knop gebruikt dan zorgt ActaLibra ervoor dat de volledige bestandslocatie van het door te sturen Xml bestand op het Windows klembord wordt geplaatst U krijgt daarover de volgende melding Wanneer u dan op de InterVAT website via een Bladeren knop de plaats van het Xml bestand moet aanduiden kunt u dat eenvoudigweg door gebruik te maken van Ctrl V Klantenlisting Fouten bij het uploaden We merken dat er haast altijd foute Btw nummers in de gegevens zitten Zolang er foute Btw nummers in het bestand zitten wordt de online indiening volledig geweigerd U kan de fouten enkel in ActaLibra rechtzetten en dan het bestand opnieuw laten opbouwen door het programma Daarom adviseren we u om zelf het bestand online in te dienen Voor de te volgen online procedure op InterVat zie verder Bij het uploaden van het Xml bestand worden er verschillende controles uitgevoerd op de gegevens die in het Xml bestand zitten Wanneer er fouten worden aangetroffen wordt op de website aangegeven welke lijnen fouten bevatten Die fouten worden aangeduid met het lijnnummer en het Btw nummer Die fouten moeten dan eerst gecorrigeerd worden in ActaLibra Druk deze foutenlijst af en werk de fouten 1 voor 1 weg te beginnen met de laatste fout achterstevoren Bij het opbouwen van het Xml bestand kent ActaLibra aan elke verwerkte lijn een lijnnummer toe Zo kunnen we de probleemgevallen snel terugvinden Het probleem is meestal dat een Btw nummer weliswaar numeriek

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.61
    btwnummer werden verzameld kunnen worden gewijzigd of aangevuld Manuele wijzigingen worden en blijven gemarkeerd via een lichtblauwe kleur U kunt ook nog manueel fiches toevoegen Daarvoor gebruikt u de knop Extra fiche rechts boven de lijst Hiermee wordt eerst gevraagd een Begunstigde te kiezen uit de lijst van personen en vervolgens kunt u de te vermelden bedragen met de hand instellen Zo n manueel toegevoegde fiche kan je herkennen aan de blauwe kleur in de kolom Telkens kunt u elke fiche nog individueel afdrukken eveneens via de knop 281 50 afdrukken maar dan kiezen voor de optie fiche nr Wanneer een begunstigde laat weten dat hij ten onrechte een fiscale fiche kreeg toegestuurd volstaat het aan uw kant het vinkje in de kolom af te zetten Samenvattende XML 325 50 opmaken Tegen het einde van de maand juni dient u de samenvattende lijst 325 50 onder de vorm van een XML bestand door te sturen naar de Belcotax website Ook dit laatste aspect van de administratieve verwerking van de fiscale fiches is ActaLibra via deze module snel geregeld U opent dit zelfde venster via het menu Periodieke bewerkingen klikt onderaan rechts op de knop Fiches en op het vervolgblad klikt u rechts onderaan op de knop 325 50 opmaken De eerste maal voor elk jaar krijg je volgende melding waarmee ActaLibra voorstelt de notaris of kantoorgegevens over te nemen als de gegevens van de afzender De afzender is de persoon die de XML gegevens zal doorsturen naar de Belcotax website en eveneens gemachtigd is om op de website nog eventuele aanpassingen te kunnen aanbrengen bepaald door RR nummer afzender Antwoord best Ja Wanneer u later beslist om de XML alsnog door bv uw accountant te laten versturen kunt u deze gegevens dan nog wijzigen en de XML opnieuw opmaken Nu kunt u via de knop 325 50 XML de samenvattende lijst en het XML bestand opmaken Dit opent volgens venster waar het volstaat om af te drukken Er wordt zowel een papieren versie van de samenvattende lijst opgemaakt als het XML bestand dat moet worden doorgestuurd De papieren versie is voor u zelf bestemd Merk op dat ook de fiches die niet stonden aangevinkt kolom toch een plaats innemen in de samenvattende lijst maar dan als geannuleerde fiche Het XML bestand wordt automatisch opgeslagen in de map T Belcotax onder de bestandsnaam BELCOTAX jaar xml Het is dit bestand dat u vervolgens moet versturen XML bestand doorsturen via e mail of uploaden naar Belcotax On Web Wanneer u de XML liever door uw accountant laat versturen naar de website van Belcotax on Web kunt u met een enkele klik op de knop XML via mail het XML bestand als bijlage in een e mail plaatsen Vul het e mailadres van uw accountant in en verzend het bericht Verzend u het XML bestand gewoon zelf naar de website van Belcotax on Web dan wordt je via een klik op de knop naar website automatisch naar de juiste website gebracht Eerst krijg je onderstaande melding ActaLibra zorgt er dus voor dat het volledige bestandspad naar de XML op het Windows klembord wordt gezet alsof u Ctrl C hebt getypt Zodra u dan op de Belcotax website moet bladeren naar de bestandslocatie van het op te laden XML document volstaat het daar te plakken door Ctrl V te typen Na het succesvol doorsturen van de XML gegevens dient u dat in het ActaLibra venster nog aan te geven door onderstaande optie AAN te vinken en te bewaren F9 Hiermee worden alle gegevens van de bijhorende 281 50 fiches in ActaLibra op alleen lezen ingesteld Dit alleen lezen kenmerk vind je ook terug onderaan het eerste venster van deze module Wanneer nu nog wijzigingen moeten aangebracht worden dan kan dat nog enkel online via de website van Belcotax on Web door de persoon die als afzender stond ingesteld hogerop controle o b v RR nr op eID kaart ActaLibra 5 61 Derdenrekeningen Nieuwe bankrekening openen Naar aanleiding van de nieuwe regelgeving betreffende derdenrekeningen vs kantoorrekening en zullen de meeste kantoren hun bestaande bankrekeningen omgevormd hebben tot derdenrekeningen en zullen een extra bankrekening geopend hebben als kantoorrekening Voor nieuwe kantoorrekening een dagboek in ActaLibra toevoegen Stap 1 Een centralisatie rekening voorzien Voor elk financieel dagboek zoals ook alle bank dagboeken moet er een centralisatierekening bestaan in uw eigen boekhoudplan Via het menu Basisgegevens à Boekhouding opent u het venster Boekhoudplan om deze rekeningen te voegen G ebruik de F7 of de toets Voorzie een rekening in subklasse 55 Rekeningnummers voor centralisatie banken bestaan meestal uit 6 cijfers waarvan de laatste 2 cijfers nullen zijn In onderstaand voorbeeld is de centralisatie rekening voor KBC 550100 Als Boekingsgedrag dient u hier Financiële rekening aan te stippen Het kenmerk Balansgedrag moet ingesteld worden op Actiefrekening Voor een correcte verwerking van de cijfers op de solvabiliteitsstaat dient u het keuzevak Afdruk op solvabiliteitsstaat in te stellen op 2 3 1 b Derdenrekeningen en A 5 b Totaal Derdenrekeningen Stap 2 Een financieel dagboek toevoegen Zodra u de centralisatierekening voor uw bankrekening heeft voorzien in uw boekhoudplan kunt u het bank dagboek toevoegen Via het menu Basisgegevens à Boekhouding opent u het venster Dagboeken Voeg voor elke nieuwe bankrekening een dagboek toe g ebruik de F7 of de toets Op het tabblad Algemeen Geef het dagboek een passende code zoals bvb KBC en een omschrijving Stel het soort dagboek in op Financieel Hanteer de gebruikelijke nummering voor boekstuknummers meestal Genummerd met jaarprefix en Volgnummer Klik vervolgens het tabblad Financieel aan Duid hier in het keuzevak Type aan dat het een Bank dagboek betreft In het vak Bankrekening geef je het aan of het een Derdenrekening dan wel een Kantoorrekening betreft en typ je het bankrekeningnummer in De BIC code wordt automatisch aangevuld i g v een Belgisch rekeningnr Het start saldo is wellicht 0 00 Wanneer je ook voor deze bankrekening met elektronische banklijsten betalingsopdrachten wilt werken dan moet in het vak CodeNr de code van de bank in te geven Meestal zijn dit de eerste 3 cijfers van het bankrekeningnummer Neem zo nodig contact met uw bankkantoor om deze code te kennen Geef de centralisatierekening aan die voor dit bank dagboek moet worden gebruikt zie hierboven In dit voorbeeld 550100 Gebruik F9 om te bewaren Herhaal deze procedure voor elk bank dagboek dat u wenst toe te voegen Ook voor de andere bankrekeningen het gebruik instellen Bij de software update worden alle bestaande bank en cheque dagboeken ingesteld als Derdenrekeningen Mocht u dus al voor de software update een nieuwe kantoorrekening toegevoegd hebben in ActaLibra dan zal je daarvan het gebruik nog moeten wijzigen open het venster dagboeken menu Basisgegevens à Boekhouding zoek naar het betreffende dagboek Ctrl F à Enter of overloop alle dagboeken m b v F4 volgend F3 vorig klik op het tabblad Financieel en stel het kenmerk Gebruik in op Kantoorrekening of stel dit kenmerk in op Derdenrekening De centralisatierekening die is gekoppeld aan elk bank dagboek wordt automatisch gelinkt aan de overeenkomstige post in het vernieuwde model van Bijlage II voor de kwartaalstaat en de solvabiliteitsstaat Merk op dat het kenmerk Gebruik voor de andere types financiële dagboeken Compensatie Kas Rubriek staat ingesteld op n v t Vernieuwd model Bijlage II Tegelijk met de nieuwe regelgeving werd door de boekhoudcommissie van de nationale Kamer een vernieuwd model van bijlage II bij de kwartaalafsluiting opgelegd ActaLibra gebruikt vanaf nu dit nieuw model Het verschil t o v het voorgaande model is dat de vroegere post Actief 5 nu is opgesplitst in 2 aparte posten nl 5 a Totaal Kantoorrekeningen en 5 b Totaal Kantoorrekeningen Op papier ziet het er zo uit Opsplitsing in de solvabiliteitsstaat Deze opdeling tussen Kantoorrekeningen en Derdenrekeningen is ook terug te vinden op de solvabiliteitsstaat Gebruik van Derdenrekeningen vs Kantoorrekening en in ActaLibra De nieuwe regelgeving en richtlijnen stipuleren wanneer en waarvoor u een derdenrekening en of een kantoorrekening moet gebruiken Omdat we iedereen op elk moment de vrijheid willen laten te kiezen welke rekening wordt gebruikt werd besloten geen blokkerende beperkingen in ActaLibra in te bouwen op basis van het gebruikstype van een bankrekening Wel zorgen we ervoor dat wanneer er een waarschuwing op het scherm komt te staan zodra men in een context het ene of de andere type rekening gebruikt die daar in principe niet voor dient Die waarschuwing komt op het scherm in volgende niet storende vorm Bovenaan elke boeking ziet u staan Derdenrekening of Kantoorrekening en afhankelijk van de aard van de boeking die u toevoegt komt er al dan niet een waarschuwing Dat kan zijn Opgelet u gebruikt een derdenrekening of Opgelet u gebruikt een kantoorrekening Deze meldingen werden voorzien bij Boeken van bankuittreksels OPTIE KANTOOR REK DERDEN REK 1 boeken op cliënt opgelet ok 2 boeken op leverancier ok opgelet 3 afpunten te ontvangen erelonen ok opgelet 4 afpunten van leverancier te bet erelonen ok opgelet 1 5 boeking op algemene rekening ok opgelet 2 6 afpunting cheque ok ok 7 afpunting van een uitgevoerde banklijst ok ok 1 Kan toch nodig zijn wanneer u een handmatig geboekte AKDOS factuur wilt afpunten 2 Kan toch nodig zijn om op een 619 rekening of op de 458700 rekening ROG te kunnen boeken Boeken van cheques OPTIE KANTOOR REK DERDEN REK 1 boeken op cliënt opgelet ok 2 boeken op leverancier ok opgelet 3 afpunten te ontvangen erelonen ok opgelet 4 afpunten van leverancier te bet erelonen ok opgelet 1 5 boeking op algemene rekening ok opgelet 2 1 Kan toch nodig zijn wanneer u een handmatig geboekte AKDOS factuur wilt afpunten 2 Kan toch nodig zijn om op een 619 rekening of op de 458700 rekening ROG te kunnen boeken Toevoegen van betalingsopdrachten in banklijsten OPTIE KANTOOR REK DERDEN REK 1 betaling aan cliënt of aan derden voor cliënt opgelet ok 2 betaling aan leverancier ok opgelet 1 3 afpunten van leverancier te bet erelonen ok opgelet 1 Kan toch nodig zijn om op een 619 rekening of op de 458700 rekening ROG te kunnen boeken Toevoegen van betalingen stortingen via een boekje externe administraties OPTIE KANTOOR REK DERDEN REK Elke betaling of storting opgelet ok Externe administraties worden in principe steeds betaald via een derdenrekening Overboeking tussen derdenrekeningen en kantoorrekening Minimumsaldo op de derdenrekening Het saldo op alle derdenrekeningen moet op elk ogenblik minstens gelijk zijn aan het saldo van de niet gerubriceerde cliënten crediteuren Het verschil tussen het totaal van de debetsaldi van alle derdenrekeningen en het totaal van de creditsaldi van alle niet gerubriceerde cliëntenrekeningen wordt op regelmatige tijdstippen doorgestort van de derdenrekening en naar de kantoorrekening en Dit kan per dossier dagelijks wekelijks maandelijks gebeuren maar moet verplicht trimestrieel gebeuren binnen de 40 dagen na het afsluiten van de trimestriële balans De periodiciteit hiervan kan door de notaris zelf bepaald worden voor zover het minimumsaldo op de derdenrekening wordt gerespecteerd Dit zal wellicht afhankelijk zijn van het beschikbaar saldo in het kantoor Aanpak in ActaLibra Omdat het saldo van de cliënten crediteuren afhangt van de mate waarin men qua facturatie AKB s en de bijhorende compensaties en bankuittreksels is bijgeboekt tot op vandaag en dit sterk kan verschillen van kantoor tot kantoor kunnen we in ActaLibra geen systemen voorzien die rekenen op een permanente à jour situatie Daarom zal elkeen op regelmatige tijdstippen moeten bepalen hoeveel er kan overgeschreven worden van de derdenrekening en naar de kantoorrekening Daarbij kunt u volgende werkwijze volgen Stap 1 Over te schrijven bedrag bepalen Het over te schrijven bedrag is het verschil tussen het totaal van de derdenrekeningen en het totaal van de cliënten crediteuren zowel de niet gerubriceerde cliënten als dossiers Die bedragen kan je op elk moment aflezen op de solvabiliteitsstaat menu Balansen en resultaat op de eerste blz op de tweede blz En maak als volgt de berekening totaal derdenrekeningen 4 642 579 48 totaal van de niet gerubriceerde cliënten crediteuren 4 443 487 72 totaal van de niet gerubriceerde dossiers crediteuren 19 576 35 Totaal over te schrijven 179 515 41 Indien het berekende bedrag hier negatief is dan betekent dit dat de overschrijving van de kantoorrekening naar een derdenrekening moet gebeuren Stap 2 De overschrijving uitvoeren Dergelijke overschrijvingen gebeuren het gemakkelijkst via banklijsten TIP Daarom zorgt u er best voor dat u voor elk van uw kantoorrekeningen een specifieke persoonsfiche voorziet waarbij die als leverancier activeert en tegelijk het bankrekeningnummer in de fiche instelt een standaard tegenboekingsrekening aangeeft De betaling kunt u dan boeken via een banklijst Kies eerst een banklijst van een derdenrekening en kies optie 2 betaling aan leverancier In dit geval mag u de oranje opmerking Opgelet u gebruikt een derdenrekening negeren Omdat het saldo op een derdenrekening nooit onder nul mag gaan moet u het over te boeken bedrag zo nodig spreiden en overboeken van verschillende derdenrekeningen Stap 3 Bankuittreksel derdenrekening boeken Wanneer u later het uittreksel van uw derdenrekening boekt kiest u voor optie 7 Afpunten van een uitgevoerde banklijst Stap 4 Bankuittreksel kantoorrekening boeken Wanneer u dan ook het uittreksel van uw kantoorrekening inboekt kiest u voor optie 5 boeken op algemene rekening en kiest u de rekening 580000 geldbewegingen Merk op Indien u niet met banklijsten werkt doet u alle overschrijvingen buiten ActaLibra en bij het boeken van de uittreksels volstaat het voor beide bankrekeningen via optie 5 de rekening 580000 te gebruiken Uitwisseling van rekeningnummers van notarissen Betalingen tussen notarissen onderling kunnen zowel via de kantoorrekening als de derdenrekening verlopen Voor te betalen erelonen zal de kantoorrekening gebruikt worden terwijl voor bv het doorstorten van de koopsom zal de derdenrekening gebruikt worden Daarom introduceren we nu de volgende conventie Op elke NOT fiche is er plaats voor twee bankrekeningnummers Het eerste bankrekeningnummer van een NOT fiche beschouwen we als de kantoorrekening en de tweede als derdenrekening Dat wetende kan u bij het kiezen van een bankrekening van een ander notariskantoor weten welke van de twee u dient te gebruiken afhankelijk van de context Dat is ook te zien op elke NOT fiche Bv Bij elke software update en QuickFix zorgen we ervoor dat de gegevens van de NOT fiches in ActaLibra worden bijgewerkt op basis van de gegevens die we ongeveer maandelijks van de federatie ontvangen Jammer genoeg zijn daar geen bankrekeningnummers bij Daarom hebben we ervoor gezorgd dat alvast alle ActaLibra kantoren hun eigen rekeningnummers kunnen invoeren in hun eigen NOT fiche en die wijzigingen vervolgens automatisch door het programma laten doorsturen naar de ActaLibra helpdesk TO DO Pas dus na installatie van de software update nog een uw eigen NOT fiche aan zodat wij uw correcte bankrekeningnummers ook bij alle andere ActaLibra kantoren kunnen bijwerken U kunt uw eigen NOT fiche herkennen wanneer in de titel van het persoons venster UW EIGEN NOT FICHE IN ACTALIBRA staat bv Noteer de twee rekeningnummers Kantoor en Derden die u wilt laten gebruiken door confraters en bewaar met F9 en klik Ja op onderstaande vraag om die wijziging naar de ActaLibra helpdesk door te sturen Wanneer je de gegevens wijzigt van een ander notariskantoor waar men ook met ActaLibra werkt dan worden die gegevens niet naar onze helpdesk doorgestuurd Pas je daarentegen de gegevens aan van een ander notariskantoor die niet met ActaLibra werken dan worden de wijzigingen wel naar onze helpdesk gestuurd Al die ontvangen wijzigingen verwerken we dan in de eerstvolgende update van ActaLibra Andere rekeningnummers onderaan uw facturen Vanaf deze versie krijgen uw uitgaande facturen aan confraters een aparte factuur footer waarin u de kantoorrekening kunt vermelden Facturen aan andere cliënten vermelden nog steeds de klassieke factuur footer met de derdenrekeningen Bij de software update wordt automatisch die tweede confrater factuur footer voorzien en initieel gelijk gesteld aan uw klassieke factuur footer U dient dus met de hand de tekst voor deze tweede footer veranderen Doe dat als volgt Kies eender welke factuur bv Open het dagboek FACTCONF en klik op de knop print of afgedrukt Kies zo nodig voor de klassieke afdruk en klik vervolgens de knop Instellingen Daarmee opent u het factuur instellingen bestand waar u onderaan elke sectie de lijnen footer K1 à footer K6 ziet staan Vul daar het kantoorrekeningnummer in bv footer K1 Kantoorrekening KBC BE12 3456 7890 1234 BIC XXXXXXXX footer K2 footer K3 footer K4 footer K5 footer K6 Bij afdruk van een factuur aan een confrater ziet dat er dan als volgt uit ActaLibra 5 61 Andere aanpassingen in deze versie Fiche Updates Op basis van de informatie op 24 4 ontvangen van KFBN worden de fiches van Notarissen en associaties bijgewerkt Ook de e mailadressen voor het uitwisselen van PDF facturen onder notarissen worden bijgewerkt De nieuwste eID kaarten Sedert begin maart 2014 bracht FEDICT nieuwe eID kaarten uit waarop vanaf nu met dubbel lange encryptiesleutels wordt gewerkt en besliste men de vroegere software interface die ook in ActaLibra is geïmplementeerd niet meer te ondersteunen In samenwerking met Cevi hebben we een nieuwe software implementatie gebouwd die ervoor zorgt dat zowel de oude als de nieuwere eID kaarten van cliënten kunnen uitgelezen worden in ActaLibra en ook de medewerkers evengoed een oude als een nieuwe eID kaart kunnen gebruiken voor consultatie van de Cevi Rijksregister WebServices IT INFO Om enkel een eID kaart uit te lezen in ActaLibra wordt er geen Fedict middleware meer gebruikt Dat moet dus altijd werken zodra u deze software update installeert Om de WebServices aan te spreken wordt de Fedict middleware wel gebruikt omdat er voor de beveiligde SSL connectie een authenticatie handtekening moet geplaatst worden En om dat ook met de nieuwe kaarten te kunnen t t z de kaarten met applet V1 7 die sinds 1 april gemaakt worden moet je de liefst laatste 4 07 middleware hebben In ActaLibra kan je via het menu Programma à Pc park een overzicht krijgen van de op elke Pc in uw kantoor geïnstalleerde eID middleware versie Op de Pc s waar de versie in de kolom eID in het geel staat moet een nieuwere versie van de Fedict software geïnstalleerd worden wanneer u zelf uw eID

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  • ActaLibra - Afsluiting Boekjaar
    het geval van een eenmanszaak wordt het resultaat toegevoegd aan het eigen vermogen In het geval van een vennootschap moet men zich bij de bestemming van de winst of verlies baseren op de wettelijke bepalingen opgenomen in de statuten of de beslissingen van de algemene vergadering Indien u na het overboeken van het resultaat de Balans algemene rekeningen opnieuw afdrukt staat Totaal resultaatrekeningen op 0 Historiek algemene rekeningen Alvorens we het boekjaar definitief afsluiten drukken we eerst de historiek algemene rekeningen van het af te sluiten boekjaar via menu Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen We raden aan om deze historiek in PDF af te drukken Merk op Een boekjaar kan maar worden afgesloten zodra alle kwartalen voor dat boekjaar werden afgesloten Gebruik zo nodig eerst het programma Afsluiting kwartaal menu Periodieke bewerkingen Afsluiten boekjaar De module om het boekjaar definitief af te sluiten vindt u in het menu Periodieke bewerkingen à Afsluiting boekjaar Dit programma werd in ActaLibra versie 3 40 herwerkt tot een eenvoudig dialoogvenster Na aanduiding van het diversendagboek meestal DIV waarin de beginbalans van het nieuwe boekjaar moet worden geboekt verlopen de overige stappen van deze jaarafsluiting volautomatisch Creatie en verwerking eindbalans creatie en verwerking van de openingsboeking voor het nieuwe boekjaar en de blokkering van het afgesloten boekjaar Het programma Afsluiting boekjaar menu Periodieke bewerkingen biedt de mogelijkheid om alle rapporten journalen en historieken voor een gans boekjaar in één beweging samen af te drukken U kunt deze rapporten ook voor de voorbije al dan niet afgesloten boekjaren in één beweging afdrukken BELANGRIJK ActaLibra biedt u de mogelijkheid om bij het afsluiten van het boekjaar alle jaarrapporten samen in één PDF document af te drukken Maak a u b gebruik van deze mogelijkheid en bewaar dit PDF bestand U kunt dan bij eventuele controles door

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.19
    le numéro d ordre Si non procédez comme pour le numéro de dossier Action 3 le numéro de répertoire Si vous attribuez le numéro de répertoire manuellement ou si le numéro de répertoire continue sur plusieurs années sans préfix annuel vous ne devez pas modifier le numéro d ordre Si non procédez comme pour le numéro de dossier Remarque les utilisateurs du Répertoire électronique d Actalibra ne doivent rien changer ici Le répertoire électronique est configuré pour adapter la numérotation automatiquement pour les actes passés en 2015 ou bien la numérotation continue si c est configuré ainsi ActaLibra Étude Système texte Champ de fusion A ANNEE EN COURS dans les modèles d acte Si vos modèles d actes contiennent le champ de fusion A ANNEE EN COURS la fusion remplit ici l année Par exemple L an deux mille douze Pour une mention correcte de l année en début d acte après la fusion vous devez modifier le bloc de texte A JAARTAL que vous voyez en tant qu A ANNEE EN COURS Module Étude à Menu Ctrl M à Gestion des documents à Système de fusion à Blocs de texte Positionnez le curseur dans le champ contenant le nom du bloc Code bloc unique Démarrez la recherche Ctrl F ou et chercher dans le champ code bloc unique le bloc de texte commençant par A JAARTAL Si ce bloc de texte n apparaît pas chez vous il n y a rien à modifier Action 4 1 Adaptez dans le champ Définition de bloc le texte concernant l année en français et en néerlandais 2 Sauvegardez avec F9 ou ü ActaLibra Étude Gestion de dossiers Encoder les jours fériés et les jours de congés Le planning dans ActaLibra tient compte des jours fériés et des jours de congés Ainsi lorsque

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.19
    actes où le montant DDE manque ou est incorrect Double cliquez sur la ligne et changez la feuille de frais d acte si nécessaire Si vous rencontrez ici une différence contactez le helpdesk d ActaLibra pour faire la correction avec vous Contrôlez aussi les soldes des comptes 4550xx salaires nets encore à payer 4551xx rémunérations gérants encore à payer 456xxx provision pécules de vacances à payer et 4520xx impôts dus enrôlés Comptes généraux à Historique des comptes généraux Ces comptes sont repris dans l annexe 2 de la Chambre des Notaires Contrôles Comptabilité Contrôle des client s Compensations entre clients et dossiers Imprimez la liste Bilans et résultat à Bilan compact client à l aide des critères de sélection totaux clients montants négatifs et totaux dossiers montants positifs Imprimez la liste Bilans et résultat à Bilan compact client à l aide des critères de sélection totaux clients montants positifs et totaux dossiers montants négatifs Clients avec un solde débiteur créditeur Imprimez la liste Bilans et résultat à Bilan clients Contrôlez s il y a des clients avec un grand solde débiteur Contrôlez aussi les clients avec un solde créditeur Vous pouvez toujours ajouter un commentaire par solde Bilans et résultat à Commentaires sur les soldes Contrôle bilan frais d acte Imprimez la liste Bilans et résultat à Bilan frais d acte Contrôlez si les soldes sur les dossiers sont corrects Imprimez cette liste aussi avec uniquement soldes débiteurs et uniquement soldes créditeurs et groupez par Numéro de répertoire Regardez bien les montants Contrôle des clients sur rubriqués Imprimez la liste Bilans et résultat à Bilan compact client avec les critères de sélection totaux clients montants positifs éventuellement totaux dossiers montants positifs et totaux rubriques montants négatifs Contrôle des clients rubriqués Imprimez la liste Clients à Aperçu des rubriques par banque à partir de la date de début proposée jusqu à la date de fin du trimestre Comparez par banque le solde au bilan des comptes généraux Vérifiez ensuite si le solde par client correspond au dernier extrait du compte de rubrique Contrôlez s il y a des débiteurs Montants à rubriquer Pendant un contrôle trimestriel il faut vérifier s il y a des montants à rubriquer sur des clients Pour ceci utilisez la liste Clients à Montants clients à rubriquer Contrôles Comptabilité Listes bancaires non pointées Si vous créez des listes bancaires pour plusieurs banques vous pouvez contrôler pour quels journaux il reste des listes bancaires non pointées Allez voir sous Financier à Listes bancaires Utilisez la fonction de recherche dans l en tête des listes bancaires et recherchez dans toutes les listes sur code de statut différent de V Cela permet d afficher toutes les listes bancaires non pointées Si les listes bancaires retrouvées ne sont plus à pointer dans un extrait bancaire il vaut mieux les effacer Contrôles Comptabilité Écritures d achats comptabilisées mais pas payées Utilisez la liste Historique des fournisseurs et sélectionnez Postes ouverts sous Type Cela permet d afficher l aperçu des écritures d achat à un montant non réglé non pointé Cochez la case Avec données de pointage Si vous avez déjà comptabilisé un tel montant non réglé par écritures caisse banque au moyen d une écriture directe sur un compte c est à dire sans pointer la facture correspondante il faut corriger cette situation tout de suite Créez à ce but une écriture de compensation dans laquelle vous pointez d abord la facture ou la note de crédit et contre passez ensuite sur le compte général utilisé avant Astuce Si vous imprimez uniquement les Postes ouverts les montants mentionnés dans la liste sont les montants non réglés pas les montants de facture entiers Contrôles Comptabilité Contrôle des frais comptabilisés des adm externes Frais réels à comptabiliser pré2012 Cette recherche n est pas d application pour les études qui ont commencé à travailler avec ActaLibra en 2012 Sur le compte 458 vous retrouvez le montant à payer à l administration Ce sont les actes passés à enregistrer auprès de l administration externe enregistrement hypothèques Contrôlez ce montant au moins chaque trimestre Utilisez Recherches à Recherches de Feuilles de frais d acte à Frais réels à comptabiliser Vous donnez aucun paramètre Cette recherche trouve les blocs pour lesquels vous avez encodé le montant effectif dans l administration externe Financier à Paiements aux administrations externes mais dont vous avez oublié d encoder le montant sur le client via la feuille de frais d acte La liste doit être vide Si plusieurs feuilles de frais d acte FFA sont trouvées vous sélectionnez la première pour la corriger et vous naviguez vers la suivante FFA trouvée à l aide du bouton Frais réels manquants pré 2012 Cette recherche n est pas d application pour les études qui ont commencé à travailler avec ActaLibra en 2012 Utilisez Recherches à Recherches de Feuilles de frais d acte à Frais réels manquants pré2012 pour vérifier s il existe des droits d enregistrement ou hypothèques facturés qui n ont pas encore été traités dans le journal d administration externe Sous l onglet Sélection de la fenêtre de recherche sélectionnez les critères suivants pour votre recherche Champ Journal externe Comparaison Commence par Comparer avec tapez le code du journal externe Si vous comptabilisez un montant dans la colonne Provision de la FFA avant de connaître le montant effectif ce montant sera crédité sur le compte 458 Si le montant effectif manque encore sur la FFA vous n avez pas encore reçu la pièce ActaLibra l affiche avec La recherche Frais réels manquants vous donne tous les blocs pour lesquels il restent des montants effectifs à encoder Certaines pièces ne sont peut être pas encore envoyées reçues Dans ces cas là le est correct Recherchez journal par journal ext Les montants sont affichés de la même façon sur la liste de résultats que sur les FFA Dans la colonne Effective les montants manquants sont affichés avec Dans la colonne Encore à verser vous voyez le montant provisionné déjà encodé sur le compte 458 mais

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  • ActaLibra Boekhouding - Controles
    et mathématiques voir en bas de l aperçu des grilles TVA Attention Les corrections manuelles dans les grilles de TVA n engendre pas d écritures automatiques dans ActaLibra Cela signifie que lors de la comptabilisation l écriture de centralisation TVA automatique le logiciel NE TIENT PAS COIMPTE de vos corrections manuelles Vous ou votre comptable devez faire les écritures de corrections nécessaires manuellement Même quand vous n avez pas encore définitivement fixé la déclaration à la TVA toutes les corrections manuelles dans les grilles sont sauvegardées Plus tard par exemple après la révision par votre expert comptable quand vous voulez faire la déclaration définitive pour la même période TVA vous retrouvez les corrections que vous aviez faites avant la révision Vous pouvez alors les modifier voire même les supprimer tant que la déclaration n est pas fixée définitivement Exemple déduction de TVA historique Si vous voulez encoder un montant pour déduction de TVA historique procédez comme suit 1 Vous faites une correction manuelle de 10 000 00 dans la grille 62 pour déduction de TVA historique d avant 2012 à condition que vous ayez plus de 10 000 00 de TVA à payer Ceci cause un autre montant corrigé dans la grille 62 et un autre montant de TVA à payer grille 71 sur la déclaration à la TVA mais n a aucun effet dans votre comptabilité 2 Après avoir fixé votre déclaration à la TVA vous allez comptabiliser ces 10 000 00 manuellement dans les revenus de préférence via une pièce comptable DIVERS à écrire dans le journal DIVTVA ou DIVBTW screenshot Cette pièce contient deux opérations d écriture simultanées a les 10 000 00 sont comptabilisé du compte 498400 compte Revision TVA vers Revenus cadre bleu b le montant à régulariser est comptabilisé du compte 498400 vers le compte 451000 TVA à payer Le solde A payer est alors égal au montant réel de TVA à payer cadre rouge 3 Le paiement de TVA montant dans la grille 71 est comptabilisée sur le compte 451000 Contrôles logiques et mathématiques En bas de la fenêtre de la Déclaration à la TVA calculée ActaLibra vous montre un ensemble d erreurs ou avertissements concernant les contrôles logiques et mathématiques effectués par le logiciel contrôles en accord avec ceux faits par l Administration screenshot Via le bouton Aide à droite dans la case bleue vous accéder à une page web expliquant l ensemble des contrôles et leurs signification consultez votre expert comptable au besoin Les erreurs vous empêchent de faire votre déclaration à la TVA La cause de ces erreurs doit être examinée et rectifiée par votre expert comptable Plus d info sur cette page web Si aucune erreur n a été trouvée vous pouvez continuer en cochant l option Déclaration certifiée sincère et complète Ceci active le bouton Fixer Cliquez le pour accéder à la dernière étape de la déclaration à la TVA Imprimer la déclaration à la TVA Le bouton Imprimer en bas de fenêtre vous permet d imprimer la déclaration proposée à partir de la version 5 50 16 Vous pouvez déjà imprimer la déclaration avant de la fixer définitivement Cela vous permet de soumettre un exemplaire imprimé à votre expert comptable pour qu il examine les chiffres calculés par ActaLibra avant de les fixer définitivement Quand vous imprimez une déclaration fixée antérieurement l impression affiche toutes les corrections manuelles sur les montants des grilles ainsi que l écriture de centralisation TVA à la page 3 Si vous disposez du ActaLibra PDF Writer vous pouvez bien sur imprimer sur fichier PDF au lieu de sur papier pour ensuite envoyer ce fichier PDF en pièce jointe par e mail à votre comptable pour révision Les montants des grilles dans lesquelles vous avez fait des corrections manuelles sont affichées dans une couleur différente Fixer la déclaration à la TVA La fenêtre ci dessous s ouvre Vous pouvez y encoder des informations générales nécessaires à l identification du déclarant et corriger si nécessaire vos modifications sont automatiquement enregistrées pour votre déclaration suivante Veuillez à certainement encoder le nom l adresse e mail et le n de TVA correct Juste en dessous de la case bleue du Traitement final vous pouvez indiquer si l écriture sur le compte TVA de centralisation peut être créé automatiquement C est le cas par défaut Nous prévoyons à cet effet automatiquement un nouveau journal divers DIVTVA ou DIVBTW pour isoler ces écriture du reste Veuillez utiliser ce journal spécial et non pas un autre journal divers Dans le futur les contrôles effectués par ActaLibra tiendront compte des écritures dans ce journal et ne les montrera pas dans le résultat des contrôles Remarque importante si vous ou votre expert comptable aviez déjà créé le compte TVA de centralisation manuellement vous devez DE cochez cette option Dans la case XML export dans il est indiqué quels fichiers sont créés et l endroit où ils sont créés Ce sont les fichiers que vous allez utiliser pour faire la déclaration électroniquement sur le site Intervat Ces fichiers sont BTW xml à contient la déclaration à la TVA IntraBTW xml à contient le listing des ventes intracommunautaires les seront remplacés par la période de TVA M pour mois ou Q pour trimestre suivi de l année et la période 1 à 12 pour les déclarants mensuels ou 1 à 4 pour les déclarants trimestriels et complété avec le code de la compta utile pour les études qui ont plusieurs dossiers de compta ActaLibra Par défaut tous ces fichiers sont déposés dans le dossier Windows T BtwTva Le bouton Endroit vous permet de choisir un autre dossier sur votre serveur Cliquez le bouton Achever pour tout fixer définitivement Attention c est action est irréversible Le logiciel exécute maintenant toutes les opérations nécessaires automatiquement Cela ne prend que quelques secondes Explication des étapes effectuées Étape 1 L écriture dans le journal de Centralisation TVA est faite automatiquement optionnel comme ici Dans cette écriture tous les comptes TVA sont mis à zéro vis à vis

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.50.21
    modifiez également la facture Si nécessaire consultez votre expert comptable Listing des clients Anciennes données de la compta précédente Cliquez sur le bouton Pré AL en bas de l aperçu pour ouvrir la fenêtre où vous saisissez manuellement les anciennes données de la compta précédente Ces données seront également traitées dans le listing des clients Cette option est destinée aux études qui ont commencé à utiliser la compta ActaLibra en 2012 Dans cette fenêtre vous listez toutes les factures et notes de crédits qui ont été comptabilisées en dehors d ActaLibra afin qu elles soient également reprises dans votre listing des clients Les études ayant comptabilisé toutes les factures et notes de crédit client pour l année concernée dans ActaLibra ne doivent pas utiliser cette fenêtre Les études ayant rassemblé les données dans un fichier Excel peuvent contacter le Helpdesk pour les déplacer vers la base de données ActaLibra sans devoir les re taper Un clic sur le bouton Pré AL vous mène dans cette fenêtre Suivez les méthodes connues F7 F9 pour introduire toutes les anciennes factures client à la main si nécessaire additionnées par numéro TVA Les détails à saisir obligatoirement sont l année le numéro TVA le chiffre d affaires hors TVA et le montant de la TVA de la ou des facture s Dans le commentaire libre vous pouvez éventuellement mettre le numéro de facture venant de la compta précédente Cliquez sur le bouton Précédent en bas pour retourner vers l aperçu qui est automatiquement mis à jour si les écritures venant de la compta précédente ont été modifiées Les anciennes écritures sont calculées et mentionnées dans la colonne Pré AL de l aperçu Par exemple Listing des clients Obtenir le listing des clients sous forme de fichier Xml Vous devez soumettre le listing des client sous forme de fichier Xml digital via le site web d InterVat du SPF Finances ActaLibra se charge de la création du fichier Xml à partir de l aperçu Cliquez sur le bouton Suite pour ouvrir la fenêtre ci dessous Tout comme pour la déclaration à la TVA les données de l étude sont mentionnées en haut Corrigez les si nécessaire Cliquez sur le bouton Achever pour générer le fichier Xml à envoyer Tout comme les fichiers Xml pour la déclaration à la TVA ce fichier est sauvegardé dans le répertoire T BtwTva Vous pouvez éventuellement cliquer sur Sélectionner l emplacement du fichier pour indiquer un autre répertoire Si le fichier Xml a déjà été créé la fenêtre suivante s affiche Après la création du fichier la fenêtre affiche les détails comme suit La fenêtre indique que le fichier Xml a été créé coche verte Pour envoyer le fichier Xml par e mail à votre expert comptable cliquez le bouton XML par e mail Cliquez sur le bouton de l explorateur Windows voir cadre orange dans l image ci dessus pour accéder au fichier Xml Attention à ne pas modifier ce fichier il risque d être impossible à soumettre Chargement

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  • ActaLibra ReleaseNotes - 5.61
    forme de fichier XML sur le site web de Belcotax Là aussi ActaLibra vous donne un coup de main Vous ouvrez la même fenêtre via le menu Mouvements Périodiques et vous cliquer maintenant en bas à droite sur le bouton Fiches Dans la prochaine fenêtre vous cliquez le bouton produire 325 50 La première fois pour chaque année vous verrez le message ci dessous ActaLibra vous propose de reprendre les données du notaire ou de l étude en tant que données de l expéditeur L expéditeur est la personne qui transfèrera les données sur le site de Belcotax Cette personne a également le droit pour faire d éventuels les modifications sur le site expéditeur identifié à l aide du numéro national Correction est ce que le notaire est aussi l expéditeur du fichier XML Nous vous conseillons de répondre Oui Si dans un stade ultérieur vous décidez de demander à votre expert comptable de charger le fichier XML vous pouvez encore modifier cette donnée et refaire le fichier XML Utilisez le bouton 325 50 XML pour créer la liste récapitulative sous format XML La fenêtre suivante s ouvre vous permettant d imprimer la liste ActaLibra produit une liste imprimée ainsi que le fichier XML à envoyer en un seul mouvement La version papier est destinée à vous même Même les fiches décochées dans la colonne sont affichées sur la liste récapitulative lais elles sont indiquées en tant que fiche annulée Le fichier XML produit est automatiquement enregistrer sur votre serveur sous T Belcotax avec nom de fichier BELCOTAX année xml C est le fichier qui doit être envoyé chargé Envoi du fichier XML par e mail ou chargement sur le site Belcotax On Web Si vous préférez que ce soit cotre expert comptable qui se charge de charger le fichier sur internet vous pouvez lui envoyer le fichier XMK en utilisant le bouton XML via mail ce qui crée un e mail ave le fichier XML en pièce jointe Saisissez l adresse e mail de votre expert comptable et envoyez Si vous voulez transférer le fichier vous même vers le site de Belcotax utilisez le bouton vers site web ce qui vous amènera automatiquement sur le site web de Belcotax Le message suivant apparaît ActaLibra se charge donc de mettre en mémoire le chemin d accès vers le fichier sur votre serveur Ainsi il ne vous reste plus qu à coller raccourci clavier Ctrl V au moment où Belcotax vous demande de sélectionner le fichier à charger Après l envoi réussi du fichier XML vous devez encore confirmer la réussite de l opération dans ActaLibra en cochant l option ci dessous Enregistrer avec F9 Cela a pour effet qu ActaLibra met les fiches 281 50 correspondantes en lecture seule Cette caractéristique de lecture seule est également visible en bas de la fenêtre du module Si vous devez encore faire des modifications la seule possibilité est de le faire en ligne sur le site de Belcotax par la personne qui a été indiquée comme expéditeur plus haut contrôle à base du numéro national sur la carte d identité ActaLibra 5 60 Comptes tiers Ouvrir un nouveau compte en banque A l occasion de la nouvelle règlementation concernant les comptes tiers vs les comptes de l étude la plupart des études auront transformées leurs comptes d études en comptes tiers et auront ouvert un nouveau compte en tant que compte de l étude Créer un nouveau journal pour ce nouveau compte dans la compta ActaLibra Étape 1 prévoir un compte de centralisation Un compte de centralisation doit exister dans votre plan comptable pour chaque journal financier y compris les journaux pour les banques Ouvrez via le menu explorateur Données de base à Plan comptable Dans la fenêtre qui s ouvre utilisez F7 ou pour ajouter un compte de centralisation Prévoyez un compte dans la sous classe 55 Les numéros de comptes pour centralisation de banques consistent habituellement de 6 chiffres dont les deux derniers chiffres sont des zéros L exemple ci dessous compte de centralisation KBC 550100 Sélectionnez Compte financier comme Genre de compte Compte actif pour Mode de bilan 2 3 1 b Comptes tiers pour état solv A 5 b Total des comptes tiers pour Annexe II Étape 2 ajouter un journal financier Après avoir créé le compte de centralisation vous pouvez maintenant créer le journal pour la banque Menu à Données de base à Compta à Journaux Utilisez F7 ou pour ajouter un nouveau journal Sous l onglet Général Saisissez un code KBC par exemple et une description Indiquez qu il s agit d un journal de type financier Utilisez la numérotation habituelle pour les pièces comptables habituellement numérotées avec préfixe annuel suivi d un numéro d ordre Passez à l onglet Financier Sélectionnez comme Type de journal Banque Dans la case du numéro de compte indiquez Compte Tiers ou Compte de l étude tapez le numéro de compte Le code BIC sera complété automatiquement pour les banques belges Le solde de départ est probablement 0 00 Si vous voulez utiliser des listes bancaires pour ces comptes saisissez le code de la banque sous CodeN D habitude il s agit des 3 premiers chiffres du compte bancaire Contactez au besoin votre banque pour cette info Saisissez le compte de centralisation qui doit être utilisé pour ce journal voir ci dessus dans notre exemple 550100 Enregistrez le tout avec F9 Répétez la procédure pour chaque journal bancaire que vous voulez créer Indiquez les caractéristiques d utilisation pour les autres comptes bancaires Lors de la mise à jour tous les journaux banque ou chèque existants sont indiqués comme Comptes tiers Si vous aviez déjà créé vous même un nouveau compte pour l étude AVANT la mise à jour vous allez devoir adapter les caractéristiques pour ce compte Ouvrez la fenêtre des journaux Menu à Données de base à Financier à Compta Chercher le journal en question Ctrl F à Enter ou passer en revue tous les journaux avec F4 suivant ou F3 précédent Cliquez l onglet Financier Indiquez comme Type d utilisation Compte de l étude Ou Compte tiers si vous voulez l utiliser en tant que compte tiers le compte de centralisation lié à chaque journal bancaire est automatiquement lié au poste correspondant au nouveau modèle de l Annexe pour l état trimestriel et le relevé de solvabilité Remarque Type pas d application pour les autres journaux Compensation Caisse Rubrique Modèle Annexe II renouvelé La Chambre nationale a également imposé un nouveau modèle d annexe II à la clôture de trimestre ActaLibra utilise ce nouveau modèle à partir de cette nouvelle version La différence avec l ancien modèle est que l ancien poste Actif 5 est scindé en deux postes séparés notamment 5 a Total Comptes Etude et 5 b Total Comptes Tiers Voilà le résultat sur papier Relevé de solvabilité Cette séparation entre comptes étude et comptes tiers se retrouve également sur le relevé de solvabilité Utilisation des Comptes tiers et des Comptes de l étude dans ActaLibra Les nouvelles règles stipulent quand il faut utiliser un compte tiers ou un compte de l étude Nous avons décidé de ne prévoir aucune contrainte dans le choix du compte à utiliser dans un cas particulier à fin de vous laisser toute liberté dans ce choix Par contre une fenêtre d alerte apparaîtra si vous sélectionnez un type de compte qui ne devrait en principe ne pas être utilisé Pour chaque pièce vous voyez dans le titre de la fenêtre le type de compte Compte tiers ou Compte étude En fonction du type d écriture que vous ajoutez vous aurez une alerte sur fond orange Attention vous utilisez un compte tiers ou bien Attention vous utilisez un compte étude Ces alertes sont prévues en cas de Comptabilisation d extrait de banques OPTION COMPTE ETUDE COMPTE TIERS 1 écriture client attention ok 2 écriture fournisseur ok attention 3 pointage honoraires à recevoir ok attention 4 pointage fournisseur honoraires à payer ok attention 1 5 écriture compte général ok attention 2 6 pointage chèque ok ok 7 pointage d une liste bancaire exécutée ok ok 1 Pourrait être nécessaire si vous voulez pointer une facture AKDOS manuelle 2 Pourrait être nécessaire pour pouvoir comptabiliser sur un compte 619 ou 458700 DDE Comptabilisation de chèques OPTION COMPTE ETUDE COMPTE TIERS 1 écriture client attention ok 2 écriture fournisseur ok attention 3 pointage honoraires à recevoir ok attention 4 pointage fournisseur honoraires à payer ok attention 1 5 écriture compte général ok attention 2 1 Pourrait être nécessaire si vous voulez pointer une facture AKDOS manuelle 2 Pourrait être nécessaire pour pouvoir comptabiliser sur un compte 619 ou 458700 DDE Ajout d ordre de paiement à une liste bancaire OPTION COMPTE ETUDE COMPTE TIERS 1 paiement au client ou à tiers pour le client attention ok 2 paiement au fournisseur ok attention 1 3 pointage fournisseur honoraires à payer ok attention 1 Pourrait être nécessaire pour pouvoir comptabiliser sur un compte 619 ou 458700 DDE Ajout de paiements virements via un journal pour administrations externes OPTION COMPTE ETUDE COMPTE TIERS Tout paiement ou virement 1 attention ok 1 En principe les administrations externes sont toujours payées via un compte tiers Écriture de transfert entre compte tiers et compte étude Solde minimum sur compte tiers A tout moment le solde de tous les comptes tiers doit au moins être égal au solde des tous les créanciers clients non rubriqués La différence entre les soldes débet de tous les comptes tiers et le solde de crédit des tous les comptes clients non rubriqués est régulièrement versée du compte tiers vers le compte étude Ceci peut se faire par dossier chaque jour chaque semaine chaque au choix mais de toute façon obligatoirement chaque trimestre dans les 40 jours après la clôture du bilan trimestriel Le notaire peut déterminer la périodicité de cette opération pour autant que le solde minimal du compte tiers soit respecté Cela dépendra probablement du solde disponible de l étude Méthode de travail dans ActaLibra Le solde des clients créditeurs dépend de la mesure où vous faites à jour avec la facturation des feuilles de frais et compensations ainsi que les extraits bancaires Ceci peut varier d étude en étude C est pourquoi l on ne peut pas prévoir de système dans ActaLibra qui compte sur une situation permanente à jour A vous même donc d évaluer régulièrement quel montant peut être versé du compte tiers vers le compte étude Vous pouvez alors suivre les étapes suivantes Étape 1 Déterminer le montant à transférer Le montant à verser est la différence entre le total des comptes tiers et le total des clients créditeurs clients non rubriqués ET dossiers Ces montants sont affichés à tout moment sur le relevé de solvabilité menu Balances et résultat page une Page 2 Faites le calcul de la façon suivante Solde comptes tiers 4 642 579 48 Solde clients non rubriqués créditeurs 4 443 487 72 Solde dossiers non rubriqués créditeurs 19 576 35 Montant à verser 179 515 41 Si le montant calculé est négatif cela veut dire que le virement doit se faire du compte étude vers le compte tiers Étape 2 Le versement Les versements de tel type se font facilement à l aide de liste bancaire ASTUCE Créer pour chaque compte étude une fiche personne spéciale activée en tant que fournisseur avec le numéro de compte inscrit dans la fiche ainsi que le compte pour contre passer Vous pouvez alors comptabiliser le paiement via une liste bancaire Sélectionnez la liste bancaire d un compte tiers et sélectionnez l option 2 Paiement fournisseur Dans ce cas ci vous pouvez ignorer l alerte attention vous utilisez un compte de tiers Le solde d un compte tiers ne peut jamais aller sous zéro Vous faites bien de répartir le montant à verser sur plusieurs comptes Étape 3 comptabiliser un extrait de compte tiers Au moment de comptabiliser l extrait du compte tiers sélectionnez l option 7 Pointage liste bancaire Étape 4 comptabiliser un extrait de compte étude Au moment de comptabiliser l extrait du compte étude sélectionnez l option 5 Ecriture compte général et sélectionnez le compte 580000 mouvements Remarque Si vous ne travaillez pas avec de listes bancaires vous faites tous les virements hors ActaLibra et lors de la comptabilisation des extraits il suffit d opter pour les deux comptes pour 5 Compte 580000 Échange numéros de comptes entre notaires Les paiements entre notaires peuvent se faire via un compte étude ou un compte tiers Pour les honoraires à payer c est le compte étude qui sera utilisé Pour le virement transfert du prix d acquisition c est un compte tiers qui sera utilisé C est pour cela que nous introduisons la convention suivante Chaque fiche NOT fiche personne du notaire contient deux cases pour numéros de comptes Le premier numéro de compte est considéré comme le compte étude le deuxième numéro de compte comme compte tiers Ainsi vous pouvez choisir le compte exact d une étude en fonction du contexte du virement Les champs sont libellés en conséquence Lors de chaque mise à jour ou QuickFix d ActaLibra les données des fiches sont mises à jours à base des données que nous recevons de la fédération mensuellement Hélas ces données ne contiennent pas de numéros de compte en banque Toutes les études utilisant ActaLibra peuvent déjà saisir leurs propres numéros de compte dans leur fiche NOT Lors de l enregistrement ActaLibra demandera la permission d envoyer cette modification à notre Helpdesk A FAIRE Après la mise à jour ouvrez votre propre fiche NOT fiche personne du notaire avec code NOT compléter les numéros de compte que vous allez utiliser Ainsi toutes ces données parviendront chez toutes les études ActaLibra Vous allez reconnaître votre propre fiche NOT dans le titre de la fenêtre de la fiche VOTRE PROPRE FICHE NOT DANS ACTALIBRA Saisissez les deux numéros de compte Etude et Tiers que vous voulez faire utiliser par vos confrères et enregistrer avec F9 Répondez Oui à la question si la modification peut être envoyée au helpdesk Si vous modifiez les données d une autre étude pas la vôtre qui travaille également avec ActaLibra les données ne sont PAS envoyées au Helpdesk Si vous modifiez les données d une autre étude qui ne travaille PAS avec ActaLibra les données sont envoyées au HelpDesk Toutes les modifications qui nous parviennent seront reprises dans la prochaine mise à jour Autres numéro de compte en bas de vos factures A partir de cette version vos factures aux confrères sortantes auront un pied de page supplémentaire dans lequel vous pouvez mentionner le compte étude Les factures aux clients contiennent toujours un pied de page avec le compte tiers La mise à jour prévoit automatiquement le pied de page pour la facture au confrère C est une copie exacte du pied de page de votre facture au client A vous de modifier le texte bien sûr Ouvrez n importe quelle facture Ouvrez le journal FACTCONF par exemple et cliquez le bouton pour imprimer ou Imprimé Dans la fenêtre de l impression classique cliquer le bouton de Configuration Ceci ouvre le petit fichier de configuration de la mise en page de la facture En bas vous verrez les lignes footer K1 à footer K6 Saisissez le numéro de compte étude à cet endroit footer K1 Compte étude KBC BE12 3456 7890 1234 BIC XXXXXXXX footer K2 footer K3 footer K4 footer K5 footer K6 Voici le résultat à l impression d une facture à un confrère ActaLibra 5 61 Autres adaptations dans cette version Mise à jour de fiches Les fiches de notaires et d associations ont été complétées à base de l information de la FRNB du 24 4 2014 Les adresses e mails pour l envoi de facture au format PDF sont également mises à jour Lecture de carte d identités récentes Depuis début mars FEDICT émet de nouvelles cartes d identité mieux sécurisées nouvelle clé de cryptage sur la puce L ancienne version du software qui lit les cartes et qui était utilisé par ActaLibra n est plus soutenu En coopération avec Cevi nous avons développés une nouvelle implémentation logicielle qui vous permet de lire aussi bien les anciennes cartes que les nouvelles de clients dans ActaLibra Elle permet bien sûr également de aux collaborateurs qui font des recherches dans le registre national via les services web de CEVI avec leur carte d identité de le faire avec une ancienne ou une nouvelle carte INFO IT Pour lire une carte CEI dans ActaLibra le middleware FEDICT n est plus utilisé Vous devrez donc être en mesure de lire les nouvelles cartes après la mise à jour ActaLibra Pour utiliser les WebServices le middleware de FEDICT est utilisé parce qu il sert à appliquer une signature authentique pour la sécurisation de la connexion SSL Pour pouvoir faire les recherches dans le registre national via les services web de CEVI avec une carte d identité récente cartes avec applet V1 7 émises depuis le 1er avril vous devez donc disposer de la version 4 07 du middleware Dans ActaLibra vous pouvez vérifier quelle version est installée sur quel PC dans votre étude Menu Programme à Aperçu des Pc ActaLibra en jaune dans la colonne e ID les PC sur lesquels il faut installer la nouvelle version du software de Fedict si vous utilisez une carte d identité pour les recherches dans le registre national ET si vous le faites avec une carte d identité récente Demandez à votre fournisseur de PC de faire la mise à jour du software de Fedict Si votre fournisseur est SDP contactez notre service technique service sdp be tél 03 766 16 62 Modifier le type de dossier à adapter la liste de tâches en conséquence Si après la création d une fiche dossier vous changer encore le sous type de dossier il y a de forte chances que la liste de tâches elle aussi doit être adaptée ActaLibra

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