archive-be.com » BE » G » G-NET.BE

Total: 61

Choose link from "Titles, links and description words view":

Or switch to "Titles and links view".
  • ActaLibra Boekhouding - Factuur Credoc/KFBN
    werkt WEL met KFBN of CREDOC boekjes 1 Boeken van de werkelijke kost via het AKB Aan dit onderdeel van de kostenverwerking verandert er niets De individuele werkelijke kosten worden zoals voorheen geboekt op basis van de details van de gefactureerde kosten te raadplegen via het e notariaat voor meer info bel boekhouding KFBN 02 505 08 83 02 505 08 84 Dat verloopt via de knop Werkelijke kosten vanop elk betrokken AKB Ondanks de gezamenlijke facturatie blijven we in de aktekostenbladen voor CREDOC en KFBN aparte blokjes met aparte boekjes hanteren Zo moeten we de berekeningsmodellen niet compleet herschikken geen triviale opgave De bestaande werkwijze voor het verrekenen van de werkelijke kosten naar de dossiers blijft dus ongewijzigd Na het boeken van de werkelijke kosten in onderstaand voorbeeld een 5 tal krijgen we volgende A lijnen te zien in de resp boekjes Het totaal van deze doorgerekende bedragen voor CREDOC in dit vb 5 x 100 500 moet overeenstemmen met het totaalbedrag voor CREDOC dat we terugvinden op de factuur Het totaal van deze doorgerekende bedragen voor KFBN in dit vb 5 x 100 500 moet overeenstemmen met het totaalbedrag voor KFBN dat we terugvinden op de factuur 2 Boeken van de aankoopfactuur Voorheen boekte u de twee facturen apart elk in zijn eigen boekje CREDOC of KFBN Dat zal nu niet meer zo zijn Vanaf nu ontvangen we slechts 1 factuur en kunnen we dus maar 1 factuur boeken Die ene aankoopfactuur boeken we MANUEEL dus NIET via een boekje in het journaal AKDOS op naam van leverancier KFBN Voorbeeld In deze boeking kunt u de kosten voor Credoc en de kosten voor KFBN best op aparte rekeningen boeken Voor dit soort kosten wordt gewerkt met 619 rekeningen De andere kosten op de factuur die we NIET TOEWIJZEN AAN DOSSIERS worden doorgaans geboekt op een 612 rekening Dit kunnen kosten zijn zoals E not Secured pack 612900 Diverse verbruikskosten Notamus 612200 Documentatie Notarius 612200 Documentatie Jaarboek 612200 Documentatie Voor verdere toelichting i v m de factuur gelieve de dienst boekhouding van KFBN te contacteren Merk op De 416 rekeningen die voorheen werden gebruikt bij het boeken van de aankoopfacturen via de boekjes kunnen we niet gebruiken bij het manueel boeken Die 416 rekeningen zijn immers gekoppeld aan die boekjes en bijgevolg niet bruikbaar buiten de context van die boekjes Doorgaans zijn er ook al 619 rekeningen voorzien voor de zgn inkosten neming bij facturatie van kosten die via boekjes worden opgevolgd zoals 619300 en 619310 in onderstaand voorbeeld Die 619 rekeningen zijn eveneens afgeschermd en worden enkel achter de schermen gebruikt Al deze zgn afgeschermde rekeningen zijn gekenmerkt door boekingsgedrag Centralisatierekening Indien u nog geen 619 rekeningen hebt voor manuele boekingen van kosten voor KFBN en CREDOC kunt u die zelf toevoegen in het boekhoudplan Volg hiervoor onderstaande werkwijze 619 Rekeningen toevoegen Open het venster Basisgegevens à Boekhouding à Boekhoudplan Voeg de twee gewone rekeningen toe bv Hier hebben we onder de bestaande 619 rekeningen 619300 en 619310

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/Credoc_KFBN.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive


  • SDP ActaLibra - Invoering Btw
    zullen gebeuren zoals bv voor een aanvullende staat Alle boekingen voor akten van vóór 2012 worden nog steeds zoals voorheen geboekt via het oude systeem dat ook nog steeds in ActaLibra werkzaam is Niet alleen in alle akteberekeningsmodellen maar ook in alle aktekostenbladen voor akten vanaf 2012 vervangt de patch automatisch de oude 7 rekeningen door de nieuwe 7 rekeningen U kan dat verifiëren door het venster van de berekeningsmodellen te openen en daar de verschillende modellen te overlopen Doe dit gerust straks want er worden nog zaken in uw akteberekeningsmodellen gewijzigd Zie verderop Gewijzigde berekeningsmodellen nakijken Indeling klasse 2 en klasse 6 rekeningen Bij de rekeningen die gebruikt worden in de details van aankoopfacturen klasse 2 en 6 moet ter wille van de Btw aangifte een onderscheid gemaakt worden tussen 3 soorten aankopen H aankoop van handelsgoederen naar vak 81 D aankoop van diensten en verbruiksgoederen naar vak 82 I aankoop van investeringen naar vak 83 Uit de regelgeving Diensten werken en studies verstrekt aan de aangever in de mate dat deze als zodanig het voorwerp uitmaken van een herfacturering aan klanten of voor zover deze rechtstreeks betrekking hebben op de diensten die aan de klant gefactureerd worden neemt men op in vak 81 van de Btw aangifte Rechts onderaan het venster boekhoudplan staat een extra keuzevak waar je de juiste classificatie kan aangeven In de regel horen rekeningen uit klasse 2 tot de Investeringen behalve afschrijvingen en de rekeningen van subklasse 619 Diverse aktekosten worden gerekend tot klasse H terwijl de rest van klasse 61 Diensten en diverse goederen tot D diensten worden gerekend De patch stelt dit kenmerk automatisch in Hierdoor moet u bij de ingave van aankoopfacturen enkel de juiste rekening kiezen en het effect op de Btw aangifte is automatisch correct Indien uw accountant bij nazicht achteraf vaststelt dat dit toch in de verkeerde categorie staat kan de BtwAard nog aangepast worden op de aankoopfactuur Aan de verkoopzijde speelt dit onderscheid niet Daar moet u dit onderscheid niet maken ten behoeve van de Btw statistieken Gewijzigde berekeningsmodellen nakijken We gaan ervan uit dat u alle nodige kostenbladen voor akten van vorig jaar reeds opgemaakt hebt Pas dan kan u de nieuwe versie installeren waarbij de patch het installatieprogramma automatisch alle akteberekeningsmodellen reorganiseert en dus direct geschikt zijn voor nieuwe aktekostenbladen voor akten te verlijden vanaf 1 jan 2012 Uiteraard had u de voorbije tijd al een hele reeks aktekostenbladen opgemaakt voor de akten van 2012 De wijzigingen die de Patch daarin automatisch aanbrengt bespreken we verderop Zie We overlopen hier al deze automatische aanpassingen aan uw berekeningsmodellen Verderop vragen we u enkele specifieke zaken na te kijken en zo nodig manueel aan te passen De hoofdbedoeling is een strikt onderscheid te maken tussen de blokjes die vallen onder maatstaf van heffing of MVH en waarop de klant BTW moet betalen en de kosten die onder de voorschot regeling vallen zoals Registratie Rolrechten rechtbank Hypothecaire in of overschrijving en doorhaling Wanneer u na de Patch het

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/ActaLibra_Incl_Btw.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • SDP ActaLibra - Invoering Btw
    te compenseren tegenover de wachtrekening Indien u de betaling nog niet had uitgevoerd dient u uiteraard de onderstaande compensatieboeking niet uit te voeren Om de cheque te compenseren tegenover de wachtrekening boekt u volgende compensatieboeking Open het compensatie journaal en druk Enter om het laatste boekstuk te krijgen Druk F7 of de knop om een nieuw compensatie boekstuk toe te voegen Geef als boekingsdatum de datum van de betaling en bewaar met F9 of de knop Als eerste lijn dien je de hierboven geboekte cheque af te punten Druk F7 of de knop en kies voor optie 6 afpunting cheque en klik Volgende Geef het bedrag van de cheque en klik nogmaals Volgende In het resultaatvenster Afpunten openstaande cheques duidt u de cheque aan dubbelklik of spatiebalk Klik Voltooi om te bevestigen Als tweede lijn kies je voor de rekening waarop je de voorheen uitgevoerde betaling boekte Indien u de daartoe voorziene wachtrekening gebruikte kiest u optie 5 Boeking op algemene rekening en kies wachtrekening 499000 Indien u de betaling op de leverancier hebt geboekt kiest u optie 4 Afpunting van leverancier of te betalen erelonen Het juiste bedrag wordt automatisch voorgesteld Geef een commentaar en klik Voltooi Klik Ventileer om deze compensatie te ventileren Verwerking van de stukken zeker de voorafgaandelijke staten Verwerking van stukken via het expeditieboek Via de rubriek Veel gestelde vragen en antwoorden op onze btw website werd u gevraagd om alvast de ontvangst van de stukken in te geven en het bedrag te noteren in het commentaarveld er onder Doordat u deze werkwijze hebt gevolgd kunnen we de achterstand snel inhalen Ga hierbij als volgt tewerk Selecteer het Type expeditie bvb Hypotheekkantoren en geef als Status van expeditie Financieel te verwerken Bevestig met de groene pijl Zoals gewoonlijk gebruik u de knop Werkelijke kosten om uw hypotheekstuk boekhoudkundig te verwerken MERK OP Tot nader order maken we gebruik van de tolerantie en boeken we GEEN aankoopfacturen voor hypotheekkosten klik op de knop Werkelijke kosten Geef het bedrag en klik Volgende Net zoals vroeger wordt de door u gekozen standaard Betalingswijze voorgesteld Daar u de betaling reeds hebt uitgevoerd kiest u via cheque Kies het gewenste cheque dagboek FIN dagboek U kan hierbij het te betalen stuk tegelijk als een aankoopfactuur boeken WE ADVISEREN U MOMENTEEL GEBRUIK TE MAKEN VAN DE TOLERANTIE en dus GEEN AANKOOP FACTUREN TE BOEKEN tenzij er recupereerbare BTW op gerekend is maar dat is voor hypotheekkosten niet het geval Indien u echter gewacht hebt met het stuk te betalen en u gebruik maakt van onze module banklijsten kiest u uiteraard via banklijst Klik Voltooi om te bevestigen Indien u ondanks de tolerantie toch een aankoopfactuur liet boeken krijgt u na de betalingsbevestiging volgende melding Deze stukken klasseert u dan in een aparte map aankoopfacturen Aangezien de dossierbeheerders deze stukken nodig hebben in de dossiers die zij behandelen raden wij u aan ieder stuk te kopiëren of te scannen via het ActaLibra Scan Document Center U dient het origineel in de nieuwe map voor aankoopfacturen te plaatsen Nu de betaling geboekt is via cheque dienen we deze nog te compenseren tegenover de wachtrekening zie hierboven 4 Verwerking van de gestorte provisies externe administraties Merk op dat er voor hypotheekstukken een vraag tot tolerantie geen aankoopfacturen te boeken is gesteld aan de Btw administratie Daar deze vraag momenteel onbeantwoord blijft mag u er voorlopig voor kiezen om geen aankoopfactuur te boeken Zie ook onderstaand artikel dat recent op het e notariaat verscheen Verwerking van stukken Zonder expeditie Indien u geen gebruik maakt van het expeditieboek kunt u net zoals voorheen gebruik maken van de knop Werkelijke kosten van op het aktekostenblad of u selecteer in de module Betalingen aan externe administraties optie 1 verrekenen van betaalde aktekosten De werkwijze is identiek als hierboven Akten van 2012 boeken en factureren Factureer per dag eerst de notariële akten aan de hand van uw repertorium Vanuit het repertorium kan u akte per akte de knop AKB gebruiken om direct het overeenstemmend aktekostenblad AKB te openen Voor facturatie van te ontvangen erelonen van andere minuuthouders vindt u verderop in deze tekst de instructies zie 3 Het factureren van tussenkomsten TSK Stap 1 Open het aktekostenblad Stap 2 Indien u manueel een Btw lijn had toegevoegd aan uw aktekostenblad moet u deze lijn eerst terug verwijderen Stap 3 Leg de provisiebedragen vast Klik op het printericoon rechts bovenaan uw aktekostenblad Kies voor Klassieke afdruk van het aktekostenblad en klik OK Zet het vinkje aan bij AKB totalen als gevraagde provisie vastleggen en klik Scherm Indien dit vinkje niet beschikbaar is zijn de provisiebedragen als vastgelegd Sluit vervolgens de afdruk Door deze handeling worden de geprovisioneerde bedragen weergegeven links onderaan het aktekostenblad Deze bedragen worden pas zichtbaar na de Reorganisatie zie later Reorganiseer nu nog niet Stap 4 Indien het een akte betreft met een overschrijving bij het hypotheekkantoor voorzie dan bedrag voor de overschrijving typ het aantal bladzijden in de kolom Aantal en bewaar Kijk zeker na of het bedrag in de kolom Provisie correct wordt berekend in dit vb 136 29 Zo niet pas dat dan eerst met hand aan Stap 5 Reorganiseer uw aktekostenblad Klik NU op deze knop De overschrijvingskosten vielen voorheen onder de forfaitaire aktekosten Dat is nu niet mee zo De reorganisatie zorgt er o a voor dat de Overschrijvingskost uit het forfait wordt gelicht Tegelijk wordt ervoor gezorgd dat het totaalbedrag van het aktekostenblad hierdoor niet verandert De reorganisatie voegt in het blokje aktekosten automatisch de een lijn toe waarbij het bedrag van de overschrijving negatief wordt weergegeven Die lijn herkent u aan de omschrijving corr Overschrijving uit FMA Verder in het kostenblad zien we andere ingrepen die door de automatische reorganisatie worden afgehandeld Zo wordt elke blokje i v m hypotheken ontdubbeld in twee afzonderlijke blokjes Het ene blokje bevat de hypotheekkosten waarop Btw verschuldigd is de getuigschriften en het andere blokje de hypotheekkosten die onder de voorschottenregeling vallen en dus niet langer tot de aktekosten f orfait beh oren Merk op Door vóór het reorganiseren expliciet een bedrag aan overschrijvingskosten in te vullen zorgt u ervoor dat de reorganisatie automatisch de correctielijn toevoegt aan het blokje Aktekosten en zo de gevraagde provisie normaal gezien het we Door deze werkwijze te hanteren wijzigen we het totaal van onze gevraagde provisie niet Stap 6 Neem de brief waarin je de provisie aan de cliënt meedeelde bij de hand en zorg ervoor dat je aktekostenblad nu de zelfde totalen bevat Zowel rechts onderaan de berekende totalen als links onderaan de gevraagde provisie Kloppen de berekende totalen niet pas dan het aktekostenblad aan Kloppen de gevraagde provisiebedragen niet met wat op de brief stond pas dan de vastgelegde provisiebedragen met de hand aan links onderaan het aktekostenblad en bewaar met F9 of het Vinkje Ja u kan deze bedragen met de hand wijzigen Stap 7 Nu kan u factureren Klik onderaan op de knop Facturatie om het facturatievenster te openen Wijzig eventueel bovenaan de cliënt aan wie u wenst te factureren en klik Boeken U komt nu terug op het aktekostenblad terecht waar u de geboekte en gefactureerde bedragen in de rechter kolommen terugvindt Links onderaan het aktekostenblad ziet u in het kader Provisie de eerder vastgelegde bedragen Rechts zien we de huidige totalen van het aktekostenblad Het verschil tussen beide totalen in dit voorbeeld 10 893 45 10 922 07 28 62 is het bedrag van de BTW op de overschrijving 136 29 x 21 28 62 dat u ten onrechte had geprovisioneerd indien u voorheen de overschrijvingskost binnen het forfait had gelaten Dit bedrag dient u terug te betalen aan uw cliënt Dit kan u eventueel later doen bij de verrekening van de voorschotten Had u de voorbije weken de BTW correct berekend op de aktekosten exclusief de overschrijvingskosten dan is het totaal gefactureerde geboekte bedrag gelijk aan het bedrag dat u hebt ontvangen van uw cliënt voor deze akte Alles onmiddellijk correct Probleem U hebt geen bedrag voorzien op de lijn overschrijving in het aktekostenblad en u hebt TOCH de Reorganisatie al uitgevoerd Oplossing Doe volgende aanpassingen vóór u de eerste keer factureert U dient manueel een bedrag te voorzien op de lijn overschrijving van de correcte blok hypotheken U doet dit best door het aantal bladzijden in te geven in de kolom Aantal van de lijn Overschrijving per blz Maak daarna een nieuw lijntje aan in de blok aktekosten via F7 of Als omschrijving geeft u corr Overschrijving uit FMA Noteer het bedrag van de lijn overschrijving negatief in de kolom Provisie en bewaar via F9 of het bewaarvinkje Bij de vraag Valt deze nieuwe kostensoort onder het FMA klikt u uiteraard Nee Nu pas mag u de eerste keer factureren Hebt u toch al gefactureerd dan past u na de facturatie alsnog de bedragen op het aktekostenblad met de hand aan Net zoals hierboven beschreven Zorg alsnog voor een correct provisiebedrag voor de overschrijving en voeg met de hand een lijntje toe in het blokje Aktekosten met het omgekeerde bedrag als de kost voor overschrijving Bij het bewaren van dat extra lijntje antwoord je NEEN op de vraag of deze kost onder FMA valt Nu kan je opnieuw factureren Dat zal een creditnota opleveren voor het verschil incl de teveel gerekende Btw Gelijk wordt de extra kost voor de overschrijving nu bijkomend geboekt als voorschot De factuur samen met de creditnota en het extra af te rekenen voorschot bedrag moeten nu overeenstemmen met het totaalbedrag van het kostenblad Eenmaal u hebt geboekt gefactureerd vindt u via het nieuwe tabblad Afrekening onderaan het aktekostenblad een overzicht van de facturen en die te printen en de al dan niet af te rekenen voorschotten brief maken en evt saldo terugstorten Meer hierover onder Facturen afdrukken Voorschotten afrekenen Uw tussenkomsten factureren Overloop op basis van uw kantoor agenda de tussenkomsten bij andere notarissen TSK Deze kostenbladen dient u te factureren Ga hierbij als volgt tewerk Net zoals voorheen maakt u een aktekostenblad Tussenkomst TSK Bij het invullen van de datum Verleden op krijgt u volgend bevestigingsvenster Klik Ja om te bevestigen In tegenstelling tot vroeger dient u nu geen debetnota meer te maken maar een echte verkoopfactuur Klik hiervoor op Het is belangrijk dat de factuur meteen correct wordt opgemaakt Dit betekent dat als de notaris minuuthouder deel uitmaakt van een associatie u wettelijk verplicht bent te factureren aan de associatie Stel deze vraag vooraf aan de minuuthouder om correcties te vermijden ActaLibra zorgt er automatisch voor dat de associatie wordt voorgesteld om op te factureren Klik op Boeken en bevestig het volgende venster Merk op dat alle facturen voor te ontvangen erelonen net zoals voorheen in het dagboek ERE ONTV terecht komen Indien u het ontvangen ereloon voorlopig op de wachtrekening 499000 had geboekt dan dient u dit te compenseren Ga hierbij als volgt tewerk Open het compensatie journaal en druk Enter om het laatste boekstuk te krijgen Druk F7 of de knop om een nieuw compensatie boekstuk toe te voegen Geef als boekingsdatum de datum van ontvangst en b ewaar met F9 of de knop Als eerste lijn dien je de hierboven geboekte ereloon af te punten Druk F7 of de knop en kies voor optie 3 afpunting van te ontvangen erelonen en klik Volgende Geef de naam van de cliënt notaris associatie en klik Volgende In het resultaatvenster Afpunten van te ontvangen erelonen duidt u het ereloon aan dubbelklik of spatiebalk Klik Voltooi om te bevestigen Als tweede lijn kies je voor de rekening waarop je de voorheen uitgevoerde betaling boekte Indien u de daartoe voorziene wachtrekening gebruikte kiest u optie 5 Boeking op algemene rekening en kies wachtrekening 499000 Het juiste bedrag wordt automatisch voorgesteld Geef een commentaar en klik Voltooi Klik Ventileer om deze compensatie te ventileren Stortingen van provisies boeken Via de rubriek Veel gestelde vragen en antwoorden op onze btw website werd u gevraagd stortingen van provisies bv provisie registratierechten op een wachtrekening 499000 te boeken Hierbij dienen we nu de provisie te boeken en te compenseren tegenover de wachtrekening De provisie dient u als volgt te boeken Open de module Betalingen aan externe administraties menu Financieel en selecteer het gewenste dagboek bv registratie Druk F7 of de knop om het klassieke selectievenster te openen selecteer zoals voorheen de optie 2 storting van provisie aan de externe administratie en klik Volgende Geef de datum van betaling het bedrag en selecteer de Betalingswijze via cheque Kies niet via banklijst u heeft de betaling immers al eerder uitgevoerd Kies het gewenste cheque dagboek FIN dagboek en klik Voltooi Nu de provisie cheque geboekt is dienen we deze nog te compenseren tegenover de wachtrekening 499000 Indien u de betaling vooraf niet in ActaLibra hebt geboekt dan dient u onderstaande compensatie niet uit te voeren De compensatieboeking die u in dat geval moet boeken is de volgende Open het compensatie journaal en druk Enter om het laatste boekstuk te krijgen Druk F7 of de knop om een nieuw compensatie boekstuk toe te voegen Geef als boekingsdatum de datum van de betaling en b ewaar met F9 of de knop Als eerste lijn dien je de hierboven geboekte cheque af te punten Druk F7 of de knop en kies voor optie 6 afpunting cheque en klik Volgende Geef het bedrag van de cheque en klik nogmaals Volgende In het resultaatvenster Afpunten openstaande cheques duidt u de cheque aan dubbelklik of spatiebalk Klik Voltooi om te bevestigen Als tweede lijn kies je voor de rekening waarop je de voorheen uitgevoerde betaling boekte Indien u de daartoe voorziene wachtrekening gebruikte kiest u optie 5 Boeking op algemene rekening en kies wachtrekening 499000 Indien u de betaling op de leverancier hebt geboekt kiest u optie 4 Afpunting van leverancier of te betalen erelonen Het juiste bedrag wordt automatisch voorgesteld Geef een commentaar en klik Voltooi Klik Ventileer om deze compensatie te ventileren Reeds uitgevoerde leveranciersbetalingen compenseren Via de rubriek Veel gestelde vragen en antwoorden op onze btw website werd u gevraagd betalingen aan leveranciers in 2012 rechtstreeks op de leverancier te boeken via de module banklijsten Na dat u de aankoopfactuur volgens de nieuwe werkwijze hebt geboekt dient u de reeds uitgevoerde leveranciersbetaling te compenseren tegenover de aankoopfactuur Indien u de factuur echter nog niet hebt betaald dan dient u de factuur uiteraard niet te compenseren Indien u de betaling via de banklijst op de leverancier hebt geboekt en de banklijst hebt afgepunt in een ondertussen geventileerd bankboekstuk dan dient u deze betaling en de factuur als volgt te compenseren Open het compensatie journaal en druk Enter om het laatste boekstuk te krijgen Druk F7 of de knop om een nieuw compensatie boekstuk toe te voegen Geef als boekingsdatum de datum van de betaling en b ewaar met F9 of de knop Druk F7 of de knop en kies voor optie 4 afpunting van leverancier of te betalen erelonen Geef de naam van de leverancier en klik Volgende In het resultaatvenster Afpunten openstaande leveranciers duidt u de factuur en de betaling aan dubbelklik of spatiebalk Klik Ventileer om deze compensatie te ventileren Tip Om een groot aantal compensatieboekingen te vermijden kunt u eerst alle aankoopfacturen boeken Daarna maakt u één compensatieboekstuk bv op 31 01 2012 waarin u de facturen en de bijhorende betaling afpunt op bovenstaande wijze Om alle afpuntbare leveranciersboekingen in één overzicht te verkrijgen geeft u geen naam bij de zoekwaarden Boeken en betalen van te betalen erelonen Zoals u merkt werd het tabblad Tussenkomst op het aktekostenblad als Te betalen Erelonen herdoopt U kan het ereloon nog steeds boeken via dit tabblad U mag deze aankoopfactuur echter niet meer boeken bij het verlijden van de akte Indien u een aankoopfactuur boekt dient u immers over een document bewijsstuk te beschikken U mag het te betalen ereloon pas boeken wanneer u de factuur ontvangt van uw confrater Neem de ontvangen factuur bij de hand en ga hierbij als volgt tewerk Selecteer het aktekostenblad waarvoor u het ereloon moet betalen en klik onderaan op het tabblad Te betalen Erelonen Vergelijk het bedrag in de kolom Te betalen excl met het bedrag exclusief BTW de maatstaf van heffing dat vermeldt staat op de factuur die u ontvangt van uw confrater en pas het bedrag aan indien nodig Klik op de knop Nieuwe factuur In het venster Boekingskenmerken voor tussenkomst wordt net zoals voorheen automatisch de associatie voorgesteld zodat de fiscale fiche correct wordt opgemaakt De cursor wordt meteen in het Datum veld geplaatst met als datum de Boeken op zie bovenaan het aktekostenblad datum Pas de datum in onderstaand venster aan naar de datum vermeld op de factuur die u hebt ontvangen van uw confrater Klik Voltooi om de aankoopfactuur in dagboek ERE BET aan te maken en klik Ja in het bevestigingsvenster Na dat u de aankoopfactuur hebt geboekt dient u de reeds uitgevoerde leveranciersbetaling te compenseren tegenover de aankoopfactuur tenzij u de factuur nog niet hebt betaald Zie hierboven 6 1 Reeds uitgevoerde leveranciersbetalingen compenseren Boeken van een factuur sociaal secretariaat Door het gebruik van vele rekeningen is het boeken van de factuur voor het sociaal secretariaat niet altijd eenvoudig Om de boeking van de factuur vlot te laten verlopen zorgt de automatische installatie van de nieuwe ActaLibra versie ervoor dat de standaard rekeningen voor sociaal secretariaat worden bijgesteld Het boeken van de aankoopfactuur tonen we aan de hand van een voorbeeld Net zoals voorheen volgt u de journaalpost om alle lijnen correct in te vullen De lijn 61501 BTW op beheerskosten vult u echter nergens in U merkt dat de Rest bovenaan de factuur gelijk is aan het BTW bedrag 33 95 euro in dit voorbeeld We moeten de BTW lijn nog toevoegen Ga hiervoor als volgt tewerk Stel de lijn met omschrijving Sociaal Secretariaat meestal lijn 2 als volgt in de Btw Aard wijzigt u van buiten maatstaf naar aank div goed en diensten het BTW wijzigt u van 0 naar 21 Bewaar met F9 of de knop Aut omatisch wordt onderaan de factuur de Btw lijn toegevoegd Klik

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/ActaLibra_Btw_CatchUp.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • SDP ActaLibra - Invoering Btw
    toutes les écritures de frais d acte des actes d AVANT 2012 soient faites sur les anciens comptes clairement séparés des écritures sur les nouveaux comptes 7 pour les actes passés en 2012 Les nouveaux comptes feront part de la réconciliation de la TVA tandis que les anciens comptes 7 n ont rien à voir avec la TVA même s ils sont encore utilisés en 2012 par exemple pour comptabiliser en 2012 les demandes d état hyp complémentaires mais SANS TVA puisqu il s agit d un acte passé en 2011 Via le plan comptable classe 70 vous pouvez voir quels comptes sont ajoutés par le patch Le patch ajoute à la description des anciens comptes pre2012 voir exemple 703100 Chaque nouveau compte reçoit si possible le numéro suivant disponible ex 703101 et a la même description que l ancien compte Les anciens comptes seront encore uniquement utilisés pour les feuilles de frais des actes de 2011 pour autant qu il y ait encore des écritures à faire Ex comptabiliser un état hyp complémentaire Toutes les écritures pour les actes d avant 2012 doivent être faites selon l ancienne méthode donc selon l ancien système qui reste encore actif dans ActaLibra Le patch remplace les anciens comptes 7 non seulement dans tous les modèles de calcul mais également dans toutes les feuilles de frais des actes à partir de 2012 Vous pouvez le vérifier en ouvrant la fenêtre des modèles de calcul et en parcourant les différents modèles de calcul Faites le plus tard puisque d autres éléments seront modifiés dans les modèles de calcul Voir plus loin Vérifier les modèles de calcul modifiés Classification des comptes de classe 2 et classe 6 Pour les comptes utilisés pour les détails des factures d achat classe 2 et 6 il faut pour la déclaration de la TVA faire une distinction entre 3 types d achat M acquisition de marchandises case 81 S acquisition de services et biens de consommation case 82 I acquisition d investissements case 83 Extrait de la règlementation traduit Les services travaux et études livrés au déclarant dans le mesure où il s agit d une refacturation au client ou pour autant qu ils soient reliés directement aux services facturés au client doivent être repris dans la case 81 de la déclaration En bas à droite dans la fenêtre du plan comptable vous pouvez indiquer la classification correcte pour la déclaration de la TVA Normalement les comptes de classe 2 sont classifiés sous Investissements donc I sauf amortissements et les compte de sous classe 619 Frais d acte divers sont classifiés sous M Le reste de classe 61 Services et biens divers est classifié sous S Le patch fait cette classification pour vous automatiquement Il ne vous reste plus qu à sélectionner le compte correct lors de l encodage des factures d achat la classification sera automatiquement correcte sur la déclaration de la TVA case TVA Si votre expert comptable constate par après qu un type incorrect a été sélectionné il peut encore modifier le type de TVA sur la facture d achat Côté vente cette distinction ne joue pas vous ne devez pas faire cette distinction pour les statistiques de TVA Vérifier les modèles de calcul modifiés Nous partons de la supposition que vous avez créé les feuilles de frais nécessaires pour les actes de l année dernière Vous ne pouvez pas installer la nouvelle version sans l avoir fait Le patch va réorganiser automatiquement tous les modèles de calcul à fin de pouvoir créer des feuilles de frais d acte correctes pour les actes passés à passer à partir 2012 Les semaines passées vous avez bien sûr déjà créé une multitude de feuilles de frais d acte pour les actes en 2012 Nous expliquons plus loin sur cette page comment le patch adapte les feuilles de frais déjà créées en 2012 Ici nous expliquons toutes les modifications automatiques à vos modèles de calcul Nous vous demanderons de vérifier certaines modifications et de les adapter manuellement si nécessaire Le but principal des modifications est de faire la distinction entre les blocs de la feuille de frais qui tombent sous la base d imposition ou bdi et sur lesquels le client doit payer la TVA et les frais qui tombent sous les débours comme l enregistrement droits de rôle du tribunal inscription ou transcription hypothécaire et radiation Quand vous ouvrez après le patch la fenêtre des modèles de calcul vous voyez tout de suite la distinction entre ces deux types de bloc bdi ou débours menu Feuilles de frais à Modèles de calcul Les blocs avec ligne de subtotal en vert tombent sous la bdi base d imposition Les blocs avec ligne de subtotal en rose tombent sous les débours La distinction est indiquée à l aide d une coche dans la colonne Fact Coché à facturer et donc soumis à la TVA Attention n y changez rien Cela à des conséquences très sérieuses Surtout les frais pour les bureaux des hypothèques posaient problème Le client doit payer de la TVA pour les états et recherches hypothécaires mails il ne paie pas de TVA pour l inscription la transcription ou la radiation Le patch dédouble donc ces blocs HYP où il faut en 2 blocs séparés contenant les lignes correctes Les états et recherches hypothécaire se trouvent sous le bloc soumis à la TVA bdi Les lignes pour les frais d inscription de transcription et de radiation se retrouvent sous un nouveau bloc tombant sous les débours Remarquez que les frais des deux blocs sont réglés via les comptes 458 Seuls les frais sous la base d imposition seront envoyés vers un compte 7 lors de la facturation et simultanément envoyés comme frais vers un compte et tout ceci automatiquement La ligne dans le bloc Credoc services concernant les frais de publication dans le Moniteur Belge est mise sous un bloc séparé Vérifier et adapter les montants forfaitaires Une autre modification les frais considérés comme débours NE PEUVENT

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/ActaLibra_Incl_Btw_FR.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • SDP ActaLibra - incl Btw - CatchUp
    Dans la fenêtre de résultats Pointage chèques non réglés indiquez le chèque double clic ou barre espace Cliquez Terminer pour confirmer Pour la deuxième ligne vous sélectionnez le compte sur lequel vous avez comptabilisé le paiement effectué o Si vous avez utilisé le compte d attente prévu pour ces cas sélectionnez l option 5 Écriture sur compte général et sélectionnez le compte d attente 499000 o Si vous avez comptabilisé le paiement sur le fournisseur sélectionnez l option 4 Pointage de fournisseur ou des honoraires à payer Le montant correct est automatiquement proposé Ajouter un commentaire et cliquez Terminer Cliquez Ventiler pour ventiler cette compensation Traitement de pièces états hypothécaires préalables en tout cas Dans notre rubrique Questions fréquemment posées FAQ de notre site web concernant la TVA nous vous avons conseillé de déjà RECEVOIR les pièces et de noter le montant dans la case pour commentaire juste en dessous bloc notes Si vous avez suivi cette méthode le rattrapage est rapide Sélectionnez le type d expédition à traiter ex Bureaux d hypothèques et encoder dans le champ État de l expédition À traiter financièrement Confirmer votre filtrage avec la flèche verte Utilisez comme d habitude le bouton Frais réels pour comptabiliser la pièce Comme avant vous encodez le montant et vous confirmez en cliquant Terminer REMARQUE J usqu à nouvel ordre nous suivons les règles de tolérance et nous ne comptabilisons PAS de factures d achat pour les frais d hypothèques Cliquez donc comme dans l exemple ci dessus sur Frais réels Tapez le montant et cliquez Suivant Comme avant c est votre méthode de paiement par défaut qui est proposée Puisque vous avez déjà effectué le paiement sélectionnez via chèque Sélectionnez le journal chèque souhaité journal FIN Vous pouvez comptabiliser la pièce à payer comme facture d achat NOUS VOUS ADVISONS POUR LE MOMENT D UTILISER LA TOLÉRANCE et donc DE NE PAS COMPTABILSER DE FACTURES D ACHAT sauf si une TVA déductible a été comptée ce qui n est pas le cas pour les frais d hypothèques Si par contre vous avez attendu pour payer cette pièce et vous utilisez notre module pour listes bancaires vous sélectionnez bien sûr via liste bancaire Cliquez Terminer pour confirmer Si en dépit de la tolérance vous avez quand même comptabilisé une facture d achat le message suivant apparaît après la confirmation du paiement Classez ces pièces dans une farde séparée pour factures d achats Puisque les gestionnaires de dossiers auront besoin de ces pièces pour le traitement de leur dossier nous vous conseillons de prendre une copie ou de scanner chaque pièce Vous devez garder l original dans une nouvelle farde pour factures d achat Le paiement est comptabilisé via cheque Il vous reste à le compenser vis à vis du compte d attente voir ci dessus sous 0 Traitement des provisions payées administrations externes Remarque pour les pièces des bureaux d hypothèques une demande de tolérance pas de comptabilisation de factures d achats a été posée à l administration de la TVA Cette question reste pour l instant sans réponse Vous pouvez pour l instant choisir de ne pas comptabiliser de factures d achat pour ces pièces Traitement des pièces sans passer par le Livre des Expéditions Si vous n utilisez pas le Livre des Expéditions vous pouvez utiliser comme d habitude le bouton Frais réels de la feuille de frais ou bien vous sélectionner le module Paiements aux administrations externe s option 1 Imputation de frais d actes payés La méthode à suivre est la même que celle décrite ci dessus Comptabiliser et facturer les actes passés en 2012 Commencez par facturer par jour les actes notariés en suivant le répertoire A partir du répertoire vous pouvez acte par acte accéder à la feuille de frais de l acte à l aide du bouton FFA Pour la facturation des honoraires à recevoir d autres détenteurs de la minute vous trouvez les instructions plus loin dans ce texte Étape 1 Ouvrez la feuille de frais Étape 2 Si vous avez ajouté vous même une ligne de TVA à la main vous devez la supprimer Étape 3 Fixer les montants de provision Cliquez l icône de l imprimante en haut à droite de sur la FFA Sélectionnez Edition classique de la feuille de frais et cliquez OK Cochez l option Fixer la provision demandée dans la FFA et cliquez Écran Si la coche n est pas disponible les provisions sont déjà fixées Fermez la fenêtre d impression Cette action a pour résultat d afficher les montants provisionnés en bas de la feuille de frais Ces montants ne seront visibles qu après la Réorganisation que nous vous expliquons plus loin Ne faites pas encore de réorganisation à ce stade ci Étape 4 S il s agit d un acte avec transcription au bureau des hypothèques tapez le nombre de pages à transcrire dans la colonne Nmbr Étape 5 Réorganisez la feuille de frais Cliquez ce bouton MAINTENANT Avant 2012 les frais de transcription tombaient sous les frais d acte forfaitaires Cela n est plus le cas maintenant La réorganisation a comme effet de retirer le coût de la transcription du forfait En même temps le logiciel prend soin de ne pas modifier le montant total de la feuille de frais La fonction de réorganisation insère automatiquement dans le bloc de frais d acte une ligne corr Transcription Forfait FMA avec le montant négatif de la transcription Plus loin dans la feuille de frais vous voyez que le bloc Hypothèques a été dédoublé et que le bloc contenant les frais de transcription ne tombe plus sous les frais d acte f La transcription tombe maintenant sous les débours L autre bloc contient les frais d hypothèques soumis à la TVA les états hypothécaires Remarque le fait que vous encodez un montant pour la transcription AVANT de réorganiser le logiciel en réorganisant ajoute automatiquement une ligne de correction au bloc de Frais d acte Cette méthode assure un total correct le montant de la provision réclamée n est pas modifié sauf peut être la Tva sur ce montant Étape 6 Prenez la lettre communiquant la provision au client en main Prenez soin de vérifier que la feuille de frais contient les mêmes totaux aussi bien en bas à droite les totaux calculés qu à gauche la provision réclamée Si les totaux calculés sont incorrects adapter la feuille de frais Si les montants de provision réclamés ne correspondent pas aux montants mentionnés dans la lettre corriger les montants de provision fixés à gauche dans la feuille de frais et sauvegardez avec F9 ou Étape 7 Maintenant vous pouvez facturer Cliquez le bouton Facturation pour ouvrir la fenêtre de facturation M odifiez éventuellement le nom du client à qui la facture est destinée Cliquez Comptabiliser Vous revenez ainsi à la feuille de frais où vous retrouvez les montants comptabilisés et facturés dans les colonnes de droite En bas à gauche de la FFA vous voyez dans le cadre Provision les montants fixés antérieurement À droite vous voyez les totaux actuels de la feuille de frais La différence entre les totaux dans cet exemple 23 522 97 23 555 78 32 81 est le montant de la TVA sur la transcription 156 24 x 21 32 81 qui a été provisionné à tort si vous aviez laissé le coût de la transcription sous le forfait Ce mon tant est à rembourser à votre client Vous pouvez le faire éventuellement plus tard lors du règlement des acomptes S i vous aviez fait un calcul correct de la TVA ces dernières semaines calcul de TVA sur les frais d acte SANS le montant de la transcription le montant facturé est égal au montant que vous avez reçu de votre client pour cet acte Cas problématique Vous n avez pas encodé de montant sur la ligne de la Transcription sur la feuille de frais et vous avez déjà effectué la Réorganisation Solution Faites les modifications suivantes avant de facturer pour la première fois 1 Encodez manuellement un montant sur la ligne pour la transcription sous le BON bloc de bureau des hypothèques Pour encoder le montant encodez le nombre de pages à transcrire dans la colonne Nmbr de la ligne Transcription par page 2 Créez une nouvelle ligne sous le bloc de frais d acte avec F7 of Tapez comme description pour cette ligne Corr transcription du forfait Notez le montant de la ligne de la transcription en négatif dans la colonne Provision et sauvegarder avec F9 ou Le logiciel vous pose la question si ce nouveau type de frais fait partie du forfait Vous devez bien sûr cliquer Non Maintenant vous pouvez facturer pour la première fois 3 Si vous avez déjà facturé vous devez quand même adapter les montants sur la feuille de frais manuellement Comme également décrit ci dessus Veilliez à avoir un montant de provision correct pour la transcription ajoutez manuellement une ligne dans le bloc Frais d acte et encodez le montant de la transcription en négatif Lors de la sauvegarde de cette ligne supplémentaire répondez NON à la question si ce montant fait partie du forfait Maintenant facturez à nouveau Ceci résultera en une note de crédit pour la différence y compris la TVA compté en trop En même temps le frais supplémentaire pour la transcription est comptabilisé sous les débours La facture avec la note de crédit et le montant de débours à régler doivent correspondre au montant total de la feuille de frais Une fois facturé comptabilisé vous trouvez sous le nouvel l onglet décompte onglet en bas de la feuille de frais un aperçu des factures et les factures à imprimer et les éventuels débours à régler courrier à faire et éventuel remboursement d un éventuel solde Plus d infos à ce sujet sera ajouté plus tard La facturation des interventions INTV Parcourez l agenda de l étude pour voir quelles interventions ont eu lieu Les feuilles de frais créées pour ces interventions sont à facturer Suivez la méthode suivante pour ce type de facturation Créez une feuille de frais de type Intervention INTV ou TSK tout comme avant Quand vous encodez la date Passé le le logiciel vous demande Cliquez Oui pour confirmer Vous n avez maintenant plus de note de débit à faire mais une véritable facture de vente Cliquez donc Il est important d établir cette facture de façon correcte Cela veut dire que si le détenteur de la minute fait partie d une association vous êtes légalement obligé de facturer au nom de l association Posez la question au détenteur de la minute s il fait partie d une association à fin d éviter des corrections par après Cliquez Comptabiliser et confirmez avec Oui dans la fenêtre suivante Sur l onglet Décompte vous retrouvez cette facture à imprimer Remarque la facture pour les honoraires à recevoir se trouve dans le journal ERE ONTV comme avant Si vous avez comptabilisé l honoraire à recevoir sur un compte d attente 499000 vous devez faire une compensation Faites la de la façon suivante o Ouvrez le journal de compensation et appuyez Enter pour obtenir la dernière écriture o Appuyez F7 ou pour créer une nouvelle écriture de compensation o Encodez la date de réception comme date d écriture et sauvegardez avec F9 ou o Pour la première ligne vous devez pointer l honoraire comptabilisé ci dessus Appuyez F7 ou et sélectionnez l option 3 Pointer honoraire reçu et cliquez Suivant o Indiquez le nom du clientnotaire association et cliquez Suivant o Dans la fenêtre de résultats Pointage d honoraires reçus sélectionnez l honoraire à pointer avec un double clic ou la barre espace o Cliquez Terminer pour confirmer o Pour la deuxième ligne du compensation vous sélectionnez le compte utilisé pour la comptabilisation du paiement effectué Si vous avez utilisé le compte d attente prévu pour ce genre de situation sélectionnez l option 5 Écriture sur compte général sélectionnez le compte d attente 499000 et cliquez Suivant Le montant correct est proposé automatiquement Inscrivez un commentaire et cliquez Terminer Cliquez Ventiler pour ventiler cette compensation Traitement des provisions payées administrations externes Dans notre rubrique Questions fréquemment posées de notre site web concernant la TVA nous vous avions demandé de comptabiliser les paiements de provision provision pour droits d enregistrement par exemple sur un compte d attente 499000 Maintenant il faut comptabiliser la provision et compenser vis à vis du compte d attente Comptabilisez la provision de la façon suivante Ouvrez le module Paiements aux administrations externes menu Financier et sélectionnez le journal voulu ex Enregistrement Appuyez F7 ou pour ouvrir la fenêtre de sélection classique sélectionnez l option 2 Versements de provisions à l administration externe et cliquez Suivant Saisissez la date de paiement le montant et sélectionnez le Mode de paiement via chèque Ne choisissez pas via liste bancaire puisque vous avez déjà effectué le paiement Sélectionnez le journal chèque voulu journal FIN et cliquez Terminer La provision chèque est maintenant comptabilisée Il vous reste à la compenser vis à vis du compte d attente 499000 Si vous n aviez pas encore comptabilisé le paiement dans ActaLibra vous ne devez bien sûr pas effectuer la compensation décrite ci dessous L écriture de compensation à faire est la suivante Ouvrez le journal de compensation et appuyez Enter pour obtenir la dernière écriture Appuyez F7 ou pour créer une nouvelle écriture de compensation Tapez la date de paiement et sauvegardez avec F9 ou Pour la première ligne vous devez pointer le chèque comptabilisé Cliquez F7 ou et sélectionnez l option 6 Pointer chèque et cliquez Suivant Tapez le montant du chèque et cliquez Suivant Dans la fenêtre de résultats Pointage chèques non réglés vous sélectionnez le chèque en question avec double clic ou barre espace Cliquez Terminer pour confirmer Pour la deuxième ligne vous sélectionnez le compte sur lequel vous avez comptabilisé le paiement Si vous avez utilisé le compte d attente prévu à cet effet sélectionnez l option 5 Comptabiliser sur compte général et sélectionnez le compte d attente 499000 Si vous avez comptabilisé le paiement sur le fournisseur sélectionnez l option 4 Pointer fournisseur ou honoraires à payer Le montant correct est proposé automatiquement Tapez un commentaire et cliquez Terminer Cliquez Ventiler pour ventiler cette compensation Compenser des paiements effectués aux fournisseurs Dans notre rubrique Questions fréquemment posées FAQ de notre site web concernant la TVA nous vous avons conseillé de comptabiliser les paiements en 2012 aux fournisseurs directement sur le fournisseur via le module listes bancaires Après avoir comptabiliser la facture d achat selon la nouvelle méthode vous allez devoir compenser le paiement au fournisseur déjà effectué vis à vis de la facture d achat Si vous n avez pas encore payé la facture vous ne devez bien sûr faire aucune écriture de compensation Si vous avez comptabilisé la facture sur le fournisseur via la liste bancaire et vous avez pointé la liste bancaire dans une pièce bancaire qui a déjà été ventilée vous devez compenser ce paiement et la facture de la façon suivante Ouvrez le journal pour Écritures de compensation et appuyez Enter pour obtenir la dernière écriture Appuyez F7 ou pour faire une nouvelle écriture de compensation Tapez la date de paiement comme date d écriture et sauvegardez avec F9 ou Appuyez F7 ou et sélectionnez maintenant l option 4 Pointer sur fournisseur ou honoraires à payer Indiquez le nom du fournisseur et cliquez Suivant Dans la fenêtre de résultats Pointer fournisseurs ouverts vous sélectionnez la facture et le paiement double clic ou barre espace Cliquez Ventiler pour ventiler cette compensation Astuce Pour éviter un grand nombre d écritures de compensation commencez par comptabiliser toutes vos factures d achat Ensuite vous créez une seule écriture de compensation ex Datée le 31 01 2012 dans laquelle vous pointez tous les factures et le paiement concerné de la façon décrite ci dessus Pour obtenir tous toutes les écritures sur fournisseur à pointer en un seul aperçu ne tapez PAS de nom de fournisseur dans le champ de recherche Comptabiliser et payer les honoraires à payer Vous aurez remarqué que l onglet Intervention de la feuille de frais a été rebaptisé Honoraires à payer Il reste possible de comptabiliser les honoraires via cet onglet Cependant vous ne pouvez plus comptabiliser cette facture d achat au moment de la passation de l acte Si vous comptabiliser une facture d achat vous êtes obligé de disposer d un document justificatif Pour comptabiliser l honoraire à payer vous devez donc attendre d avoir reçu la facture de votre confrère Prenez la facture reçue en main et procédez comme suit Sélectionnez la feuille de frais pour laquelle vous avez un honoraire à payer et cliquez l onglet rebaptisé Honoraires à payer Comparez le montant dans la colonne À payer hors TVA avec le montant hors TVA Base d imposition ou abrégé BDI mentionné sur la facture établie par votre confrère et adaptez le montant si nécessaire Cliquez le bouton Dans Paramètres pour la comptabilisation de l intervention c est comme d habitude l association qui est proposée à fin d établir la fiche fiscale correctement Le curseur se positionne directement dans le champ Date avec la date Compt le remplie voir en haut à droite de la feuille de frais Modifiez la date dans la fenêtre ci dessous vers la date mentionnée sur la facture reçue du confrère Cliquez Achever pour créer la facture d achat dans le journal ERE BET et cliquez Oui dans la fenêtre de confirmation Après avoir comptabilisé la facture d achat vous devez compenser le paiement effectué au fournisseur vis à vis de la facture d achat sauf si vous n avez pas encore payé la facture Voir ci dessus Compenser les paiements effectués aux fournisseurs effectués Comptabiliser une facture du secrétariat social Vu l utilisation d une multitude de comptes la comptabilisation d une facture du secrétariat social n est pas toujours simple Pour assurer une écriture fluide de la facture l installation automatique de

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/ActaLibra_Btw_CatchUp_FR.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra - Jaarlijkse aanpassingen
    met de hand aanpassen Ook later kan dat nog via het menu Extra à Dossiercode wijzigen Zodra het eerste dossier voor 2016 bestaat en een passend nummer heeft gekregen verloopt de nummering verder automatisch Handeling 2 Eerstvolgend archiefnummer Indien u het archiefnummer momenteel niet gebruikt of u gebruikt hiervoor een nummering zonder jaarnummer moet u dit volgnummer niet aanpassen Anders volgt u dezelfde procedure als voor het dossiernummer Handeling 3 Eerstvolgend repertoriumnummer Merk op dat kantoren die het ActaLibra Repertorium gebruiken het repertoriumnummer hier NIET kunnen aanpassen aangezien dit automatisch gebeurt Indien u de repertoriumnummers manueel bijhoudt of doorlopende repertoriumnummers gebruikt zonder jaarprefix moet u dit volgnummer niet aanpassen Anders volgt u dezelfde procedure als voor het dossiernummer ActaLibra Dossierbeheer Tekstblok met jaartalvermelding A JAARTAL Voor een correcte vermelding door de Merge van het jaartal bovenaan de aktes moet u het tekstblok A JAARTAL bij te werken Module Studie à menu Ctrl M à Documentenbeheer à Merge Systeem à Tekstblokken Start de zoeker Ctrl F of en zoek via het veld Tekstblok naam begint met A JAARTAL Indien deze tekstblok bij u niet voorkomt valt er niets aan te passen Handeling 4 Pas in de tekst onder Blokdefinitie het jaartal aan Nederlands en Frans en bewaar met F9 of ü ActaLibra Dossierbeheer Ingeven van verlofdagen De taakplanning in ActaLibra houdt rekening met feest en verlofdagen Zo zal het planningsysteem geen data voorstellen op deze dagen De officiële feestdagen voor 2016 werden al standaard voorzien U dient enkel uw eigen verlofdagen die voor uw kantoor of medewerkers en eventuele CAO verlofdagen in deze lijst toe te voegen Handeling 5 1 Open het venster Feestdagen en verlof menu Basisgegevens Feestdagen en verlof in de module Studie 2 Typ 2016 in plaats van 2015 in het veld Jaar en klik op de groene

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/JaarlijkseAanpassingen_NL.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra - Controle boekhouding
    à zoekers Aktekostenbladen à Abnormaal ROG bedrag Deze zoeker geeft een overzicht van akten waarvoor het recht op geschriften ontbreekt of niet correct is Pas eerst deze aktekostenbladen aan Dubbelklik op de lijn pas het bedrag aan en boek het aktekostenblad Eventuele verschillen corrigeert u best in overleg met SDP Controleer ook de saldi van de rekeningen 4550xx nog te betalen netto lonen 4551xx nog te betalen vergoedingen zaakvoerder s 456xxx provisie te betalen vakantiegeld en 4520xx In gekohierde verschuldigde belastingen Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen Deze rekeningen worden immers mee opgenomen in de huidige kwartaalstaat Controles Boekhouding Controle van de cliënten Overboekingen tussen cliënt en dossier Print de lijst Balansen en resultaat à Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten enkel negatieve en totalen dossiers enkel positieve Print de lijst Balansen en resultaat à Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten enkel positieve en totalen dossiers enkel negatieve Controle cliëntenbalans Balansen en resultaat à Cliëntenbalans met als selectieparameter enkel debiteuren Balansen en resultaat à Cliëntenbalans met als selectieparameter enkel crediteuren U kan steeds een toelichting noteren per saldo Balansen en resultaat à Toelichtingen bij cliëntsaldi Controle aktekostenbalans Print de lijst Balansen en resultaat à Aktekostenbalans af met als selectieparameters Groeperen per repertoriumnummer en enkel debet saldi Print de lijst Balansen en resultaat à Aktekostenbalans af met als selectieparameters Groeperen per repertoriumnummer en enkel credit saldi Ga na of die dossiers nog terecht met een saldo staan Controleer of er geen cliënten overgerubriceerd zijn Print de lijst Balansen en resultaat à Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten enkel positieve en totalen rubriek enkel negatieve Controleer de gerubriceerde cliënten Druk de lijst Cliënten à Overzicht rubrieken per bank vanaf voorgestelde startdatum tem datum einde kwartaal Kijk na of het saldo per cliënt overeenkomt met het laatste uittreksel van de rubriekrekening Controleer ook of er cliënten zijn met een debetsaldo Bedragen te rubriceren Bij de controle per kwartaal kijkt u na of er bepaalde bedragen op cliënten moet gerubriceerd worden Gebruik hiervoor de lijst Cliënten à Te rubriceren bedragen cliënten Controles Boekhouding Niet afgepunte banklijsten Indien u voor meerdere banken banklijsten aanmaakt kunt u via Financieel à Banklijsten zien voor welke dagboeken er nog niet afgepunte banklijsten zijn Gebruik de zoeker op de hoofding van de banklijsten voor elke bank en vraag alle banklijsten met Statuscode Verschillend van V Hiermee krijgt u alle niet afgepunte banklijsten Indien de hierbij gevonden banklijsten niet meer afgepunt moeten worden in een bankuittreksel kunt u ze beter schrappen Controles Boekhouding Ingeboekte en niet betaalde aankoopfacturen Gebruik hiervoor de lijst Leveranciers à Historiek leveranciers en selecteer Met afpuntingsinformatie en Open posten in het selectievak Soort Hiermee krijgt u een overzicht van aankoopboekingen met een nog openstaand bedrag nog niet afgepunt Via de optie met afpuntingsinformatie wordt onder elke afgepunte factuur aangeduid in welk betalingsboekstuk dat gebeurde Zo kunt u eenvoudig zien of een openstaande factuur reeds is opgenomen op een niet verwerkte banklijst of gedeeltelijk betaald werd Indien u de betaling van zo n openstaand bedrag via boekingen kas bank toch al had geboekt middels een rechtstreekse boeking op een rekening dus zonder de overeenstemmende factuur af te punten moet dit best worden rechtgezet Maak hiervoor een compensatieboeking waarin u eerst de factuur of creditnota afpunt en vervolgens het tegengestelde bedrag op de eerder gebruikte algemene rekening boekt Indien een openstaande factuur en een openstaande betaling op de leverancier elkaar opheffen dient u deze beide ook af te punten in een compensatieboekstuk Opmerking Indien u enkel de Open posten vraagt zijn de bedragen die op deze lijst staan vermeld de openstaande bedragen niet de volledige factuurbedragen Controles Boekhouding Controle aangerekende kosten externe adm Nog door te boeken werkelijke kosten Zoekers à zoekers Aktekostenbladen à Nog door te boeken werkelijke kosten Deze zoeker is niet van toepassing voor kantoren die pas vanaf 2012 met ActaLibra boekhouding werken Via deze zoeker vinden we direct alle blokjes overheen alle kostenbladen waarin we de werkelijke kosten vergaten door te boeken M a w er werden wel werkelijke kosten ingeschreven via expeditie of via de boekjes voor betalingen aan externe administraties maar de kosten bleven nog te boeken staan in het kostenblad Die laatste stap moet dus zeker gebeuren om ervoor te zorgen dat de stand van de 458 rekening klopt en opdat de cliënt op correcte wijze wordt aangerekend Bij deze zoeker dient U geen selectieparameters in te geven Klik OK De resultaatlijst moet normaal leeg zijn U mag hier geen enkel aktekostenblad vinden Indien wel dan selecteert U het aktekostenblad en boekt U de gemaakte kosten door op de cliënt Gebruik de knop Volgend gevonden Indien er meerdere aktekostenbladen gevonden werden dan klikt u telkens bovenaan het kostenblad in het veld met de dossiercode Met de knop komt U op het volgende aktekostenblad terecht Ontbrekende werkelijke kosten pré 2012 Zoekers à zoekers Aktekostenbladen à Ontbrekende werkelijke kosten pré 2012 Deze zoeker is niet van toepassing voor kantoren die pas vanaf 2012 met ActaLibra boekhouding werken Het opvolgen van werkelijke kosten houdt in dat voor elke vooraf aangerekende kost lees Er staat een bedrag Provisie moet worden aangegeven hoeveel de werkelijke kost in de kolom Effectief bedraagt Indien de werkelijke kost ontbreekt wordt dit duidelijk in het aktekostenblad aangegeven via een De zoeker Ontbrekende werkelijke kosten geeft u direct alle blokjes waarin de werkelijke kost nog moet worden geboekt Het is uiteraard mogelijk dat de stukken nog niet werden verzonden ontvangen en dat u de werkelijke kost nog niet kent In die gevallen is het correct en dient u niets te corrigeren U kunt hierbij best per boekje tewerk gaan Werk daarom in deze zoeker met een selectie op Boekje In het zoekresultaat worden de bedragen weergegeven zoals we ze ook in de kostenbladen terugvinden De kolom Effectief geeft hier nu ook de ontbrekende bedragen aan m b v een In de kolom Nog door te storten geven we enkel per subtotaal aan welk bedrag provisie reeds werd geboekt op 458 maar waarvoor nog geen werkelijk

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/ControleBoekhouding.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive

  • ActaLibra Boekhouding - Btw-aangifte
    de Btw aangifte definitief willen opmaken voor deze zelfde Btw periode vinden we eerdere aangebrachte manuele correcties ongewijzigd terug Die kunnen we evenwel opnieuw wijzigen of zelfs schrappen zo lang we de aangifte niet definitief hebben vastgelegd Voorbeeld historische Btw aftrek Indien u een bedrag wilt inbrengen voor de aftrek van historische Btw gaat u als volgt tewerk 1 U doet een manuele correctie van 10 000 00 op vak 62 voor de historische Btw aftrek pré 2012 op voorwaarde dat u meer dan 10 000 00 Btw moet betalen Dit zorgt voor een ander gecorrigeerd bedrag in vak 62 en voor een ander bedrag te betalen Btw vak 71 op de Btw aangifte maar heeft geen effect op de boekhouding 2 Na het vastleggen van de Btw aangifte zal u deze 10 000 00 nog met de hand in opbrengst boeken best via een DIVERSEN boekstuk te boeken in het dagboek DIVBTW of DIVTVA In deze boeking worden twee operaties samen geboekt a De 10 000 00 wordt van 498400 rekening Herziening Btw naar opbrengst geboekt blauw kader b En het te regulariseren bedrag wordt ineens al van de rekening 498400 afgeboekt naar de rekening 451000 Te betalen Btw Hierdoor wordt het saldo te betalen gelijk aan het werkelijke bedrag dat moet worden betaald aan Btw rood kader 3 De betaling van de Btw wordt voor het bedrag aangegeven in vak 71 geboekt op rekening 451000 Logische en rekenkundige controles Onderaan het venster met de berekende Btw aangifte wordt een overzicht getoond van fouten en of waarschuwingen m b t de rekenkundige en logische controles die ActaLibra uitvoert in overeenstemming met de controles die ook door de Btw administratie worden gehanteerd Via de knop Help rechts in de blauwe balk wordt een webpagina geopend waar we een volledig overzicht en toelichting geven van de controles en hun betekenis Consulteer zo nodig uw accountant Fouten verhinderen dat u de aangifte kan vastleggen De oorzaak van die fouten moet door uw accountant worden onderzocht en worden gecorrigeerd Meer info hierover vindt u op deze webpagina Werden er geen fouten gevonden dan kunt u verder door eerst het vinkje ik verklaar dat deze aangifte oprecht en volledig is AAN te vinken Nu wordt de knop Vastleggen actief Klik hierop om naar de laatste stap te gaan in het opmaken van de van de Btw aangifte Btw aangifte afdrukken Via de Print knop onderaan kunnen we de hier voorgestelde aangifte afdrukken vanaf versie 5 50 16 Ook bij het opmaken van een nieuwe Btw aangifte kunnen we de voorgerekende aangifte al afdrukken alvorens ze definitief vast te leggen Zo kunnen we de door ActaLibra berekende bedragen aan de externe accountant voorleggen alvorens de cijfers definitief vast te leggen Wanneer we een eerder vastgelegde Btw aangifte afdrukken zie verder worden ook alle manuele correcties op de vak bedragen alsook de Btw centralisatie boeking mee afgedrukt op blz 3 Zo u beschikt over de ActaLibra PDF Writer kan u deze afdruk ook in een PDF bestand opslaan en zo direct naar uw accountant e mailen voor nazicht Klik hier voor meer info over de ActaLibra PDF Writer Merk op dat de bedragen in vakken waarop manuele correcties werden aangebracht in een andere kleur worden afgedrukt Btw aangifte definitief vastleggen Nu komen we op het onderstaande venster terecht Hierop kunnen we de algemene inlichtingen nodig voor de identificatie van de Btw plichtige zo nodig aanpassen wijzigingen worden automatisch bewaard voor een volgende aangifte Zorg zeker voor een correcte naam e mailadres en Btw nummer Onder de blauwe balk Eindverwerking kunnen we aangeven of de Btw centralisatieboeking automatisch mag worden opgemaakt Standaard wordt die boeking gemaakt We voorzien hiervoor automatisch een nieuw diversenjournaal DIVBTW of DIVTVA om deze boekingen geïsoleerd te houden van de rest Gelieve dit speciaal journaal te gebruiken en niet een ander diversenjournaal Toekomstige controles zullen Btw boekingen in dit journaal als normaal beschouwen waardoor die niet in de controles zullen opduiken Merk op dat wanneer u of uw accountant al eerder de Btw centralisatieboeking met hand had gemaakt u deze optie dient UIT te zetten IN het vak XML export in worden de bestanden aangegeven die zullen worden opgemaakt en die u kan gebruiken om uw Btw aangifte elektronisch door te sturen naar de Btw administratie via de Intravat website Deze bestanden zijn BTW xml à bevat de Btw aangifte IntraBTW xml à bevat de listing van intracommunautaire verkopen Hierin wordt telkens vervangen door een aanduiding voor btw periode M voor maand of Q voor kwartaal gevolgd door het jaartal en de periode 1 tot 12 voor maandaangevers of 1 tot 4 voor kwartaalaangevers en aangevuld met de code van de boekhouding nuttig voor kantoren met meerdere boekhouddossiers Standaard worden die bestanden in de map T BtwTva geplaatst Maar via de knop Map kiezen kan u daarvoor een andere map instellen Klik op de knop Voltooi om alles definitief vast te leggen Let op deze handeling is onomkeerbaar Nu worden alle nodige handelingen automatisch uitgevoerd Dit neemt slechts enkele seconden in beslag Stap 1 Eerst wordt optioneel automatisch de Btw centralisatie geboekt Die ziet er bv als volgt uit In deze boeking worden alle Btw rekeningen gesaldeerd tegenover de rekening 451000 i g v te betalen Btw of tegenover de rekening 411000 i g v terug te krijgen Btw beide rekeningen zijn instelbaar via de ActaLibra softwareparameters Wanneer u aansluitend de betaling van de verschuldigde Btw boekt via banklijst of bankuittreksel gebruikt u dan ook die rekening 451000 OPGELET Vanaf 1 jan 2013 kan de Btw datum verschillen van de factuurdatum Daardoor kan er op het einde van de aangifte maand een verschil zijn tussen het saldo van de betrokken Btw rekening bv 451000 Te betalen Btw en hetgeen het Btw vak op de aangifte aangeeft bv vak 71 Dit is dus NIET FOUT Voor meer info zie verder Stap 2 Bij het voltooien wordt de gebruikersnaam en het tijdstip bij de btw aangifte genoteerd in de databank en wordt de aangifte als

    Original URL path: http://actalibra.g-net.be/download/BtwAangifte.htm (2016-04-29)
    Open archived version from archive



  •